党的十九届四中全会作出坚持和完善中国特色社会主义制度、推进国家治理体系和治理能力现代化的重大决定。“在线政务服务是提升国家治理体系和治理能力现代化水平的重要手段，对于提升政务服务水平具有重要作用。”全国政协委员、十三届全国政协文化文史和学习委员会委员，国家档案局原局长、中央档案馆原馆长李明华在今年全国两会期间提交了一件关于规范在线政务服务中档案形成的提案。
谈到这件提案的初衷，李明华介绍说，近年来，我国在线政务服务发展十分广泛、迅速。据有关部门统计，2020年6月，我国在线政务服务用户数达7.73亿，较2020年3月增加了7889万，占网民整体数量的82.2%。在线政务服务发展越广泛越迅速，就越需要留下齐全完整、安全有效的档案材料，以便为总结经验、推动工作、维护权益留下可靠证据。
2019年4月，《国务院关于在线政务服务的若干规定》颁布施行。其中明确指出，政务服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移交。
随着新一代信息技术的广泛应用，在线政务服务等发展迅速，使档案工作环境、对象、内容发生了巨大变化，在为档案事业创新发展带来机遇的同时，也使档案工作面临着诸多挑战和问题。李明华说，在线政务服务档案建设目前存在着一些不容忽视的问题。
一是政务服务系统电子文件归档功能不完备。目前，全国省级党政机关大多建立了不同形式的政务服务系统，但只有不到三分之一的系统具有完备的电子文件归档功能，其他系统不是没有归档功能就是归档功能不完善。具有公共服务职能的企业事业单位的情况略好一些，但也不乐观。这种情况直接导致在线政务服务系统产生并留存下来的数据要素不全、来源不清，无法成为合格的电子档案。
二是大数据部门没有按照档案管理规则管理证据。近年来，全国许多地方都建立了大数据管理机构。据了解，全国31个省级行政区中有21个设立了大数据管理机构，全国333个地级行政区中有208个设立了大数据管理机构。这些大数据管理机构整合了各个政务服务部门的数据，但多数地方的政务服务部门、大数据管理部门与档案管理部门之间缺乏有效的沟通协调，没有采取相应的技术和管理措施以确保政务服务活动数据的长久真实性，难以成为有效证据。
上述问题的直接后果，是在线政务服务中形成的数据不符合档案法规定的“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”的要求，直接影响到今后的数据使用。
李明华指出，产生上述问题的主要原因有两个。
一是相关政策文件贯彻执行问题。2019年发布的《党政机关电子公文处理工作办法》，要求党政机关办公系统要具备文件归档功能，许多单位的办公系统建设于该文件发布之前，电子文件归档功能不够完善。还有许多单位不了解文件规定，开发的办公系统也没有相应的功能。
二是档案部门于在线政务服务工作重大决策机制中缺位。2016年建立的促进大数据发展部际联席会议，没有把档案部门作为成员，相关部门不清楚证据保存要求，形成的在线政务服务记录没有按规范的电子档案建设要求建立和管理。
对此，李明华认为，为给在线政务服务工作留存齐全完整、安全有效的档案材料，维护政务服务相关方的利益，推动在线政务服务工作的正常开展，应从源头抓好在线政务服务过程中的档案形成工作。
一是确保在线政务服务系统能够留存科学有效的记录。加强国家有关文件的宣传及其贯彻落实情况的检查，督促政务服务部门对其政务服务系统进行更新改造，新建的政务服务系统具备完备的归档功能，为形成科学有效的档案奠定基础。
二是吸纳档案部门参加大数据管理决策机制。档案工作的原则方法，对于政务数据的科学管理至关重要。建议将档案部门纳入促进大数据发展部际联席会议成员单位，发挥档案部门的专业作用，强化档案部门与在线政务服务部门的统筹协调和协作配合，以促进大数据管理部门留存的数据能够成为有效的证据。
原载于《中国档案报》2021年3月8日 总第3649期 第一版 | 