近年来，平阳县档案馆以习近平总书记提出的档案工作“走向依法管理、走向开放、走向现代化”的“三个走向”要求为根本遵循，坚持以民生档案数据联网共享工作为载体，运用现代化技术做好民生档案工作，推进“平阳县民生档案出馆自助查阅利用平台”建设，提升档案工作公共服务能力，助推政务服务“最多跑一次”改革。
服务民生是档案工作“走向开放”的重点工作。2017年，县档案馆领导班子在充分调研的基础上，决定打破民生档案资源条块分割、分散保管、各自为政的模式，建成集中存储、资源共享的民生档案资源库。根据《国家基本专业档案目录》（第一、二批）内容，对本县16个部门60多种民生档案进行调查摸底，并详细编制了全县民生档案分布及查阅指南。该指南主要分为馆藏和馆外民生档案两部分，内容包括民生档案名称、形成单位、保管单位、起止时间、档案内容、查阅方法、查阅地点、咨询电话等，并在《新平阳》报上进行公布，让老百姓知道自己的档案保存在哪里、怎样查阅，解决了老百姓为查一份档案四处奔波的问题。
在完成全县民生档案分布及查阅指南编制后，他们开始逐步开展民生档案接收和数字化工作。这些工作开展后，县档案馆馆藏民生档案数量明显增长，占馆藏总量的比例由4.8%增长到14.1%。目前，馆藏招工、工资、离退休、婚姻、学籍、知青、土地、山林、房产、出生医学证明等12类民生档案已全部完成数字化工作，建成了包含132万余条专题目录、214万余页全文数据的民生档案共享资源库。
以档案工作“走向现代化”为指引，他们在逐步建成民生档案共享资源库的同时，把为人民群众提供便捷、高效的档案利用服务工作提上了议事日程。为了实现老百姓可以在全县任何一个乡镇、相关政府部门、行政审批中心等办事场所就近查阅利用所需民生档案，他们坚持服务为先、创新驱动，开始“平阳县民生档案出馆自助查阅利用平台”的建设工作。他们在县档案馆原有的“馆室一体化”系统平台基础上进行软件模块升级开发，利用人脸识别系统、身份证读卡器、档案自助查询机等技术手段，建成了“平阳县民生档案出馆自助查阅利用平台”。在签订档案出馆查阅利用协议并输入专人账号密码进入查档系统后，全县馆藏已完成数字化的民生档案数据均共享给各乡镇、相关政府部门、行政审批中心，作人员可以现场为办事群众开展自助查阅利用服务。
目前，该平台实现了县档案馆民生档案数据与各乡镇、相关政府部门、行政审批中心的联网共享，馆藏民生档案在县审批中心、县人力社保局、县民政局、县公证处、县妇幼保健院等单位及全县各乡镇实现了档案出馆查阅利用。办事群众通过“平阳县民生档案出馆自助查阅利用平台”首先将身份证放在读卡器上读取人像、姓名、身份证号码等身份信息，然后通过摄像头现场采集头像和系统数据进行人证比对、确保人证合一，最后通过查档系统自动检索与身份信息相关的档案并打印加盖防伪水印的档案证明。该查档平台与动车站安检的人证比对系统、宾馆住宿登记系统采用同一核心技术。另外，对于所提供信息不全的查档者，工作人员可现场通过各乡镇、相关政府部门、行政审批中心指定的专人账号密码进入查档平台，代为查阅打印，真正做到了群众查档“最多跑一次、最好跑零次”，实现了档案馆与各乡镇、相关政府部门、行政审批中心共用共享全县民生档案信息资源，为老百姓提供“一站式”的民生档案查询利用服务。
近3年来，平阳县档案馆年均接待查阅利用3314人次，其中通过“平阳县民生档案出馆自助查阅利用平台”查阅利用民生档案的高达1853人次。通过梳理分析群众对民生档案查阅利用的反馈意见，2019年，平阳县档案馆以“改革创新再出发”为主题，提出进一步完善和宣传推广“平阳县民生档案出馆自助查阅利用平台”的计划，将于今年10月底前完成对“平阳县民生档案出馆自助查阅利用平台”系统操作界面的简化优化改造，提供更加友好便捷的档案查阅利用服务。同时，要通过各种媒体、多种渠道加大对“平阳县民生档案出馆自助查阅利用平台”的宣传推广力度，从而提升档案工作的公共服务能力。
原载于《中国档案报》2019年8月5日 总第3408期 第三版 | 