新冠肺炎疫情的暴发引发了社会各界对重大突发公共卫生事件应急处置办法的思考。作为档案工作者，笔者建议建立长效管理机制、联合协调机制和服务利用机制，形成科学完备的重大突发公共卫生事件档案管理体系，从而提升重大突发公共卫生事件应急处置能力。
建立重大突发公共卫生事件档案的长效管理机制
要建立健全重大突发公共卫生事件档案管理组织机构，充分发挥专职档案员及各部门兼职档案员的作用。尤其是兼职档案员，他们分布在各个部门，熟悉重大突发公共卫生事件的发生、进展等情况，应当充分发挥工作优势，积极开展相关资料的收集整理工作。同时，各单位要将档案工作者及其分管领导纳入应急组织，不仅要做好信息资料的分析汇总、上传下达和对外宣传工作，还要加强资料收集和整理归档工作。专职档案员也要和应急组织保持经常性联系，增强敏感性，提高主动性。
要积极探索重大突发公共卫生事件档案的形成和整理规律。重大突发公共卫生事件具备突发性、处置时间的紧迫性、指挥决策的科学性、人员技术的综合性等特点。因此，档案收集整理工作不能循规蹈矩。在收集方法上，档案部门要以事件发展各阶段的应急组织为主体开展收集工作；在整理方法上，应打破部门、门类的束缚，按照重大突发公共卫生事件发展规律，充分反映其客观真实的全过程；在收集范围上，要进行全面收集，根据工作实际采取纸质、电子文档、声像、实物并重的方式，将网络报告资料、电子邮件等纳入收集范围，保存完整记录。此外，还应重点指导督促重大突发公共卫生事件应急处置相关部门、机构依法依规做好文件材料的收集、整理、归档工作，面向社会广泛征集对国家和社会有保存价值的资料，尤其要关注非官方机构及家庭、个人保存的珍贵资料。
要逐步建立重大突发公共卫生事件档案专题数据库。汇集全国各地各部门在重大突发公共卫生事件应对中形成的资料，逐步建成档案专题数据库。这需要对各个时期形成的并保存在全国各级综合档案馆、各级机关档案部门、各企业档案室的重大突发公共卫生事件档案进行数字化，将档案目录数据和全文数据集中起来，形成重大突发公共卫生事件档案专题数据库，按权限供各地相关单位检索利用，不断实现重大突发公共卫生事件档案的集中管理、全国共享。
建立重大突发公共卫生事件档案的联合协调机制
重大突发公共卫生事件发生后，应急组织要及时将档案部门纳入重大突发公共卫生事件处置工作成员单位中，充分发挥档案工作优势，确保第一时间开展资料收集和档案整理、保管工作。其间，档案部门要及时联合重大突发公共卫生事件应急处置机构，出台加强文件材料收集整理归档的指导意见，明确文件材料归档范围和保管期限以及档案移交的业务规范和质量标准。例如，2003年黑龙江省齐齐哈尔市特大日本遗弃化学武器中毒事件（以下简称“‘8·4’中毒事件”）发生后，齐齐哈尔市政府迅速成立了“8·4”中毒事件领导小组并将齐齐哈尔市档案局列为小组成员之一。齐齐哈尔市档案局及时下发了《关于认真做好在处理侵华日军遗留化学毒剂泄漏伤人事件中所形成文件材料归档工作的通知》，明确了“8·4”中毒事件的档案整理和归档单位、收集范围、业务标准、完成时限、移交步骤等，并抽调业务骨干深入“8·4”防治指挥部及重点部门，以加强对“8·4”中毒事件档案工作的监督、检查和指导，确保了“8·4”中毒事件档案的齐全完整。鉴于此，档案部门要以此次新冠肺炎疫情为主题，联合应急管理部门出台文件，明确重大突发公共卫生事件中档案工作的组织、内容、保障等要求，促进各行业尤其是涉及国计民生的机构、企业积极将档案工作纳入重大突发公共卫生事件处置机制，充分发挥档案的基础性、支撑性作用。
建立重大突发公共卫生事件档案的服务利用机制
要深入挖掘重大突发公共卫生事件档案，提高社会治理能力。在专题数据库的基础上，档案部门要深入开展专题编研，细分重大突发公共卫生事件门类，借助档案利用成果和高质量编研成果，联合相关部门进行档案前置利用和研究，提高重大突发公共卫生事件应急处置的效率和效果；对重大突发公共卫生事件档案进行系统整理，以满足社会管理者对重大突发公共卫生事件的监测、应急准备、应急救援、灾后重建等过程中档案信息全过程、全方位的利用需求。与相关行业主管部门举办专题展览，对档案工作在重大突发公共卫生事件应急处置中的典型经验和重大作用进行宣传报道，充分发挥重大突发公共卫生事件应急处置工作中档案的重要作用。同时，要针对重大突发公共卫生事件发生后大量虚假信息混淆视听、误导大众的现象，及时发布档案信息，还原真相、回应质疑、抵制谣言、凝聚共识。
要精准梳理重大突发公共卫生事件档案，及时为各级政府提供资政参考。面对重大突发公共卫生事件，档案部门要第一时间组织专门力量精准筛选、分析研究，采取原件复制、内容摘要、专题专项、编辑研究等报送方式，为有关部门提供资政参考。密切跟踪重大突发公共卫生事件处置进展，分期报送重大突发公共卫生事件处置中阶段性、专题性档案记录，有针对性地报送重大突发公共卫生事件的特点规律、社会影响、应对方法、问题不足、经验启示等。档案部门要及时选取与重大突发公共卫生事件应急处置有关的档案文献，编制专题档案文件汇编，快速提供给应急处置部门，以便随时查阅利用。建立重大突发公共卫生事件档案专题数据库，通过政务服务云平台、按权限向全国县级以上党政机关开放专题数据库，或由所在地档案行政管理部门向相关机构开展查询利用服务，协助有关部门快速精确地检索到所需档案，为重大突发公共卫生事件的应急处置工作提供有力支撑。
要综合利用重大突发公共卫生事件档案，为科学研究重大突发公共卫生事件应急处置工作提供专业档案服务。档案部门要编写与重大突发公共卫生事件有关的史实读本、手册、图册等，及时公布有关档案，普及防护知识。同时，要转变服务方式，与高校、科研院所、应急处置部门加强联系，共同开发利用重大突发公共卫生事件档案，为开展重大突发公共卫生事件预防、处置、救援工作探索可行之道，使档案发挥更大作用。
原载于《中国档案报》2020年4月27日 总第3517期 第三版 | 