近年来，杭州市档案馆积极用好“八八战略”和“三个走向”两把“金钥匙”，以民生需求为导向，以“异地查档、跨馆服务”为抓手，以基础业务建设为支撑，全面推进档案公共服务能力建设，为长三角一体化高质量发展贡献档案力量。
“异地查档、跨馆服务”工作的基本情况
2013年，杭州市档案馆启动了“异地查档、跨馆服务”工作，2018年3月，随着长三角民生档案“异地查档、便民服务”工作协议的签署，杭州市档案馆借势深入推进异地查档工作，争当浙江档案系统融入长三角一体化发展的排头兵。
当好深化异地查档的排头兵。我们以建立“省外协作查阅、省内跨馆服务、市内馆际联网”的档案远程利用服务体系为目标，着力提质增效。一是拓展异地查档工作的经度、纬度。在全市14个国家综合档案馆实施馆际联动的基础上，2013年底向全国各直辖市、省会城市发出民生档案“异地查档、跨馆服务”倡议，得到了积极响应，先后与上海市浦东新区、广州市、南京市、长春市、呼和浩特市、乌鲁木齐市、成都市、天津市等15个档案馆签订婚姻档案跨馆利用服务工作协议，和江西省九江市、安徽省旌德县2家档案馆签订移民档案跨馆利用服务协议。特别是2017年浙江档案系统百馆联动和2018年长三角一体化发展战略实施以来，馆际合作从自发性、分散性向组织性、区域性发展，更好地满足了民生档案跨区域查阅利用的需求。二是挖掘异地查档内容的深度、广度。根据民生档案利用需求，从最初对婚姻档案、移民档案开展馆际联动，逐步增加职称评审、学籍、干部调动、知青和军转及复退军人安置等15类民生档案，2018年、2019年分别与广州市、南京市和太原市档案馆重新签订异地查档、跨馆利用合作协议书，进一步拓展了民生档案远程利用合作。三是提升异地查档品牌的美誉度。开发建设了杭州市档案信息资源共享平台，汇集婚姻、土地、山林、知青、移民等专题民生档案数据约125万条，实现了区域馆际档案资源的共建共享。余杭、萧山、桐庐等区县将查档利用服务延伸至乡镇街道，方便群众在附近的查阅出证点获取服务。同时制定完善相关办事指南、操作手册和工作流程等，落实24小时答复制，进一步规范“异地查档、跨馆服务”工作。近年来，全市共接待婚姻档案、学籍档案等异地查档700余人次，提供档案650余卷（件），群众满意率达100%。杭州市档案馆查档接待利用窗口先后获得市人民满意基层站所（办事窗口）、市三八红旗集体、市工人先锋号等荣誉称号，涌现出一批省级和市级档案服务先进个人。
当好优化馆藏资源的领头雁。我们把资源建设作为重点，打好档案收集、征集“组合拳”，为“异地查档、跨馆服务”工作的深入开展奠定良好的资源基础。截至2019年7月底，馆藏档案共计173.8万卷56.6万件，居全国副省级以上城市前列。一是加大民生档案接收力度。重点做好婚姻、学籍、出生医学证明、公证、拆迁、转制及破产企业职工等档案接收进馆，民生档案占馆藏总量70%以上。二是全力推进“三重一特”档案收集。全面做好G20杭州峰会档案的收集、整理，全程参与2019年世界短池游泳锦标赛和2022年杭州亚运会档案工作，全方位保障城中村改造过程中有关城市历史文化资料的收集，“三重一特”优质档案资源成果丰硕。三是强化档案征集工作。精心实施以“城市记忆、乡村记忆、企业记忆、家庭记忆”为主体内容的“杭州记忆”工程，开展老照片、老地图、老建筑和劳模、知青等专题档案征集。连续举办13届“杭州印象”纪实摄影作品大赛，征集照片近10万张、名人档案5000余件，成为杭州档案征集工作的“金名片”。
当好信息化建设的先行者。我们围绕档案数据和资源利用，着力加强档案信息资源“全数据”管理，为“异地查档、跨馆服务”工作插上信息化翅膀。一是推进数字档案馆建设。按照“存量数字化、增量电子化”要求，加快馆藏档案数字化进程，建立了涵盖全部馆藏的目录数据库，馆藏档案数字化率64.4%，并于2018年底高分通过全国示范数字档案馆测评，有效提升了档案服务的网络化、便利化水平。二是加快“最多跑一次”改革。围绕“互联网+公共服务”建设，深化档案数据应用，整合全市档案馆馆藏和馆外共计243项民生档案数据，形成跨馆、跨部门的民生档案数据资源联动服务机制。严格对标做好“一证通办”“八统一”等相关办事要求，实现“网上办”“移动办”全覆盖。今年以来，共受理网上查档1084件、各类咨询1415人次，是2017年、2018年两年总和的5倍，“最多跑一次”改革的实现率和满意率得到双提升。三是深化电子文件管理。从2009年启动电子文件中心项目以来，经过5期建设，圆满完成前端标准梳理、数据源头规范和开发系统接口工作，建成了全市统一的电子文件管理系统和电子数据归档系统。截止到2018年底，接收47家单位各类归档电子公文12万余件，完成市本级68家单位23万条行政事项电子数据归档，归档数量、质量位居全省档案系统前列。同时承担了国家党政内网电子文件中心项目试点任务，在全国率先实现电子文件管理在党委、政府机关的全覆盖。
深化“异地查档、跨馆服务”工作急需解决的问题
杭州市“异地查档、跨馆服务”工作取得了良好的社会效应，但与长三角一体化高质量发展和人民群众的档案需求相比，还存在着不少问题和困难。
长三角地区档案工作一体化的内涵外延有待拓展和深化。以民生档案异地查档为突破口，档案部门服务长三角一体化发展战略已经有了良好开端。但档案工作如何全方位融入长三角一体化高质量发展，特别是在公共服务、文化建设等领域发挥积极作用，亟制定和完善相关工作规划、协同机制、标准规范等。
档案基础业务建设有待加强和提升。综合档案馆和民生档案形成部门之间交流合作与信息共享不足，造成馆际、馆室民生档案共享资源匮乏；尚未建立跨区域、多层次的民生档案共享与利用平台，部分地区民生档案数字化进程与利用需求存在较大差距；民生档案信息网络化服务能力有待提高，安全保障有待强化。
社会氛围有待营造和浓厚。“异地查档、跨馆服务”工作取得了一定成效，但群众知晓率和认知度不高，特别是与全市每年6万左右的档案利用人数相比，异地查档所占比例偏低，亟需须加强宣传引导，进一步提高社会影响力。
持续深入推进“异地查档、跨馆服务”工作的建议
加强顶层设计，推进长三角档案工作一体化发展。健全完善长三角一体化发展联席会议制度，及时研究解决相关重大问题，推进区域协作深入开展。在档案科研项目、文化建设、信息化建设、人才培养等方面开展合作，实现规划对接、工作衔接、优势互补。深化异地查档工作，统一服务理念、管理制度、组织模式、技术标准、信息平台和出证格式等，统筹安排民生档案查阅、政府公开信息查询和其他公共服务，为广大群众提供“一站式”综合服务。
深化供给侧改革，加快档案工作转型升级。坚持以人为本，强化档案资源体系建设。根据经济社会发展和民生档案信息需求变化情况，及时调整档案收集范围，强化对重点民生档案资源的整合，同时加强与涉民单位的协作配合，实现民生档案业务数据的互通互享，进一步丰富和优化民生档案信息资源。强化民生档案异地查档风险防控，确保档案信息绝对安全和公民个人隐私保护。加强智慧档案管理，积极从粗放型的数字化加工转型为精细化的数据化加工，同时加大新技术的运用，通过自然语义分析、人工智能等技术，将档案信息转化为深度挖掘、主动推送的数据，进入到大数据系统为城市大脑建设服务，不断提升档案工作现代化服务水平。
强化宣传引导，提升社会影响力。加强与新闻媒体的合作，大力宣传展示“异地查档、跨馆服务”工作取得的成果；充分利用国际档案日和各级档案网站、微博、微信等新媒体广泛开展宣传，提升公众参与度和社会影响力，打造档案工作服务长三角一体化发展的特色品牌。
原载于《中国档案报》2019年10月7日 总第3433期 第三版 | 