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获得各方支持是关键

——英国北海地区近海石油和天然气档案保护实践

作者:凯蒂·约翰逊

来源:中国档案报

2019-07-16 星期二

    石油和天然气行业对英国经济有着重要影响,特别是从20世纪60年代起,成为阿伯丁市的支柱产业。石油天然气档案是英国工业史的重要组成部分,是研究石油天然气行业的重要资源。2006年,“获取能源”项目(以下简称项目)启动,旨在与英国离岸石油和天然气的公司及组织共同保护档案。

    项目设在阿伯丁大学,项目领导小组成员来自行业内相关组织、公司及苏格兰遗产保护部门等,并进行了一系列档案保护工作,如,联合挪威文化遗产部门对弗列格大气田相关档案进行开发利用;与大英图书馆联合采访170位石油行业相关人员;在苏格兰商业档案委员会的支持下,开展对整个石油天然气行业档案保管问题的研究等。

    项目聚焦整个行业的档案保存,这在英国档案行业几乎没有先例,因为大部分公司的商业档案保管分散,或保存在各公司内部,或交由当地专业机构、大学档案馆保管,因此项目开展有一定难度。项目在运转过程中,设置了发展官一职,每届任期3年。我于2013年12月担任这一职务,在任职期间,我与多家石油开采公司建立联系,并积极参与行业活动。其中,我为很多公司提供文件材料收集方面的建议,在项目官网上提供了有关收集流程和重要档案目录作为参考;通过对一家石油开采企业档案管理进行调查,从12万件档案文件中确定哪些具有长期保管价值;采集了一些石油天然气行业领导者的口述史资料;获得了有关石油行业的数字照片等。

    随着工作的深入,我愈发感到获得各方支持十分关键。尤其是获得公司关键决策者的支持,他们在公司有权审核预算,可以指派有关人员进行档案管理。比如,对弗列格大气田相关档案的保护主要得益于公司主要负责人的支持。虽然通常公司宣传部门的工作人员或公共关系团队会认识到参与档案项目对于公司的重要性,但他们缺少决策话语权。从有关政府机构获取支持也很重要。英国能源和气候变化部有权吊销不按照拆除方案要求拆除钻井平台和管道的石油天然气开采企业的执照,同时能源和气候变化部的拆除方案对档案收集作出了相应要求,因此,在拆除设备时,开采企业会主动与项目联系。与有影响力的社会组织进行沟通,如英国石油天然气组织,也有助于企业加入到我们的项目中。项目也在积极和国家能源和气候变化部沟通,建议他们增加英国档案法的强制性和针对性,要求企业保护他们的档案。

    项目加大宣传力度,向各企业宣传参与项目的益处,如,档案资源有助于市场营销和人力资源管理,帮助梳理公司发展历程及里程碑式事件,有助于企业的社会责任构建等。而且通过档案工作能够让从业者更加深刻地认识到所在行业取得的成就,并鼓励更多人参与其中。目前,项目在英国获得了一定的成功,有关档案项目在挪威进展得非常顺利,为英国树立了榜样。

    项目也遇到了一些困难和挑战,主要表现在几个方面。首先,英国的石油和天然气行业还相对“年轻”,第一个近海油田发现于1965年。行业关注的是现在和未来发展,这使他们很难意识到档案遗产的作用,没有建立永久的公众可及的档案的责任意识。而且很多公司是大型跨国公司,总部设在美国,增加了参加项目的难度。

    其次,石油档案存在着大量专业的技术档案,各公司产生的文件材料各不相同,为此,我们花费了一定时间去列出文件材料名和流程图,以及对应该收集哪些档案进行了研究,石油行业咨询领域的利益相关者也提出了信息管理方面的建议,对收集内容进行了评估。一些公司还表达了对向第三方机构和社会公众提供特定类型档案利用的担忧,他们认为这些档案和公司经济利益密切相关。虽然近来媒体要求标普公司向社会披露档案的行为让一些公司感到如果不披露档案将带来信誉危机,但向社会公布商业档案的行为在英国并不多见。

    还有,各公司档案人员流动性大给项目带来了一些困难。之前,我通过参加能源信息管理年会接触到了行业内负责档案管理的人员,向他们介绍了项目正在收集的档案的类型,解释了关于长期保存等方面的问题。但行业内档案人员流动性很高,已建立的联系则面临随时失去的可能,需要从新开始。

    另外,我在工作中发现,公司通常愿意向我们移交档案,但是不愿意给我们提供额外的确保档案持续管理的资金,特别是随着近来石油价格的下降,企业愈发不愿意向不产生经济效益的地方投入资金,使得项目开展陷入困境。还有一个问题是,现阶段公司答应在拆除设备时将相关档案移交给项目,但到最后真正拆除的时候,却有可能变卦,因此确保公司按承诺行事非常重要。

    我们学到的一个教训是,在与企业沟通的过程中,要保持灵活性,对不同企业应采取不同的方式。我们最初提供给各家公司一个全范围文件材料归档整理移交的计划,但是一些公司明确表示,他们的预算无法承担这么大规模的方案,因此,我们又提供了一个删减版的方案,让企业移交一部分给我们,另一部分改为提供相关类目信息,这样就减少了企业为此花费的资金。相较而言,北海地区的老企业更容易接受保护全范围档案的方案,对于北海地区成立不久的石油公司来说,会更关注一些具体类型档案的保管。

    考虑到石油天然气设备拆除工作的长期性,特别是技术方面的发展让石油天然气田的寿命得到延长,我们意识到争取各方支持是一个长期的工作,可能要5年、10年、15年后才能看得到结果。只有现在向这些公司普及档案的重要性,到了拆除设备的时候,他们才会想到将档案移交给我们的项目。

    挪威的同行已经证明了我们所采用方法的可行性,他们已经处于一个领先地位,但这也花费了他们20年时间。机会垂青有准备的人,我们将探索其他途径,通过口述历史项目、数字化项目等方式,向关键的利益相关者展示通过档案管理所取得的成绩,为未来发展打好基础。

    总而言之,企业关键人物的支持是推进项目最有效的途径,制定强制性的规定、获取相关行业团体的强力支持也非常重要。但由于行业缺乏历史意识、油气田的所有权经常发生转变、档案中包含敏感的经济信息、企业不想为保存档案长期付费等原因,项目的推进遇到了一些困难,这更要求我们明确需要收集档案的类型和内容

    作者系“获取能源”项目发展官  郑艳方 编译

    原载于《中国档案报》2019年2月28日 总第3340期 第三版

 
 
责任编辑:张雪 实习编辑:魏安宁
 
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