“我终于成功办理退休手续了！”利先生给广东省佛山市档案馆打来电话，激动地表达自己的感激之情。因为工龄证明材料不全，利先生的退休手续迟迟办不下来。他四处奔波无果，抱着最后一丝希望来到佛山市档案馆。工作人员根据线索，在一摞摞几年前接收的国有改制企业档案卷宗中，找到了利先生所需的合同原件，以此为凭，他顺利办理了退休手续。近年来，这种档案利用事例在佛山市档案馆不难看到。关键时刻，国有改制企业档案成为保障职工利益的有力凭证。
随着经济体制改革的不断深入，20世纪90年代初，佛山开始实施国有企业改革，10多年间，一大批市属国有企业陆续转制退市，这中间牵涉上千家国有企业的改制变动，涉及应处置档案数量多达数百万卷。由于在国有改制企业改革初期，档案工作并未被纳入其中，部分国有企业档案根本没法接收；一些国有企业因管理不善，重大决策的记录、资产凭证、财务账册、法律文书、经济合同等重要文件散失；部分档案因保管条件不善，随时可能流失……档案安全状况令人担忧。
面对国有改制企业遇到的新情况、新问题，佛山市档案馆主动介入，及时组织开展全市破产改制企业档案管理专项调研，并根据调查结果向市政府提出合理化建议，联合国有改制企业主管部门开展了档案抢救工作。近年来，市档案馆不断探索国有改制企业档案的处置方法，在摸索中不断前行。目前，佛山市档案馆已经接收69家国有改制企业近14万卷（件）档案进馆，并整理企业文书档案、职工人事档案、会计档案等1.2万多卷（件），为300多名职工的工龄核定、岗位认定等提供了有效凭证。
及时介入 多方联动
为更好地了解市国有改制企业档案工作状况，早在2011年，佛山市档案馆就专门对国有改制企业档案的种类、流向、保管条件等方面进行了专项调研，准确掌握国有改制企业的第一手资料。这为下一步接收改制企业档案并科学有序组织开展抢救整理工作走好了关键的第一步。
国有改制企业档案处置工作涉及面广、工作量大、时间跨度大，并非档案主管部门单枪匹马能完成的。佛山市档案局多次与市国资委、市公盈控股有限公司等多家国有改制企业主管部门沟通协调档案处置事宜，共同商讨解决方案，并达成共识、分工合作。在有关部门的支持配合下，2011年年底，市直国有改制企业档案处置工作正式启动。2012年初，市档案局与市国资委联合下发《关于做好佛山市属转制退市企业档案处置工作的通知》，对档案的接收范围、接收顺序、质量要求、移交程序等都作了详细的规定，进一步明确国有改制企业主管部门对企业档案移交工作的责任。
统筹安排 科学推进
随着大量国有改制企业档案的接收进馆，档案馆库房面积不足的问题日益凸显，一边是已接收进馆但还没有条件整理的档案，一边是数量庞大、保管情况复杂需要尽快接收的档案。面对这种情况，市档案馆领导心急如焚，一方面加快推进档案馆新馆的建设，一方面对拟接收进馆的国有改制企业档案进行了科学划分，统筹安排档案进馆顺序。对保管条件较差、没有签订代管协议、没有实行集中管理的企业的档案，优先接收；对已集中保管的转制及退市企业的档案，暂缓接收；对与主管部门签订了代管协议、保管状况良好的企业的档案，在新馆投入使用后再完整接收。
靠前指挥 保证质量
由于档案馆面积的限制，接收来的档案资料暂时未能进行整理，这为查档工作带来了不便。前来查档的群众越来越多，改制企业档案整理工作迫在眉睫。然而，在大量抢救进馆的档案中，普遍存在零散文件多、组件立卷难度大，甚至出现纸张霉变、破损情况严重等，需要及时对这些档案进行接收、鉴定、整理和编目，工作量之大、耗时之长不言而喻，仅靠内部力量很难在短时间内完成如此艰巨的任务，迫切需要以购买服务的形式开展整理工作。要做好这项工作，经费保障是前提。为此，佛山市档案局积极与市政府沟通协调，得到了市政府的大力支持，每年市政府都以拨付专项经费的方式支持国有改制企业档案处置工作。
为更好地做好国有改制企业档案的接收和整理工作，佛山市档案局成立了国有改制企业档案整理项目工作组，工作组的职责分工清晰明确，从前期的标书制作到最后的进馆验收都一目了然。2016年年初，市档案馆新馆正式投入使用后，市直国有改制企业档案接收和整理工作同步展开。为更好地做好接收工作，市档案局制定了《市直国有改制企业档案接收方案》，对档案进馆的相关工作作了具体安排。档案进馆前，由馆领导带队、组织业务骨干对代管企业的所有待移交进馆的档案进行查验，严把档案进馆关；档案进馆时，要求档案馆派出的前方接收组与后方上架组密切配合，对档案进行清点、核实，由双方确认无误后将档案运往市档案馆，确保档案安全；馆内接收上架组负责接收档案的清点、清单编制和数量统计工作。为保证国有改制企业档案整理的质量，佛山市档案局制定了《佛山市国有改制企业人事档案整理指引》，并对中标公司档案整理人员进行严格的审核及施工前培训，指定一名业务骨干专门对整理项目施工现场进行全过程监管，确保在现场遇到的问题能得到及时处理。
原载于《中国档案报》2018年3月8日 总第3190期 第三版 | 