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日本行政机关使用的电子文件管理系统简介

—— 一元文书管理系统的产生背景及特征

作者:李华莹

来源:中国档案报

2020-03-27 星期五

    由于专业用语及概念的不同,日本与我国在档案管理对象和范围上存在许多不同之处。日本在实务工作中普遍使用“文书”“公文书”“特定历史公文书”等术语,还包括本文介绍的一元文书管理系统。

    通俗地讲,日本的一元文书管理系统就是我们通常所理解的电子文件管理系统。由于中日两国的政治体制不同,日本的一元文书管理系统只适用于行政文书管理,而不适用于立法文书、司法文书及法人文书的管理,所以一元文书管理系统又称为行政文书一元文书管理系统。

    根据日本《公文书管理法》的规定,行政文书是指行政机关的工作人员在工作中所生成或取得的文书[包括图片及电磁性记录(以电子方式、磁性方式以及单凭人的直觉无法直观加以认识的方式而做成的记录)],是由行政机关工作人员有组织地加以利用、并由该机关所保有的文书。需要注意的是,根据文件生命周期理论,这里的行政文书指的是处于现行阶段的行政文书。目前,日本档案学界对文件生命周期划分为现用阶段和非现用阶段。在进入非现用阶段之前,日本的行政文书管理基本都被纳入到了一元文书管理系统。

    概括来讲,一元文书管理系统是指,为了对《公文书管理法》所要求的复杂且大量的文书业务进行严格、有效的管理,使各府省能够对处于“从起草、录入到废弃、移管”这段文件生命周期的行政文书行使管理职能的电子文件管理系统。一元文书管理系统的产生和发展并不是一蹴而就的,而是经历了一个比较曲折的过程。

    伴随着1999年5月14日日本《行政机关信息公开法》的正式实施,2000年3月29日,行政信息系统各省厅联络会议与各省厅事务联络会议联名发出了《关于综合文书管理系统的整备》文件(2007年被废除)。根据该文件,日本各省府结合各自的实际情况开始建立自己的文书管理系统。根据日本《公文书管理法》第五条规定,各行政机关负责人要实时对相互之间有密切关联的行政文书进行归纳,形成行政文书文件夹,并且对行政文书文件夹进行分类、注名等。

    这些独立存在的文书管理系统虽然可以实现电子文书的取得、生成和行政文书文件夹的关联管理,但由于系统注册烦琐等原因,许多电子行政文书无法与行政文书管理簿进行关联,而只能保存在原单位的共享服务器或个人电脑中。加之这些文书管理系统的电子裁决功能的操作十分繁复,且由此引起利用率低下等问题,2006年3月31日,各省府首席信息官联络会议干事会议通过了《文书管理业务的业务与系统改修方针》。根据该方针,2007年4月13日,各省府首席信息官联络会议通过了《文书管理业务的业务与系统最适化计划》。该计划指出,为实现日本文书管理业务系统的高水平及高效化发展,由总务省负责开发和管理可供全体政府机关利用的一元文书管理系统。该系统于2009年3月开始运行,截止到2012年年末。除了日本警察厅,其余所有的省府文书全部完成了从各自的文书管理系统到一元文书管理系统的移交工作。此外,属于非行政机关的国立国会图书馆和参众两院事务局的文书也被导入一元文书管理系统。

    日本的一元文书管理系统具有以下7个功能和特征。

    1.关联行政文书文件夹与电子行政文书的功能

    一元文书管理系统具备管理行政文书文件夹管理簿的记载事项、关联管理行政文书文件夹与电子行政文书的功能,这极大减轻了登录该系统职员的工作量。其中,行政文书文件夹管理簿是指,为科学地管理行政文书文件夹等,由行政机关负责人签署公开记录着其分类、名称、保存期限、保存期间的满了日、保存期间满了时的处理措施以及保存场所等必要事项的明细册。

    2.电子裁决功能

    一元文书管理系统具备审批案件到达时通知审批者、显示审批进度、审批记录和修改记录的功能,可以实现决策的迅速化及审批信息的准确化。

    3.行政文书文件夹管理簿数据制作功能

    一元文书管理系统具备行政文书文件夹管理簿的数据自动生成功能,使数据更新更加便捷高效。

    4.行政文书及行政文书文件夹的索引功能

    一元文书管理系统具备行政文书文件夹管理簿的记录事项等的目录索引及行政文书文件夹的检索功能,从而减轻了工作人员在行政文书搜索过程中的负担。

    5.关联功能

    一元文书管理系统实现了从文书的“取得、生成”到“移管、废弃”全过程电子化处理,并且该系统具备与“职员等利用者共通认证基盘”“电子文书交换系统”“电子申请·呈报系统”等进行关联的机能。在进行关联时,其他系统的受理簿的输入作业也可自动完成。

    6.篡改阻拦机能及防泄露功能

    一元文书管理系统具备文书版本管理机能和权限外访问的防御机能,从而可以防止文书篡改及信息泄露。

    7.统一化、标准化、电子化功能

    各省府的受理簿、审批簿等与文书管理业务有关的账簿类文书,通过一元文书管理系统实现了统一化、标准化、电子化管理。

    具备以上7个特征的一元文书管理系统在投入运行之后很快就在2009年和2010年实现了削减经费4.298亿日元和8.881亿日元的经济成效。

    日本政府目前正在使用的一元文书管理系统属于日本“业务?系统最适化计划”的一部分。2019年3月,《行政文书的电子管理基本方针》重申了一元文书管理系统在行政文书的整理、保存、废弃、移交过程中的重要性,未来日本行政文书管理的走向也与该系统息息相关。

    原载于《中国档案报》2020年3月26日 总第3503期 第三版

 
 
责任编辑:杨太阳
 
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