随着企业的海外工程持续增多，涉及国家不断增多，管理难度日益加大，如何管理成倍增加的工程档案成为一个难题。国家电网有限公司所属中国电力技术装备有限公司（简称“中电装备公司”）结合国际工程总承包业务档案管理特点，从制度落实、基础业务建设、档案信息化建设等方面采取措施，促进项目档案管理水平提升，助力“一带一路”建设。
中电装备公司严格按照国家电网有限公司档案管理办法，结合国际工程总承包业务特点和规律，修订境外工程档案管理等制度，逐步完善档案业务规范，有效规范了海外工程项目文件材料及文书资料的整理、归档、保管和利用，使档案工作实现标准化管理。
针对海外业务地域跨度大、现场条件参差不齐、合作单位资料收集不及时等问题，重点加强全覆盖建档、全方位收集、全流程督办，建立部门立卷工作机制，加强对档案的全过程管控，推动档案工作与工程建设管理相互促进、相互融合。例如，缅甸某项目部针对项目工期长、文件材料分散、无法与国内同步等困难，在施工现场建立专门的档案库，随时收集整理现场的资料；老挝万象环网项目总承包项目部在文件材料收集、整理过程中，及时与参建单位对工程资料和图纸完整齐备情况进行统一规范，按归档清单目录实施分类管理。
工程建设中，总承包项目部、参建单位档案体系健全，工作职责明确，档案管控措施有效。中电装备公司驻埃及、老挝代表处均把往来信函资料进行编号，按年份、项目进行分类归档，有效确保了文件资料归档准确、管理规范。
信息化建设是档案工作的重中之重。中电装备公司着力将工程建设与档案信息化建设融合发展，定期通过微信群、海报等方式展示海外工程档案动态和亮点工作，中电装备公司总部通过远程离线档案系统定期了解海外工程项目档案的工作进度，形成了良性互动的局面。
在国家电网有限公司办公厅的指导支持下，档案离线系统得以充分应用，建立了随办随归、合理高效的固定归档机制，归档效率和及时率不断提高，全员档案意识稳步提升。例如，巴西美丽山二期换流站工程承包项目部结合工程管理的独特需要，充分运用项目业主文件管理系统开展项目日常文件管控、资料管理与图纸审核，为项目投运移交和后续运营管理奠定了基础；埃塞俄比亚所有工程项目存档资料均扫描形成PDF格式文件，按照存档范围和要求录入离线客户端，及时向国内档案室提交并存档。
全面提升档案管理硬件设备，为档案室和符合条件的项目部配备高速扫描仪等，推广协同办公系统档案管理模块的应用，极大提升了查准率、查全率及检索速度。
中电装备公司按照“统一领导、分层管理”的原则，强化目标管理，狠抓责任落实，认真地把工程项目档案抓实抓好，确保年度移交计划如期进行。例如，埃及EETC500千伏输电工程总承包项目部专门建立项目档案室，结合当地气候特点，采取“八防”措施，有效确保了档案的安全性；巴西美丽山二期换流站工程项目部突出加强文件管控，从源头对设备、设计等合作单位提出要求，把需提交文件清单按要求上传至管理系统，实施分类管理，总承包项目部只需浏览系统便可轻松检查各合作伙伴档案资料录入管理进度，确保了项目资料完整及时归档。
针对海外项目参建单位多、档案资料分散的实际，中电装备公司建立工程项目档案资料台账，执行每周收集统计并定期通报制度，督促项目过程资料和工程建设同步管理。埃塞俄比亚分公司档案室则由专人负责管理，档案查询均由档案管理人员统一办理，同时加强对公司聘用的外籍档案人员的背景审查，控制他们接触档案的特定范围，最大限度确保档案安全。为缩短差异和落实业主要求，缅甸某项目部档案员与业主档案负责人定期举行沟通协调会，跟踪、掌握、协调解决资料整理过程中存在的问题，积极协同参建单位、项目业主开展三方检查督查。
中电装备公司面向公司内部征集珍贵的声像、照片和实物档案共182件，制作公司宣传画册、企业内刊、宣传视频等40余部，编写大事记及相关文件汇编十余件。他们还向海外工程项目部征集具有先进管理理念的经典案例，展示档案服务的新举措、新办法和新成果，促进档案工作经验的交流共享。
针对总承包业务档案管理的特点，为解决档案利用、查询量大的问题，中电装备公司着力加大项目开发、运维、设计、合同等不同类型的档案管理，为档案查询、利用提供便利条件。他们还推广外网工程项目档案管理系统应用，开展兼职档案人员业务培训，提高全员档案意识，营造出良好的档案工作氛围。
在国际档案日期间，中电装备公司开展档案宣传活动，组织海外工程项目部张贴档案宣传挂图，制作档案工作海报、PPT等学习资料供海外项目专兼职档案员学习交流。截至目前，公司档案工作基础较好的海外工程项目部已有5家，覆盖了不少开展重要工程项目的国家。
原载于《中国档案报》2019年7月22日 总第3402期 第三版 | 