苏格兰拥有一个强有力的商业历史保护团体，其与商业档案馆专业人员深入合作，主动保护商业历史。他们认识到为下一代记录城市逐渐改变的商业图景的重要性，并进行了非常成功的实践。这为他们赢得了良好的声誉，引发了欧洲同行的广泛关注。
苏格兰虽然国土面积不大，却有着很强的商业优势，比如格拉斯哥拥有“大英帝国第二城市”的美誉。苏格兰已经建立了与其地位相称的商业档案管理体系。这也是有远见的人不断投身商业档案工作的结果，不仅对过去的重要事件进行记录，也记录每天正在进行的商业活动。
现如今，人们越来越意识到，仅在企业或行业面临衰退风险的时候才开始关注商业历史的记录和保护工作的观点是错误的。应该在企业档案形成之初就予以关注。这一认识的转变使得档案工作者能够更早地参与企业档案管理，特别是当一些企业关停后，他们所产生的商业档案也可以得到妥善保护。
通过记录商业历史以防商业记忆消逝是苏格兰的一个传统。在英国，商业档案保护日益从个人行为转变为集体行为，正如苏格兰商业档案委员会和苏格兰商业档案馆所做的工作那样。
苏格兰商业档案委员会业建立于1960年，由遗产保护领域的专业人士和对商业历史感兴趣的人员组成，旨在保护利用苏格兰重要的历史商业档案。委员会在向企业和社会提供关于商业历史遗产保护建议的同时，致力于提升社会公众对商业档案历史价值的认识。
商业档案调查干事是执行苏格兰商业档案委员会决议的实际负责人。1977年，委员会第一次聘用调查干事。调查干事的职责是了解企业情况，对商业档案管理现状开展调查，及时抢救破产企业的档案，并对苏格兰商业历史进行展示。据不完全统计，委员会开展了600多次调研活动，调研了数百个机构。
为了确保苏格兰最有价值的历史档案资源得到妥善保管而开展调研，是一项主动保护苏格兰商业档案遗产的举措。调查干事同时是危机管理团队的一员，这个团队是由覆盖全英国范围的专业人士构成，团队负责保护那些因企业破产而面临损毁的商业档案，并就商业档案的保管工作与相关档案保管机构进行协商。
近几年来，委员会更加积极地发挥自身作用，对那些因为特殊原因没有得到有效保存的商业档案给予了更多关注。委员会组织了规范的培训及研讨会，以提升研究者和档案工作者对商业档案的认识，帮助他们掌握更多关于会计、工程等专业档案管理方面的知识。
委员会还下设一个聚焦商业档案工作的专家队伍，帮助研究者、学者、公众、档案保管机构和企业等加强商业档案管理，同时开展商业档案利用服务，满足企业、公共服务机构等的查阅需求。
2011年开始，委员会成立了工作组，直接与各企业开展合作，鼓励企业发掘自身商业档案遗产的价值。目前，这一工作取得了不少进展，已有17个商业档案利用的成功案例；通过与破产企业合作，共同保护企业档案；为劳工运动庆祝活动提供了23家机构的150件（张）档案和照片。
总的来说，苏格兰商业档案委员会与企业开展的主要合作包括：通过有效的档案管理，履行社会责任，建立良好信誉，为产品设计提供灵感，为企业可持续性发展提供动力，为相关庆典活动提供服务，提升品牌可信度和专业性，为企业领导决策、劳资关系处理、消费者关系维护、品牌保护、市场营销等提供相关档案服务。合作伙伴包括特伦特啤酒公司、帝亚吉欧集团、英国标准人寿保险公司和劳埃德银行集团等。
苏格兰商业档案委员会和档案保管机构开展的合作包括：为研究者提供资料、构建集体记忆、抢救商业档案、开发编研档案资料等。合作伙伴包括格拉斯哥大学的苏格兰商业档案馆、邓迪大学档案服务中心、新拉纳克保护基金会、苏格兰国家档案馆的巴塞洛缪档案馆等。
这些案例体现了档案机构和企业成功利用商业档案开展合作的成果，说明了商业档案保管工作者已经由被动的保管者向积极开展工作的角色转变。他们与档案形成者紧密联系，确保档案的齐全完整安全，并积极探索有效发挥商业档案资源价值的方式方法。
（作者系苏格兰商业档案委员会调查干事）
郑艳方 编译
原载于《中国档案报》2019年10月14日 总第3436期 第三版 | 