比亚迪股份有限公司是高新技术企业，公司坚持以档案工作为主轨道，向文件工作延伸，并延伸到文件材料的产生过程中，这个延伸不是“拍脑袋”想出来的，而是源于企业业务的需要，在业务实践中自然形成的。
公司档案工作有两大特色：一是深入业务现场；二是流程管控。公司档案工作在文件材料形成过程中就延伸到业务端，延伸到四大业务现场，即产品的研发现场、生产现场、设计现场和建设现场。在产品设计阶段，会产生大量数据和图纸，很多三维数据是无法打印的，必须通过数据管理的方式去传输和保存，这是由公司产品特性决定的。当前，公司电子文件占文件材料产生总量的90%，纸质文件占10%，公司内部形成的电子文件主要是产品技术文件，纸质文件则涵盖职能业务部门产生的合同、订单、会计凭证、资产文件、公司的资质证明及公司合法经营文件等。
公司对文件材料产生阶段进行控制，能够确保设计阶段、研发阶段及生产阶段产生的文件材料及时归档，保证了产品文件材料归档的完整性和及时性，实现了产品文件材料从产生到使用到归档的全生命周期管理，提升了归档质量，从而真正为企业保存了最有价值的文件材料，真正发挥了档案工作的价值。
流程管控一直由公司文档中心负责，这是个良性循环，只有把文件材料产生流程管好，才能确保文件材料的规范，确保档案管理的规范，进而发挥前端控制的价值，提升工作效率。
根据公司发展需求，公司当前建立了三大管理模式，分别为文档一体化管理模式、产品文件生命周期管理模式和360°文档管理模式，建立了文档管理体系（制造业）、工程文件管理体系（轨道交通产业）以及电子文件管理体系（集团），还建立了ECM（集团内容管理平台）。今年9月，ECM一期上线，打通了各业务系统之间的信息流转渠道，打通了研发、生产、销售等业务环节的信息流转渠道，打通了公司与外部客户、供应商之间的业务信息流转渠道，实现了对产品生命周期所有项目文件材料的管控，确保文件材料真实和有效，不仅为用户提供便捷高效的信息利用服务，还保障了公司信息资产的安全，实现了公司信息资源的整合与共享。
数字环境下，公司档案工作者也将积极面对新的挑战，档案工作人员不仅要具备专业水平和专业能力，还要有开阔的视野和丰富的知识，要了解公司的设计体系、制造体系、研发体系等，了解公司的战略，要跟得上公司的发展步伐。
未来，档案库房将不是我们现在肉眼所能看到的一座建筑物，可能会是拥有海量数据的机房，未来的密集架可能会演变为一排排服务器，档案盒可能会消失，演变成一个个“子分类”，查档利用者只要用电脑或移动终端就可以实现快速查档。
原载于《中国档案报》2019年11月11日 总第3448期 第二、三版 | 