2020年，国家档案局颁布《重大活动和突发事件档案管理办法》（以下简称《办法》）。《办法》以新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称“新修订的档案法”）和《中华人民共和国突发事件应对法》等相关法律法规为依据，共5章30条，自2021年6月1日起施行。《办法》确定了“统一领导、分级管理、分类实施、统筹协作”的工作原则，明确了相关部门的工作职责和工作机制，规定了重大活动和突发事件的档案整理方法，确定了重大活动和突发事件档案的收集范围，并对重大活动和突发事件档案的利用与开发提出了相关要求，为重大活动和突发事件档案管理提供了根本遵循。现结合北京市朝阳区重大活动和突发事件档案工作实际，浅谈《办法》出台的现实意义。
一是填补了重大活动和突发事件档案管理办法的长期空白，从国家层面上形成了统一规范。自2005年浙江省出台全国第一个重大活动档案管理办法《浙江省重大活动档案管理办法》后，云南、湖北、四川、山西、福建、新疆、宁夏、山东等地相继出台省级重大活动档案管理办法，但在具体实践中，一旦涉及多个省市、单位合作承办的重大活动档案收集工作时，这种各自为政、管理办法不统一的情况很容易造成档案收集办法、档案管理方式上的冲突。《办法》的出台，为各地有关部门提供了可统一参照的国家办法，有利于重大活动档案的完整收集、管理和利用。
二是确定了重大活动和突发事件档案的收集范围，明确了管理要求，为推动档案资源体系建设提供了制度支撑。上文提到的各地出台的重大活动档案管理办法普遍存在过于宏观、不够细化的特点，有关全宗设立、收集范围等前端问题都较为粗略，导致重大活动档案与机关档案资源管理不能有效衔接，不利于日后的档案管理、开发、利用等。《办法》中定义了重大活动以及重大活动和突发事件档案的属性，确定了收集范围，提出了清单管理制度、全宗设置要求。通过建立健全工作制度，对档案收集、整理、保管、鉴定、利用、开发6个方面都提出了相应标准和要求，理顺了重大活动和突发事件档案管理的工作机制。
三是明确了重大活动和突发事件档案工作职责，有利于从源头加强重大活动和突发事件档案资源体系和安全体系建设。《办法》明确，重大活动和突发事件档案工作应当遵循统一领导、分级管理、分类实施、统筹协作的工作原则。“统一领导、分级管理”是新修订的档案法确定的档案工作原则，在《办法》中再次强调具有特殊意义。“统一领导”就是明确国家档案主管部门在重大活动和突发事件档案工作中的牵头主导地位，有助于保证档案主管部门履行统筹规划、组织协调职责；“分级管理”有助于明确管理责任、确定档案归属流向，避免各行其是。
四是对重大活动和突发事件档案的利用与开发提出要求，有利于档案资源的深度开发，充分发挥档案资源的价值，并为重大活动和突发事件应对提供决策参考。《办法》第十八至二十条明确了全宗设置的原则、专题目录的建立，第二十一、二十二条明确了移交时间，为及时系统挖掘档案提供了必要前提。档案的利用和开发是档案工作收、管、用的最终环节，是档案工作的根本目的和中心任务。《办法》第二十五条至第二十八条对档案利用与开发作出明确规定，档案馆和责任部门应当通过编制检索工具、建立检索系统、建设信息共享平台等方式，为重大活动和突发事件档案利用创造条件。
近年来，朝阳区档案部门高度重视重大活动和突发事件档案工作，不断加强对重大活动和突发事件档案工作的组织领导，建立健全工作制度，进一步加大对重大活动和突发事件档案资源的开发力度。为收集好、管理好、保存好、利用好辖区内重大活动和突发事件档案，在《办法》出台前，区档案馆主动作为，积极对接重大活动和突发事件责任部门，细化工作方案，建立档案业务指导台账，一对一反复对接，确保进馆档案质量，先后接收“一带一路”国际合作高峰论坛服务保障工作档案、党的十九大服务保障工作档案、国庆70周年服务保障工作档案、朝阳区第三次全国农业普查档案、朝阳区创建国家卫生区档案、“不忘初心、牢记使命”主题教育档案以及新冠肺炎疫情防控档案进馆。在《办法》颁布后，区档案馆结合实际，编制了《档案移交进馆工作实用手册》，与区档案局联合建立年度重大活动和突发事件档案进馆清单，把工作向源头延伸，保证重大活动和突发事件档案全面、完整收集。此外，依托馆藏重大活动档案资源，区档案馆编印了《朝阳服务保障2008奥运工作回顾》，启动编纂《北京市朝阳区抗疫志》，为今后重大活动和突发事件应对提供决策参考。
接下来，区档案馆将继续深入贯彻《办法》，积极作为、开拓进取，做好中国共产党成立100周年庆祝活动服务保障工作、党史学习教育、冬奥会以及冬残奥会、新冠肺炎疫情防控等重大活动和突发事件档案进馆工作，确保档案完整、安全与有效利用，更好地服务和推进国家治理体系和治理能力现代化。
原载于《中国档案报》2021年11月22日 总第3758期 第三版 | 