新修订的档案法增设“档案信息化建设”专章，明确了电子档案的法律地位和凭证作用。在国家档案局向各地征求意见的全国档案事业发展“十四五”规划稿中，有一半以上的工作任务涉及档案数字化转型。在今年的上海市档案工作会议上，市委常委、秘书长诸葛宇杰强调了档案工作数字化的重要性和紧迫性。可见，档案工作数字化转型已经成为档案事业发展的重要方向、重点领域和重大议题。
为深入贯彻习近平总书记关于网络强国、数字中国、智慧社会战略部署，践行“人民城市人民建、人民城市为人民”的重要理念，构筑上海未来新的战略优势，去年年底，市委、市政府联合印发了《关于全面推进上海城市数字化转型的意见》，明确要深刻认识上海进入新发展阶段全面推进城市数字化转型的重大意义，明确城市数字化转型的总体要求。中共中央政治局委员、上海市委书记李强在讲话中指出，城市数字化转型是事关全局、事关长远的重大战略，要深入学习贯彻党的十九届五中全会精神，深入贯彻落实习近平总书记考察上海和在浦东开发开放30周年庆祝大会上重要讲话精神，进一步增强全面推进城市数字化转型的坚定性和紧迫性，牢牢把握超大城市规律，坚持系统性谋划、革命性再造、持久性攻坚，加强顶层设计、聚焦重点难点、创新推进机制，加快打造具有世界影响力的国际数字之都。
档案资源是一种基础性、战略性资源，档案工作是基础性、支撑性工作。习近平总书记强调：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”在城市数字化转型的大背景下，要实现经济数字化形成新供给、生活数字化满足新需求、治理数字化优化新环境，都离不开档案工作。市档案部门坚持将档案事业数字化转型思维与践行“人民城市人民建、人民城市为人民”的重要理念相结合，在庆祝建党100周年各项活动和党史学习教育过程中，积极为全市各部门提供力所能及的档案服务，在全社会共建、共享、共治数字城市的生动实践中增添档案“亮色”。
为顺应新时代发展需要，全面提速增效，市档案局专门制定了《上海市档案事业数字化转型工作方案》（以下简称《方案》），明确了推进全市档案事业数字化转型工作的重要意义、指导思想和原则性要求，提出了在档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设上推动实现全方位数字赋能的工作任务，明确了在组织领导、工作机制、干部队伍建设等方面的保障措施。
全方位数字赋能，就是不管在哪个领域，都要与新的技术能力和技术理念相匹配，在每个环节上都树立起数字化观念和数字化思维。如在档案利用方面，要在依靠电子签章、数字签名、数字水印等技术手段确保档案安全的前提下，向公众提供更多的开放数据全文，让查档利用者在数字化环境里享受现代化信息服务；在档案保管保护方面，要积极推广使用电子巡更系统、智能机器人等；在整理鉴定环节，利用大数据、人工智能等技术探索和开展格式化档案智能著录、特定敏感信息智能划控工作，努力提高上海档案事业的自动化、智慧化水平。
《方案》是对全市档案事业数字化转型的顶层设计和谋划，条文内容虽然不长，但涉及方方面面。下一步，市档案部门将推动实施传统载体档案和数字化副本同步移交策略，要求各市级进馆单位加大投入，加快存量档案数字化进程，以适应全市数字化转型要求。针对目前不少单位没有归档系统这一问题，市档案部门将推动建设统一的电子公文归档系统和电子档案管理平台，推进电子档案“单套制”管理工作，解决相关立档单位的燃眉之急。依托市政务内网，市档案部门打造了上海档案目录信息共享平台，在此基础上，市档案部门将建立汇集全市档案资源目录信息的超大数据库，为推动实现全市档案信息大共建、大共享奠定坚实基础。
在“一网通办”“一网统管”环境下，市档案部门将在“十三五”探索基础上，加大电子档案“单套制”管理的试点力度。目前，上海市的大数据中心和高院系统已经成为国家试点单位，市档案部门将积极学习、复制、推广好相关经验，总结出一套科学管用的成熟经验和模式。
在今年的上海市档案工作会议上，市委常委、秘书长诸葛宇杰提出，在“十四五”期间，全市剩下的4个区档案馆要全部建成数字档案馆，各区档案馆的数字化转型必须与本区的整体数字化转型相适应、相匹配。市档案部门将更广泛地深入全市机关、团体、企事业单位中，努力推动建设一批高水平、适应数字化转型发展的数字档案室，推动实现档案馆（室）之间的数字化衔接，确保数字档案安全万无一失。
《方案》还对全市档案事业数字化转型的政策引导、监管指导、业务评价、试点推广、人才培养等提出了要求。接下来，市档案局将结合实际工作推进情况开展阶段性督查，并在具体实践过程中加强基层调研，多方面听取意见。
面对新机遇、新挑战，上海市档案部门将推动全面对接落实好全市数字化转型的战略规划，进一步增强坚定性和紧迫感，全力做好档案事业数字化转型这篇大文章，奋力书写新时代上海档案事业发展新篇章。
原载于《中国档案报》2021年5月3日 总第3673期 第三版 | 