国泰君安证券有限公司是在原国泰证券和原君安证券合并的基础上发起设立的股份有限公司，2008年成立档案管理中心，负责总部各部门及全国分支机构客户档案的管理与利用，也是首家实现客户档案（电子影像和实体档案）全国大集中化管理的大型证券公司。
2016年，公司提出“全力布局零售客户服务商和企业机构服务两大战略体系”，并将金融科技创新作为四大战略引擎之一。作为全系统档案信息资源集中管理与共享利用平台，公司领导高度重视数字档案室建设，将其纳为公司金融科技战略的重要项目，精心部署，狠抓落实，并正式启动企业数字档案馆（室）建设项目。
2016年，公司实现了多种类型档案的全生命周期管理；2017年，公司实现了对非现场开户电子文件（档案）管理，并综合利用新技术，深化档案资源利用；2018年，公司实现了基础设施、应用系统等建设的全面推进与稳固，初步实现综合理财管理系统、财务管理系统等电子档案单套制管理；2019年，公司持续推进，与集中营运平台等实现业务对接，逐步扩大电子文件（档案）管理范围，进一步提升档案信息化、智能化水平。
当前，在组织机制方面，公司档案管理中心已经成立领导小组与实施小组，分工明确，全程管控，确保项目按时保质完成；在基础设施方面，借助公司A级高标机房资源，不断加大服务器、存储等硬件设备和软件投入；在应用系统方面，以《企业数字档案馆（室）建设指南》《数字档案室建设评价办法》等为蓝本，要求严格对标；在制度体系方面，修订、新增了20部制度、7部操作规范，确保文件材料收集、存储、管理、共享、备份等环节标准化要求全覆盖。
近年来，公司档案管理中心取得的建设成果有3点。一是档案集中统一规范管理，实现了档案资源共享。二是初步实现了综合理财管理系统、OA系统、财务管理系统等电子档案单套制管理。三是以海量客户档案信息为基础，通过大数据技术、人工智能技术形成客户全档案生命周期图谱，可有效支持业务前端工作开展，从而助力精准营销；运用签名比对技术，通过提取有效的签名特征信息建立了模板库，包括签名的位置、形状、笔画方向，笔画间的搭配以及伪动态信息等；引入人脸识别技术，不仅可以应用于人物专题编研，通过检索条件设置将符合条件的素材进行自动归集，充实档案编研素材，提高档案编研效率，还能应用于客户身份稽核检查，判断是否存在非客户本人办理等违规情况。
自2008年起，公司先后荣获“上海市档案工作先进集体”（连续三届）、“上海市样板档案室”等称号，相关课题和案例获得国家档案局优秀科技成果三等奖、全国企业档案利用案例三等奖等荣誉，成为证券行业档案管理领域的标杆企业。
2019年1月，上海市档案局组织专家组对公司数字档案馆进行验收评审。经专家组审议，一致同意该项目通过验收。上海市档案局授予公司“上海市示范数字档案室”称号。
原载于《中国档案报》2019年11月11日 总第3448期 第二、三版 | 