档案公共服务是近年来档案工作的重点，是档案馆顺应时代发展潮流、主动融入社会、彰显档案价值的重要方式，是践行全心全意为人民服务宗旨、满足群众查档利用需求、增强人民幸福感获得感的重要举措。
2017年以来，浙江省长兴县档案馆主动服务“最多跑一次”改革，提出了“实现档案公共服务在乡镇（街道、园区）、行政村（社区）全覆盖”的工作目标，建立起一套“以档案服务面向社会、面向公众为出发点，注重个性化、人性化，不断丰富服务内容和领域，覆盖全县范围的档案信息资源共享、服务功能强大、手段先进、服务优质的档案公共服务体系”。这套体系连接了县档案馆及16个乡镇（街道、园区）、236个行政村、27个社区，通过不同性质的网络，使“上下左右”连成一片、数字资源全域共享，形成了“1+279”的档案服务模式，真正实现了群众查档不出村（社区）、档案服务“零距离”。
如此扎实、便民的体系，倾注的是长兴县全体档案工作者的心血和努力。
创新档案公共服务阵地建设
为了把这套体系建设好，县档案馆一班人在“班长”姚源平的带领下做足了功课，从顶层设计开始就制定了严密的架构和工作步骤。
首先是服务窗口前移。2017年开始，县档案馆以全县推动“最多跑一次”改革向乡镇延伸为突破口，借力县委、县政府推进乡镇便民服务中心标准化建设的契机，在各个便民服务中心设立查档窗口，把“档案库”变成“便民库”，把查档服务窗口由原来县档案馆内的1个增至覆盖全县范围的279个。
接下来是权力下放。“最多跑一次”改革倒逼各级各部门减权、放权，形成各项行政权力事项的“一次办结”机制。档案馆也借此将档案公共服务特别是档案查询服务，下放到乡镇、村（社区）一级，实现“村镇代办、档案馆协查”模式，为所有便民服务中心配发人脸识别摄像头、二代身份证识别器、出证专用印章，使得群众在任何一家便民服务中心都能享受到“现场查档、当场出证”服务。
最后是人员保障。“1+279”服务模式重在协同配合，所涉工作人员是关键。为了切实保障档案公共服务在各个便民服务中心落实到位，县档案馆专门设置了2个档案公共服务岗位，为全县各便民服务中心的查档工作提供指导、咨询、协助服务，成为档案公共服务的“协查员”；在乡镇（街道、园区）、行政村（社区）安排1名至2名专（兼）职档案员在接受专门培训后上岗服务，培养了一批查档业务技能熟练的“查档代办员”。双方通力协作，目标只有一个——为群众提供最方便的查阅利用服务。
丰富档案公共服务信息资源
服务架构搭建起来以后，档案的查全率和查准率就成为能否提供优质查档服务的关键。而解决这个问题需要更加扎实的工作和更为丰富的档案信息资源。
近两年来，县档案馆不仅优化以管理公共事务为主的国家档案资源，同时关注、整合、丰富与公众生活息息相关的社会档案资源。以广泛接收民生档案进馆为例，县档案馆将婚姻登记档案、三峡移民档案、出生医学证明档案等全部接收进馆。同时，建立了10个民生档案数据库，如山林定权档案、知青档案、户籍档案、土改清册档案、招工档案、婚姻档案、独生子女档案等专题数据库，民生档案数量占馆藏档案比例近60%。
2017年，《长兴县档案工作基层基础三年行动计划（2017—2019年）》制发实行。县档案馆决定用3年时间大力开展基层各类档案清理、整顿工作。第一步实现“四个一”，即：“有一个健全的档案管理机构、有一批规范的各门类档案、有一套完备的档案管理制度、有一间安全的档案专用库房”；第二步实现“三个目标”，即全县机关部门、乡镇（街道、园区）及其下属单位综合档案室各门类档案做到“应收尽收、应归尽归、应交尽交”。同时，围绕基层档案工作重要领域汇编《长兴县档案工作基层基础业务辅导丛书》6册，为全县各领域档案工作者提供全面、系统的学习资料，从源头上解决了基层档案员“不会干”的问题。
在此期间，为了解决数字档案信息的准确度问题，县档案馆还制定了颇具“长兴特色”的规定，即：凡档案内容中涉及的人名，一律在条目内作出详细具体的著录。此举不仅大大提高了档案检索速度，还提高了档案利用的查准率、查全率和满意率。
优化档案公共服务网络平台
在解决档案资源建设这个基础问题的同时，县档案馆把“三个平台”建设摆上了重要位置，分别为县乡村三级档案资源共建平台、县乡部门三级档案协查平台、县乡村三级档案行政监管平台。
县档案馆首先依托县政务外网，将县档案馆、乡镇（街道、园区）、行政村（社区）连接成“一张网”，实现馆藏档案库、室藏档案库、村级档案库3库的共建共享，构建起了县乡村三级档案资源共建平台。在平台内，逐步对县档案馆馆藏档案进行开放鉴定并上传，提供给乡镇、村查阅；乡镇（街道、园区）利用平台管理本乡镇档案，并将满足进馆年限的数字档案在线移交给县档案馆；行政村（社区）可利用平台管理本村档案和美丽乡村档案。截至目前，该平台中上传共享馆藏数字档案资源15.3万条；全县74家机关部门建立室藏档案库，共计约电子目录97万条、原文447万页；已有14个乡镇（街道、园区）72个行政村建立美丽乡村专题档案库，总目录条数近3.1万，有9个乡镇（街道、园区）154个行政村建立了档案文化信息资源库，总目录条数为2.59万。
在建设县、乡、部门三级档案协查平台中，县档案馆借助网络平台打造“政务网+档案公共服务”模式，实现了档案公共服务的在线咨询、网上查档和异地协查。群众就近在行政村（社区）申请查阅利用档案，可分别从县档案馆获取已接收进馆的10年以上的档案信息、从所属乡镇获取10年以内的档案信息、从县直各相关部门获取各种民生类档案信息。如此，实现了县档案馆、县直各部门、乡、村联动查档，有效打破了信息壁垒，实现了数字档案资源的优势互补。协查平台自2017年9月正式运行以来，共在线受理查档申请5997条，达7131人次，出证打印1万余页。
建设县、乡、村三级档案行政监管平台，是县档案馆拓宽服务体系功能的一项举措。在以服务群众为主的基础上，县档案馆利用信息系统对基层档案工作信息进行动态采集、分析，全面记录各种业务数据，如档案的收管用数据、档案人员的信息数据、基层档案库房硬件信息数据、年终考核统计数据等，集成了覆盖县档案馆、乡镇（街道、园区）、行政区（社区）基层档案室，涉及档案重点监管、全县档案行政监管（指导）、业务统计、数据汇集报送等为一体的管理数据。目前，通过这个平台，全县74家立档单位全部被纳入行政监管范围。
强化档案公共服务安全建设
贴心便捷的查档服务赢得了群众和县直各部门、各乡镇、各村（社区）的一致好评，县档案馆在收获满满赞誉的同时，始终没有忘记“安全”是档案工作的底线。把好审批关、技术关、岗位关，是县档案馆将档案公共服务持续开展下去的制胜法宝。
为严把“审批关”，县档案馆专门制定了《关于印发长兴县档案公共服务平台有关制度规范的通知》，严格审批流程管理，明确各便民服务中心在提供查档服务时，必须严格遵守档案馆利用档案的相关规定，严格按照办理流程办事，严格审核查档人身份，不允许无证代理查档，做到馆内馆外统一标准、协同服务。
为严把“技术关”，县档案馆进一步加强了软件控制。在各便民服务中心查阅利用档案时，除了软件平台提供可靠的技术安全防控外，县档案馆还增添了身份证识别和人证拍照对比等方式，通过“在线浏览防拍水印+线下签字盖章”“打印时限和次数控制”“审批流程可视化”等手段，保障档案利用申请、出证的安全控制。同时，出证的过程中，档案数据均由局域网单向到政务网流转，且到期系统自动收回，有效防范了档案数据的网络风险。
为严把“岗位关”，县档案馆明确，各便民服务中心窗口受理人员由各乡镇（街道）、行政村（社区）便民服务中心统一调配、统一管理，查档服务专人负责，一般配备AB岗以防因人员缺岗造成服务中断。所有相关人员必须接受平台使用操作、安全保密告知、岗位责任等培训，并签订《长兴县档案公共服务全覆盖工作人员备案表》。县档案馆则采取现场检查培训、网上考核抽查、集中培训等方式，实行有效监管。
辛勤的努力换来的是良好的口碑。浙江省档案部门领导评价说：“他们的档案公共服务真正实现了全县区域内的全覆盖、无死角，是全心全意为群众服务的一道‘风景’，而不是刻意打造的流于表面的‘盆景’。” 村（社区）工作人员说：“我们都定期接受县档案馆的培训和指导，村（社区）里的群众需要查阅档案不用往县城跑，通过网络协同操作，在我们这儿就能办。”一位查档群众说：“实在太方便了，上次查阅婚姻档案，我从走出家门口到拿到证明总共用了十几分钟。要是人多的话，预计等待时间都能告诉我。”
原载于《中国档案报》2019年8月5日 总第3408期 第一版 | 