地下管线，被称为城市的“毛细血管”，现代生活必需的公共资源如自来水、信息网络等的输送都有赖于地下管线，而地下管线的维护、改造等均离不开地下管线档案提供的基础信息。但长期以来，上海市浦东新区的地下管线档案与基建类工程项目档案相比，在管理的规范性等方面存在一定差距。
2018年上半年，为提高地下管线档案管理水平，浦东新区档案局业务督导办以“不忘初心、牢记使命，勇当新时代先行者、排头兵”大调研为契机，主动出击，先后走访了市、区地下管线行政管理部门，以及浦东燃气公司、国家电网浦东分公司、威立雅水务公司、上海信息管线有限公司4大地下管线公司，通过调研，了解现状，开出良方。
在走访过程中，浦东新区档案局业务督导人员了解到，虽然存量地下管线资料基本做到按项目归档，但大部分未进行验收和数字化，保存下来的档案也大多存在着文件缺失或编制不符合规范等问题。例如，上海信息管线有限公司自2012年起核发《建设工程规划许可证》的建设项目有130个项目竣工档案未提交验收；国家电网浦东分公司核发《建设工程规划许可证》的120个建设项目竣工档案均未提交验收。
浦东新区档案局业务督导人员经过调研，认为造成地下管线档案工作薄弱的原因，一方面是因为建设单位对档案工作的基础保障作用认识不到位，重视程度不够。地下管线工程作为民生工程，通常时间紧、任务重，许多项目一完工就投入使用，因此在地下管线建设中普遍存在着“赶施工进度、轻资料管理”和“先使用、后验收”的现象。另一方面是与管理部门的缺位有着密不可分的关系。一是同步指导监管的缺位。地下管线建设项目的行业主管部门掌握着项目施工的核心信息，而档案部门因未与其建立及时有效的信息共享渠道，致使未能与施工同步跟进进行指导；同时，地下管线档案监管工作缺乏有力抓手，造成竣工档案收集不力。二是地下管线资料归档范围和移交制度不健全。目前在市级层面尚未制定统一的地下管线资料收集归档和移交制度，导致想加强这方面工作的建设单位也不知“交什么、怎么交”。
经过与建设单位、行业主管部门反复磋商，浦东新区档案局根据新区行政审批制度改革“进一步提高办事效率、进一步方便企业办事”的精神，瞄准4大地下管线公司怎么管、交什么、怎么编和怎么交的难点，改善地下管线档案工作的内部和外部环境。
加强指导，建立健全建设单位内部档案工作制度。由相关建设单位充实档案管理岗位人才力量，由浦东新区档案局提供现场工作指导，帮助企业加强基础制度建设；针对收、用等环节，完善地下管线档案管理办法，加强信息化平台建设，推进存量档案逐步实现数字化。
明确存量和增量档案编制、移交的口径。浦东新区档案局和4大地下管线公司协调确定，对于存量地下管线档案，根据实际情况，遵循“尊重历史、尊重材料形成客观实际”的原则，在档案资料符合编制规范后分批次进行接收；对于新增地下管线，在市级规范出台前，由浦东新区档案局会同4大地下管线公司在行业内档案标准的基础上，研究制定新区地下管线资料归档范围的暂行规范；在市级规范出台后，再遵照市级规范执行。在档案接收方面，开启存量地下管线档案的绿色通道，提供《移交接收单》作为凭证；新增地下管线档案按项目逐一在“建设项目档案信息报送平台”进行登记、报送、验收和指导申请，浦东新区档案局验收通过后核发《建设工程竣工档案检查结论单》《上海市建设项目（工程）档案验收合格证》。
目前，浦东新区档案局已对各地下管线建设单位档案人员开展了统一培训，明确新增地下管线档案的编制要求，各建设单位的存量地下管线档案的整理编制和数字化工作也已同步启动。截至2018年年底，已完成首批地下管线存量档案的移交接收工作，共接收天然气管线存量档案320个项目1404卷、信息管线存量档案11个项目55卷，标志着地下管线档案监督指导工作取得了阶段性成果。
浦东新区档案局将进一步加强与相关政府管理部门的联络，打破“信息孤岛”，建立建设项目管理的信息共享机制，理顺地下管线建设项目审批流程，完善监管体制机制，加强同步监督指导，确保地下管线档案收集齐全、编制规范。
原载于《中国档案报》2019年3月21日 总第3349期 第三版 | 