春节前夕，新冠肺炎疫情在武汉暴发，国务院联防联控工作机制随即建立。档案部门要认真学习贯彻习近平总书记关于抗击新冠肺炎疫情的一系列重要指示批示精神和党中央、国务院决策部署，做好新冠肺炎疫情防控期间的档案工作。
一、不断完善关于新冠肺炎疫情防控档案工作的配套制度，促进疫情防控工作顺利开展
新冠肺炎疫情防控档案工作的配套制度是保障疫情防控期间档案工作得以有序化、科学化开展的基础。否则，档案工作会由于缺乏规范指导而造成社会记忆的缺失，从而影响疫情防控工作的高效、协同、顺利开展以及相关重要决策部署，也不利于建立完善的国家疫情防控制度体系。
笔者建议国家档案行政管理机构与国家卫生健康委员会联合制定出台《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的实施办法》，明确疫情防控期间各单位的疫情专题档案部门机构设置和法定职责；疫情防控工作档案收集范围、鉴定标准、保管措施、风险评估、安全保障等；疫情档案利用申请条件、程序、期限等；疫情专题档案部门行政权力清单、责任清单、负面清单；疫情防控应急预案等。
二、合理部署新冠肺炎疫情防控期间的资料收集与档案管理工作，提升疫情防控档案工作效果
疫情防控档案工作的管理对象是在开展新冠肺炎疫情防控工作过程中形成的具有多种价值的不同门类与载体的记录资料等，疫情的突发性和不确定性决定了档案资料具有来源分散、内容广泛、类型多样、关联繁杂等特点。
为合理部署新冠肺炎疫情防控期间的档案收集与管理工作，档案部门可实施以下5个应对策略。一是合理制定疫情防控工作文件材料收集范围和档案鉴定标准，在条件允许的情况下可利用电子文件管理系统进行自动化管理，对不同门类、不同来源、不同载体、不同格式的疫情防控工作档案采取相应的管理办法和保存措施，还要对疫情防控工作档案的真实性、完整性、可用性及安全性实施相应的风险评估和保障措施，保证收集和管理质量，为今后的利用服务工作奠定基础。二是积极组织社会力量参与疫情防控档案工作，采取“线上”“线下”两种方式对相关负责人进行培训指导，尤其是一线工作人员，以应收尽收为原则，对疫情防控工作中形成的文件材料等进行全面收集和管理。三是建设新冠肺炎疫情防控专题档案共享平台，通过设计关于疫情防控工作档案标准的捕捉转换格式、接口、分类方案、安全传输网络等，以只读方式确保每个用户都能浏览并共享疫情防控工作档案，并提供快速检索功能以支持用户随时利用疫情防控工作档案，还可避免档案工作者重复收集、浪费资源的问题。四是建立疫情防控档案工作监控机制，以相关法律法规为依据科学设置组织结构，明确监控人员的职责和工作规范，其中，党员干部要提高政治站位，深入抗“疫”一线，确保疫情防控期间档案工作的每个流程安全、规范、科学、无误。五是强化业务驱动理念，将疫情防控档案管理的关注点投向生成、使用档案的疫情防控工作领域，将疫情防控档案分类方案设置为疫情防控、医疗救治、科研攻关、宣传、外事、后勤保障、前方工作等类目，根据疫情防控工作的实际需要设计和实施档案管理活动，促进疫情防控工作的高效运行。
三、着重强化新冠肺炎疫情防控期间档案机构与社会各界的交互，做好疫情防控期间档案服务工作
当前，社会各界纷纷投入抗击新冠肺炎疫情阻击战中。为全力做好疫情防控工作，各地方档案馆均发布临时闭馆通知。为提高疫情防控期间档案服务质量，档案部门要加强与社会各界之间的交互。
首先，要打通疫情防控期间档案部门与外界的交互渠道，增设档案信息公开系统的交互功能，保证群众有需求能得到满足、有问题能得到解答。通过社交媒体及官方网站上的互动窗口、评论区等交互功能及时收集群众意见、回应群众关切，改进疫情防控期间档案服务工作。其次，通过宣传教育增强群众档案意识，增加潜在利用者。群众对档案的认识程度取决于档案工作对群众需求的满足程度。因此，档案工作者要通过互动切实满足群众需求，广泛宣传档案在疫情防控期间的决策支撑作用，以及档案人在疫情防控工作中的无私奉献精神。另外，要利用收集到的政务信息强化显政，深入宣传党中央的重大决策部署，充分展示各地区各部门联防联控的措施成效；分析用户兴趣偏好，加强个性化服务举措，如，利用信息管理系统的追踪审计技术和元数据管理，准确分析疫情防控档案用户行为，根据用户偏好主动推送相关信息，提升用户体验。
四、建立健全新冠肺炎疫情联防联控档案工作机制，推动疫情防控期间档案工作高效发力
档案管理作为国家治理体系的重要组成部分，在疫情防控工作中应当积极发挥社会治理职能，建立健全新冠肺炎疫情联防联控档案工作机制。
一是由国家档案行政管理机构牵头建立应对新冠肺炎疫情的联防联控档案工作机制，成员单位可包括各地区档案部门、信息管理部门、大数据服务中心、信管企业、专业科学技术机构等。联防联控档案工作机制下设档案管理、档案行政管理、档案教育、档案科学研究、档案宣传、档案国际合作与交流等工作组，分别由各地区档案行政部门负责人任组长，明确职责，分工协作，形成疫情防控期间档案工作的有效合力。
二是加强疫情防控档案工作资源和技术的集成，发挥整体效益。疫情防控期间档案工作规模空前，要管理好如此大量珍贵、亟须归档保存和开发利用的信息资源，仅靠档案工作者是很难全面兼顾的。因此，必须整体优化，可以通过构建新冠肺炎疫情防控专题档案共享平台实现资源共享。
三是针对不同地区、不同机构、不同门类的疫情防控档案工作实行分类指导。有针对性地制定完善的应急预案和工作方案，聚焦重点、精准施策。
四是强化对疫情防控期间档案工作的过程监督，实现对疫情防控工作档案的全程管理、前端控制，可以根据疫情防控工作需要对档案进行实时管理，使档案工作与疫情防控工作有机融合。
五、进一步加强对新冠肺炎疫情防控工作中档案资源的开发利用，实现疫情防控档案工作终极目标
随着新冠肺炎疫情防控工作的全力开展，档案资料数量剧增、价值多元，档案对于疫情防控机构的重要性愈发凸显。档案部门应加大对新冠肺炎疫情防控工作中档案资源的开发利用，明确疫情防控期间档案工作的服务方向。
一要加大疫情防控期间档案工作的开放度，以疫情防控为首要目标提供档案利用服务。档案工作的开放度主要表现在档案机构、档案信息内容和档案工作人员观念的开放等方面，根据疫情防控实际情况，应加大对档案信息和档案人员观念的开放。还要加强对档案工作者的培训教育，明确疫情防控档案的开放范围，保障公民的知情权。
二要鼓励社会力量参与档案资源的开发利用，挖掘档案的多元价值。目前，由于档案服务方式的多样化，利用档案更加便利，利用者可根据自身需求对可获得的疫情防控档案进行分类、组织、编研、打印、复制、发布等，更加深入地挖掘和利用疫情防控档案的价值。利用者也是档案资源开发者，可通过调查问卷、捕获用户简表、元数据管理、用户行为报告等方式，关注和分析用户对疫情防控档案资源的利用情况，多维度、多渠道探索疫情防控档案资源价值。
三要建立疫情防控专题档案知识管理数据库，做好疫情防控期间档案知识服务。首先，广泛收集管理疫情防控工作档案，还要注意收集归档疫情防控工作中来自社交媒体、网站、电子邮件等平台的电子文件，完善档案资源库；其次，根据行业相关标准组织社会力量，通过利用知识管理系统加强对疫情防控工作档案资源的开发，内容包括对疫情防控档案的分类组织、著录标引、编研加工等，实现内容更加丰富、层次更加多元、颗粒度更加细致的档案知识服务；再次，强化数据库的交互功能，支持用户随时在线访问，有效支持政府疫情防控决策部署，进一步满足用户对疫情防控档案的深化利用需求。
原载于《中国档案报》2020年3月5日 总第3494期 第三版 | 