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礼赞新中国 奋进新时代:
以扎实的工作实现管理与服务“双提高”

——宁波市奉化区档案工作掠影

作者:本报记者 宁宇龙

来源:中国档案报

2019-07-19 星期五

    党的十九大以来,宁波市奉化区档案工作坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,紧紧围绕奉化区委、区政府中心工作和发展战略,强化“三个体系”建设,深化“五档共建”,全面夯实基础,大力推进档案工作规范化管理,使档案管理和服务水平实现了“双提高”,充分展现出奉化档案人的时代新风貌。

攻坚克难,成功创建数字档案馆

    新时代是信息化、智能化的时代,数字档案馆建设是大势所趋,也是档案部门在新时代展现新作为的重要途径。如何建好、用好数字档案馆始终是奉化区档案局、区档案馆的重要工作目标。

    时值浙江省委、省政府深化推进“最多跑一次”改革,这让奉化区档案局、区档案馆看到了快速推进数字档案馆建设的曙光。他们抢抓“最多跑一次”改革电子文件归档平台建设的契机,主动向区委、区政府汇报、争取,将数字档案馆建设项目列入区财政专项保障。同时,对年度档案工作经费进行整合,并充实两名年轻技术骨干,集中人力、财力、物力,全力保障数字档案馆创建工作需要,确保人员到位、保障到位、工作到位。

    由于历史原因,区档案局、区档案馆原有的硬件平台和软件系统存在的薄弱环节较多,尽快建成数字档案馆中所面临的困难也就较多。他们坚持学习在先、谋划在先、统筹在先,由区档案局、区档案馆领导分别带队到兄弟档案部门取经,学习好的经验和做法,以实地考察提升感性认识,以认识差距强化创建工作的责任感和紧迫感。

    针对原有档案数字化有遗漏的情况,他们组织全体人员对库房进行全面盘点,逐卷核对数字化条目,补扫民国档案、照片档案等各类档案3万余件,给馆藏档案来了一次彻底的大整顿、大清理,真正摸清了底数,并在此基础上建立完善虚拟档案库。在此期间,区档案局、区档案馆全体干部还对馆藏档案开展了两轮抽查、脱密工作。第一轮是结合库房盘点分5批次对所有全宗进行涉密档案排查,逐件修改核对条目著录;第二轮是结合馆藏档案全文数字化识别成果,对机选涉密档案进行逐页核对。通过两轮脱密,给馆藏档案数字化成果又彻底“洗了一个澡”,共抽取涉密档案近2.8万件,排除了馆藏档案涉密管理的重大隐患。

    在数字档案管理系统改造升级过程中,区档案局、区档案馆积极打造智能化AI辅助鉴定功能和馆室电子化成果OCR(光学字符识别)全覆盖,使系统可以通过敏感词库、全文进行鉴定,自动确定档案内容到底适合在政务网开放、在互联网开放还是限制开放,提高了档案鉴定开放工作的效率;增加了自动识别转换功能,实时对系统上挂接的扫描件进行自动转化;新增了纠错功能,并完成编研功能优化;打印、出证、利用环节增加了二维码水印功能,通过二维码可以查看利用时间、查阅账号等,用以辨别档案内容的真伪。数字档案馆的建成投用,在确保档案信息安全的同时大大提高了档案的查阅利用效率,跟上了时代需求的步伐。

坚持特色,档案编研、宣传和征集成效显著

    区县一级档案部门人手少、任务重的情况十分普遍,奉化区档案局、区档案馆也面临着这样的现实困难。“但再难,档案基础业务也必须开展,而且要干出成绩、干出特色”——这是奉化区档案局、区档案馆始终坚持并践行的信念。

    在编研工作中,他们充分借助社会资源编研档案精品,借助离退休老干部力量编纂《奉川兰台》,与党史研究室合作编纂《浙江日报看奉化》,借助区委农办、奉化日报社的力量完成“千村档案”建设相关文字成果,与浙江大学合作编制马头村村史馆展陈大纲……这种借力发展、合作共赢的方式,保证了编研工作的顺利开展。

    在档案宣传工作中,他们紧抓国际档案日、《档案法》颁布纪念日等契机,走进媒体“民生会客厅”宣传档案工作,举办家庭档案进农村文化礼堂活动、珍贵档案史料捐赠仪式、小记者走进档案馆、优秀案例评选等活动,举办“纪念改革开放40周年暨撤市设区一周年图片展”、历史档案征集成果选编展等展览,举行马头村历史文化陈列馆开馆仪式、“挖掘乡村记忆文化、助推全域旅游、助力乡村振兴”论坛,大幅提升了全社会的档案意识及档案工作影响力。

    在档案征集工作中,他们始终注重向民间征集“三重一特”相关档案,建立了由12人组成的档案社会征集员队伍,成立了两家民间档案征集工作室,整合档案学会档案征集组、收藏协会等各类社会资源,建立起档案征集网络,及时掌握档案征集的信息;建立重要特种载体档案征集函制度,主动向重大项目和重大活动发出征集函,依法接收全区重大建设项目、重大活动所产生的图片、影像资料及实物,并形成长效机制;注重本地特色,对散失在社会和民间的珍贵档案资料,特别是有关弥勒文化、民国风情、蒋氏历史等的档案资料,积极主动开展征集。原海军中将邬华扬、著名画家王利华、滕头村党委原书记傅企平等名人档案719件,1931年上海友声旅行团来奉化溪口视频纪录片等珍贵档案资料1700余件先后进馆,极大地丰富了馆藏档案资源。

激发活力,档案队伍建设水平不断提升

    干事创业,关键在人。推进新时代全区档案事业迈上新台阶,离不开一支忠诚、干净、担当的档案人才队伍。所以,加强队伍建设也是奉化区档案局、区档案馆工作的重中之重。

    为认真贯彻落实区委关于推进干部队伍清廉奉化建设的决定及“深化作风大整治、思想大解放、改革再出发”活动部署,他们创新工作机制,在全体干部中推行“履职一单清”工作机制,强化内部监督管理,着力构建与档案工作相配套的条目清晰、流程规范、运转高效、便于监管的部门职责体系。今年,结合本次机构改革和“三定”方案的制定,他们再次对局、馆职责及各科室职责进行全面梳理,以清单的方式明确各科室职责,以图表的形式规范工作流程,厘清了各科室工作清单,绘制了各类工作流程图,编制了“履职一单清”手册,便于干部职工“看图做事”、查档群众“照图办事”、监督机构“按图监督”。

    他们还设立了“干部作风建设保证金”制度,规定干部职工每人每年上交作风建设保证金3000元,存入“档案馆干部作风建设保证金”专户。对违反中央“八项规定”、省委“六项禁令”、宁波市委“十项规定”、奉化区委“21条规定”等作风纪律方面规定的,在追究当事人责任的同时,再扣减相应分值和保证金。同时,结合干部日常管理和科室工作任务,他们还列举了上班签到、会风会纪、考察学习、婚丧喜庆、重点工作等25项扣分项,细化扣分点和具体分值,采取倒扣分的形式,对违反规定的扣除相应分值和保证金,实行月度考核兑现。

    在强化档案查阅窗口服务绩效管理方面,他们对窗口人员开展礼仪培训,强化微笑服务,激发窗口服务队伍活力,转变工作作风,提高档案利用效率和服务能力水平;充分运用数字档案管理系统,提高档案查全率与查准率;建立未查得档案登记制度,对档案利用中未查得档案进行登记造册,每月集中“会诊”,将查阅任务分配到具体人员,逐一领办查阅,进一步疏理查阅方式方法,积累查阅经验,努力提升群众满意度;开展“查档下乡”服务活动,结合乡村公共服务平台建设,组织工作人员为村民提供现场查档和咨询服务,发放档案宣传资料,指导村民建立家庭档案,提高档案工作者的服务能力和水平。

    另外,为进一步完善和健全激励考核奖惩机制,针对自身的人员使用特点,他们专门制定了编外人员管理考核办法,加强对编外用工人员的管理。对于编外人员采取季度考核、年度考核方式,每季度通报考核结果,按考核得分实施奖励,考核内容分为基本考核项和加分项,在加分项上以鼓励、激励为主,受到上级部门、查档群众表扬的,出色完成某项工作受到单位领导表扬的,获得各种荣誉的都可获得加分奖励,使编外人员在生活中有归属感、在工作中有成就感。

    如今,一支干事创业有激情、履职尽责有能力、忠诚干净敢担当的出色档案人员队伍已经建成。这支队伍也正在他们的“领头雁”——区档案局局长、区档案馆馆长张雷的带领下,在“新长征”路上奋力向前。

    原载于《中国档案报》2019年7月18日 总第3400期 第一版

 
 
责任编辑:魏安宁(实习)
 
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