2019年12月突如其来的新型冠状病毒严重侵袭了人们的正常生活和工作，并迅速影响到社会各个层面，引发了全国乃至全球的强烈关注。自2020年1月20日习近平总书记对新型冠状病毒感染的肺炎疫情作出重要指示以来，全国上下，万众一心，纷纷投入到这场疫情防控阻击战中。在这场抗击疫情的斗争中，千万不可忽视档案资料管理和利用工作，档案部门应该作出职业反应，主动积极作为，做好疫情防控工作的档案资料管理，为新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作贡献力量。
一、做好疫情防控工作档案资料管理的必要性
1.疫情防控工作档案资料具有重要参考价值
习近平总书记强调：“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作档案资料，是指在防控疫情工作过程中形成的有价值的各种门类与载体的文件材料和数据等，主要涉及党和国家有关部门及领导的批示讲话、重大决策部署、相关政策文件、会议纪要、协调机制、防控方案与措施、卫生检疫、医院诊治、科研攻关、物资保障、社会动员与捐赠、社会综合治理、工作汇报与总结、检疫监测、疫情统计、舆情治理、媒体报道与宣传、社会参与、国际合作等。这些档案资料是见证党中央领导全国各界众志成城抗击新型冠状病毒感染的肺炎疫情的重要历史记录，其中蕴涵着大量的经验、知识和教训，对我们今后重大疫情和突发事件的防治与研究具有重要参考借鉴价值。譬如，2003年的SARS（非典型肺炎）事件为此次新型冠状病毒感染的肺炎防治提供了重要经验：政府及相关部门汲取SARS期间北京小汤山医院的成功经验，火速建设火神山医院和雷神山医院；由抗击SARS“老兵”钟南山院士担任组长的国家卫健委高级别专家组、新型冠状病毒感染的肺炎疫情联防联控工作机制科研攻关专家组，基于扎实的专业知识和应对SARS的经验，为此次疫情防控作出了重要贡献；驰援武汉的全国各地医疗队中，有不少人员参加了17年前的抗击SARS斗争。正是因为有应对SARS事件的档案资料和相关经验积累，才让我们在过去的17年里得以反思与进步，从而促使有关传染病防治的人才队伍、平台条件、技术储备和专项研究得到重要发展，这为此次高效有力抗击新型冠状病毒感染的肺炎疫情增加了不少信心和成功的砝码。
然而，从新型冠状病毒感染的肺炎疫情的发展及其影响来看，确诊病例规模及影响已超过SARS事件。据《人民日报》微信公众号报道，截至2020年2月2日24时，我国新型冠状病毒感染的肺炎确诊病例17205例，累计死亡病例361例；全国共有31个省、市、自治区启动重大突发公共卫生事件一级响应（不包括香港特别行政区、澳门特别行政区、台湾地区），世界卫生组织将新型冠状病毒感染的肺炎疫情划为国际关注的突发公共卫生事件，可见此次疫情防控形势的严峻性。因此，管理好这次疫情防控工作的档案资料，就显得极为重要。这不仅能够为日后可能的突发疫情防控与科研提供有益的参考，而且还将在建立健全突发性疫情的监控与联防机制、完善防护救治与综合保障体系、优化疫情舆论引导与舆情治理、深化疫情防治国际合作、推进应急管理体系和能力现代化等方面发挥重要的作用。
2.疫情防控工作档案资料管理具有一定的复杂性
疫情就是命令，防控就是责任。在防控新型冠状病毒感染的肺炎疫情的严峻斗争中，党中央要求各级党委和政府把疫情防控工作作为当前最重要的工作来抓，全国各地、各部门自上而下积极按照党中央的决策部署，成立应对疫情工作领导小组，全面落实联防联控措施，疫情防控呈现群防群治的局面。在此背景下，疫情防控工作档案资料管理具有一定的复杂性，具体表现在以下五个方面。一是档案资料的形成具有偶然性与随机性。疫情防控工作档案资料主要来源于疫情防控工作，其随着疫情的发展变化而变化，疫情的突发性和发展的不确定性决定了防控工作的被动性与随机性，这必然影响档案资料的形成情况。二是档案资料来源广泛且分散。疫情防控工作涉及的领域之多、部门和机构之多、范围之广、影响之深均前所未有。因此，其档案资料的来源也非常广泛和分散，既有官方的抗疫文件资料，也有非官方的抗疫纪实。这些档案资料主要分散在社会各个领域、行业、机构和部门。三是档案资料类型多样、结构复杂、数量庞大。疫情防控工作是一项系统工程，其相关部门和社会主体参与度高，各项工作相互交叉，档案资料的形成渠道多、类型繁多、载体丰富、涉及面广、结构复杂多样，数量十分庞大，主要包括综合类、医疗救治类、督查类、信息咨询类、疫情类、物资保障类、国内外合作交流类、新闻宣传类等，既有结构化的文件资料和数据，也有非结构化的信息和数据，既有纸质文件，也有电子文件。四是档案资料的收集和管理难度大。一方面，新型冠状病毒感染的肺炎是一种传染性极强的传染病，除医务人员外，其他人员一般难以进入病区一线，给档案资料收集整理带来难度；另一方面，疫情防控工作中，各地区、各部门、每个人都处于高度忙碌和紧张状态，加之没有事先明确疫情防控工作中档案资料收集管理范围、层级管理制度、移交管理制度等，使得档案资料收集整理工作易被忽视，导致档案资料收集整理很难齐全。五是档案资料的现实利用率高。当前，各级党委和政府部门正在积极研究疫情更优应对方案、专家团队正在攻关新型冠状病毒的相关问题研究，需要不时查看疫情防控工作的相关档案资料，不利于及时收集、整理与归档。基于以上原因，新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作档案资料管理困难重重。
二、做好疫情防控工作档案资料管理的建议
1.出台疫情防控工作档案资料管理意见，尽快谋划疫情防控档案资料管理工作
建议国家档案行政管理部门联同国家相关疫情防控部门加快制定和出台《关于认真做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作档案资料管理的意见》，重点明确全国各地区、各行业、各部门和各级疫情防控工作机构管理疫情防控工作档案资料的职责与要求，鼓励、支持和规范社会力量参与疫情档案的收集与整理工作，确定疫情防控工作档案资料收集管理的范围、内容、标准，明确不同来源、不同类型、不同载体、不同形式、不同格式疫情防控工作档案资料的管理方式与方法，明确疫情防控工作档案资料收集管理的保障措施，争取做到疫情防控工作与舆情防控工作档案资料管理相协调，努力实现疫情防控工作的珍贵档案资料能够得到及时、全面、高效的管理。2003年SARS事件发生后，全国防治非典型肺炎指挥部办公室和国家档案局发布的《关于做好防治非典型肺炎工作中形成的文件材料收集归档工作的通知》，就对全国SARS防治材料的收集、整理、归档、利用工作起到了积极指导作用。
2.积极主动跟进疫情防控工作，组织力量参与抗击疫情工作全程档案资料管理
建议各地区档案机构和部门提高政治站位，不忘初心，牢记使命，切实履行职责，主动请缨，积极组织力量参与抗击新型冠状病毒感染的肺炎疫情工作的档案资料管理，可以采取线上和线下两种方式，按照应收尽收的原则和规范化管理的要求，协助、指导疫情应对部门、相关临时成立的组织机构、疫情防控工作人员做好疫情防控工作档案资料的收集、整理、归档、管理和利用工作，确保疫情防控工作做到什么程度，档案工作就跟进到什么程度。一方面，要注意收集记录和反应疫情防控工作全过程的档案资料（包括实物档案），以防止相关档案资料的流失；另一方面，要按照相关标准管好档案，为将来实现档案资源的共享利用提供便利。2003年SARS事件中，有不少地方档案部门及工作人员深入一线，协助相关部门整理档案资料，为SARS事件档案资料的管理工作作出了重要贡献。
3.加强对疫情防控工作中业务档案资料的收集与管理，切实保护好疫情防控工作的珍贵记忆
建议各级各地档案部门联合参与疫情防控工作的相关部门，加强对疫情防控工作中业务档案资料的收集与管理。此次疫情防控工作是新时代首次针对特别重大社会公共卫生事件采取联防联控和群防群治的重要实践，社会各界均在党中央的统一领导下，通过各种各样的方式和途径全力抗击疫情。在此过程中形成的大量业务档案资料容易被忽视，主要包括在疫情防控中科研机构和人员攻关疫情防治形成的过程性记录和数据，新闻媒体在直播、采访过程中的相关纪实资料，相关人员在疫情抗击中形成的工作笔记、总结与汇报，为抗击疫情作出牺牲和贡献的人物和事迹，反映全社会广泛参与抗击疫情的感人事迹（包括反映军人、医护人员、志愿者等各类救援人员不怕危险、不辞辛劳开展疫情防控行动的“请战书”等文件材料、社会各界的捐赠记录、抗疫日记），民间防疫抗疫的相关文化创作、文学作品、影视作品、故事，农村地区防控疫情的做法与经验等。这些业务档案资料生动形象地记录着全社会众志成城抗击新型冠状病毒感染的肺炎疫情的真实情况，是抗击疫情历史的重要组成部分，应该得到应有的管理，确保疫情防控工作的珍贵记忆得以留存。
4.重视和加强抗击疫情工作中社交媒体档案与网页信息的收集与管理
新型冠状病毒感染的肺炎疫情集中爆发在春节期间，为减少人员流动，避免交叉传染，防止疫情进一步扩大升级，全国各地在启动一级应急响应后，全国人民响应尽量不出门、不串门、不集会、不聚餐的号召。政府部门和全国人民群众通过广播、电视、新闻客户端、政府网站、网络新媒体（主要指微信、微博、短视频软件）等关注和关心疫情发展态势。前者通过以上渠道发布疫情信息，开展疫情防控工作宣传教育、心理疏导、辟谣；后者通过以上渠道关注和讨论疫情发展。一时间，网络成为发布疫情信息和讨论疫情进展的主阵地，人们通过网站、微博、微信等新媒体表达自己对疫情的观点、看法。譬如，网友通过观看网络直播密切关注火神山医院、雷神山医院建设进度，累计观看人次逾2亿；微信公众号“丁香医生”推出了新型冠状病毒感染的肺炎疫情的实时动态更新页面，浏览人次逾12亿；新华社和《人民日报》在微信公众号和微博上及时发布疫情信息、宣传疫情防控一线的感人事迹，牵动着全国人民的心弦。全国各界通过网络和新媒体对疫情的关注与讨论，产生了海量的社交媒体档案和网页信息。这些档案和信息主要包括文字、图片、视频、录音等，集中反映了全国人民对疫情的经历体会和心路历程，以及对各级政府部门应对疫情措施的态度，体现了社会舆论的发展态势，是疫情防控工作的重要组成部分。因此，建议档案部门、数据管理部门、疫情防控部门应该加强合作，采取有力举措，加强对在抗击疫情工作中产生的社交媒体档案与网页信息的收集与管理。
5.充分发挥档案部门的专业优势，为疫情防控做好服务工作
建议全国各地各级档案部门发挥专业优势，为疫情防控做好服务工作。习近平总书记指出：“治理国家和社会，今天遇到的很多事情都可以在历史上找到影子，历史上发生过的很多事情也都可以作为今天的镜鉴。中国的今天是从中国的昨天和前天发展而来的。”档案中保存了许多关于危机应对的历史数据和信息，档案部门要加强对这些数据和信息的挖掘分析工作，摘编集中反映各地历史上疫情防治工作中形成的有关文件资料、政策规定、组织协调与社会动员情况、采取的措施及效果、成功的经验及失败教训等，及时提供给政府有关领导、指挥或决策部门，供其决策参考。
6.筹划和建设“新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控专题档案与文献数据库”
新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作规模空前，其产生的档案资料数量巨大、种类繁多、内容丰富，相关文献积累数量也日益庞大。这些档案资料和文献对于总结和改进防疫工作、进行科学研究、提升社会治理能力、开展宣传教育具有十分重要的价值。因此，建议筹划建设“新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控专题档案与文献数据库”。该数据库建设可由国家档案局牵头，国家卫健委、国家新闻出版广电总局、应急管理部、科技部、各地档案行政管理部门和图书馆共同参与建设。数据库主要内容应该包括全面反映疫情防控工作的档案及相关资料、关于新型冠状病毒及其感染的肺炎疫情防控的相关文献。数据库应为开放型数据库，鼓励相关部门、机构、社会各界人士按照相关标准向该数据库补充档案资料和相关文献，努力把该数据库建设成为新时代重大公共卫生事件应对工作的档案和文献知识库。
（张斌，中国人民大学党委组织部常务副部长、档案学院党委书记兼院长，教授、博士生导师；杨文，中国人民大学档案学院博士研究生。）
原载于《中国档案报》2020年2月10日 总第3484期 第三版 | 