自2006年浙江省宁波市鄞州区数字档案馆建设启动的10多年来，在区委、区政府的支持下，区数字档案馆朝着“档案数字化、技术标准化、管理规范化、业务网络化、利用便捷化”的目标稳步迈进。2014年，国家档案局出台《数字档案馆系统测试办法》后，全区严格对照标准，科学规划、积极推进数字档案馆建设，于2015年通过国家级数字档案馆测试。2019年7月，区档案馆被省档案局列入创建全国示范数字档案馆名单，全区以此为目标，将数字档案馆纳入“最多跑一次”改革和政府数字化转型大格局中统筹建设，取得了实实在在的成效。
融合发展、项目带动，打造平台“硬实力”
习近平总书记在省档案馆调研时曾提出“三个走向”的重要要求，“走向现代化”正是其中之一。2011年，鄞州区启动智慧城市建设，基于全区良好的档案信息化基础条件，区档案局馆审时度势，提出智慧档案建设思路，被区委、区政府纳入区政府智慧城市建设的总体规划中，获批建设经费180万元。历经两年时间，建成了档案实体智慧管理系统、智慧档案服务平台、服务器虚拟化支撑平台，建立起一系列信息化管理体制、规章制度、技术标准与规范，实现了区档案馆和各机关单位、镇（乡）街道档案室信息资源的共享。
2017年，为贯彻落实“最多跑一次”改革目标，深化“互联网+政务服务”建设要求，区档案局馆向区委、区政府提出区电子文件统一归档管理平台及数字档案馆升级改造项目建设要求，争取到项目资金570万元。经过一年半时间的建设，电子文件统一归档管理、电子档案长久保存、档案信息综合管理及服务3大平台投入使用，基础设施完备、系统建设规范、整体水平先进的数字档案馆2.0版应运而生。
存增并抓、提质升量，升级档案“数据库”
数字档案资源建设是数字档案馆建设的核心，全区在建设数字档案馆的过程中，始终把数字档案资源建设作为重中之重，在优存量、促增量、提质量、升数量方面下功夫，努力建设资源丰富、数据优质的数字档案馆。
按照《档案法》和国家档案局要求，区档案馆高度重视档案接收进馆工作。在此基础上，重点推进“最多跑一次”事项电子化归档，接收区综合执法局、教育局等23家单位的电子化归档件共6.7万余件；打造“千村档案”数据库，接收进馆数据总量达19.6G；落实农村文化礼堂建设成果建档工作，为149个文化礼堂建立数据库，留存档案数据约83.49G。截至2019年底，区档案馆共有馆藏档案355个全宗，合计约26万卷56.8万件，数字化率达到91%。
早在2006年，区档案馆就对馆藏档案开展数字化扫描。2016年，宁波市行政区划调整，原鄞州、江东两个区的档案馆合并，同时面临着因数字化标准不统一导致馆藏数据难以融合的难题。为突破这一困境，区档案馆首先统一了档案电子目录数据交换格式、数字化加工标准与数据存储格式。随后，启动馆藏存量数据“二轮质检”，全馆档案干部利用休息时间加班加点，完成了120万件档案的逐条逐页细检，极大提高了馆藏档案电子数据质量。针对增量档案，全区把检验关口前移，在数字档案进馆前就严格把好质量关，明确要求通过100%自检、30%抽检流程后，才能与实体档案一起进馆，保证了增量电子数据的规范性。
科技引领、制度护航，稳守安全“生命线”
安全是数字档案馆建设的基石和底线，区档案馆以长久保存、长期可用为目标，抓住科技、制度两个关键点，积极落实网络、系统、数据安全管理。为使业务系统不受制于硬件，保障业务发展的连续性，区数字档案馆积极引入虚拟化技术，建立起电子档案长久保存系统，对每份数据进行实时监测，针对发现的问题实时预警、保全、恢复，确保备份数据的原始性、有效性。
对照全国示范数字档案馆创建标准，2019年，区档案馆争取到项目资金93.5万元，扩建了档案信息机房，配置了冷池机柜、精密空调、消防设备等。同时，率先将“火患灾情”控制系统应用到机房安全防范系统中，实现高新技术防火功能，进一步确保信息机房安全。
在开展信息系统安全等级保护工作过程中，区档案馆还按照二级保护要求对信息安全进行梳理和整改，建立了涵盖机房、设备、人员、数字资源等方面的25项信息化管理制度，坚持每年开展信息安全应急演练与风险评估。注重数字化场地安全，明确工作电脑均要封闭非必要信息出口，安装防盗窗以及监控设备，要求现场监控视频资料有必要可保留6个月以上，确保数字化加工过程可追溯。
共享资源、优化服务，探索查档“少跑腿”
如何实现馆藏海量数字资源的全社会共享、让档案查阅更加快捷便民，区档案馆推出了民生档案查阅“地图”、数据资源深加工等一系列“鄞州解法”，用群众的满意度检验数字档案馆的“含金量”。
为了避免群众查档“跑错路”，区档案馆主动作为，将归属于人社局的人事档案、教育局的学籍档案、住建局的城建档案等18类档案进行整理汇总，制作了鄞州区民生档案查阅“地图”，并标明每类档案的保管单位、查阅地点和咨询电话，在全区范围内定点投放“地图”一万余份，查档群众只需按图索骥，就能迅速锁定档案查阅地点。
在区档案查阅服务大厅，民生档案查阅量占总查阅量的70%以上，为了满足查档群众需求，多年来，区档案馆坚持民生档案数据资源深加工，在馆藏档案目录数据和全文数据信息化管理的基础上，对历年的馆藏档案信息资源进行二次整理，已建立起婚姻、农业税、知青、住房档案等8个民生领域的档案专题数据库，形成电子目录21万余条，同时优先保障民生档案数字化，确保能从百万级数据中快速、准确搜索到所需信息，查阅利用效率得到极大提高。
2014年，区档案馆实施“馆室联动、远程查档”服务战略，实现全区婚姻档案远程查阅常态化，使乡（镇）群众足不出乡（镇）就能查阅利用馆藏婚姻档案。同时，区档案馆不断延伸档案查阅触角，逐步推出全市“异地查档、跨馆服务”、全省“一网查档、百馆联动”、“长三角”民生档案异地查询等多项服务举措，累计完成远程查阅1200余例。2019年底，区档案馆全面启用“可信认证+人脸识别”系统，在全省率先实现“刷脸”查档。今年新冠肺炎疫情期间，区档案馆还推出网上办、掌上办、预约办等方式，为群众提供档案服务，受到了查档群众的欢迎和肯定。
原载于《中国档案报》2020年5月25日 总第3529期 第三版 | 