阿胶，与人参、鹿茸并称“中药三宝”，因产自山东省东阿县（今平阴县东阿镇）而得名。1950年，为发挥东阿镇阿胶产业优势，弘扬正宗阿胶品牌，当地党委、政府在东阿镇建立了第一家国营阿胶生产厂——山东平阴阿胶厂，即山东福胶集团有限公司（以下简称“集团”）的前身。集团自成立以来，研发生产了药品、保健品、食品3大系列近百种阿胶产品。在集团不断发展壮大的几十年历程中，功不可没的除了传统工艺，还有并不被人熟知的企业档案。
集团董事、副总经理黄长勇表示，在市场经济环境下，企业档案是企业宝贵的无形资产和不可再生的信息资源。近年来，企业档案在保障产品质量、助推企业发展、依法维权及推进企业文化建设方面发挥了不可替代的作用，产生了可观的经济效益和良好的社会效益。在福胶集团，坚持用严格规范的传统工艺生产原汁原味的优质阿胶，坚持用现代企业管理理念和现代化档案管理方法做好企业档案工作，被奉为保障企业持续发展的“金科玉律”。
收全管好规范有序
多年来，集团高度重视档案工作。早在1998年集团成立之初就组建了档案室，负责集中统一管理集团档案，统筹档案业务建设。
档案室主任刘军介绍道，集团曾发生过其他部门工作人员来档案室查找资料但未查到的情况，这对档案室工作人员触动很大，“其他部门需要，说明这个材料应该归档，但档案中没有，是源头上没有形成文件材料呢，还是整理归档的时候丢失了，或是移交的时候遗漏了？不管哪种可能，都说明企业管理在某个环节存在漏洞”。意识到这一点，集团愈发重视档案工作。“我们的档案管理工作形成了‘倒逼’机制，透过检查文件材料收集的质量查找分析管理问题，从而有效地规范了企业管理”。
2013年以来，企业档案部门在强化和规范文件材料收集工作上下功夫，把好档案“入口”，从源头上建立覆盖企业科研、生产、经营、管理各个环节的档案资源体系，取得了显著成效。有关制度规定，各业务部门向档案室移交档案时，档案员和部门负责人要在《档案移交登记表》上签字，承诺所移交的档案数量齐全、质量合格、内容真实、整理规范；对个别业务部门由于工作需要无法按时移交的情况，档案员和部门负责人要书面说明原因，并在延展期内完成移交工作；档案室有权拒绝接收不符合整理要求的档案，退回档案形成部门并限期整改，达到要求后及时移交。一系列制度的执行，改变了以往存在的“业务部门交什么，档案室收什么”的局面，提高了档案整理质量和规范程度，提升了企业档案资源体系建设水平。2016年12月，集团档案室被评为山东省档案科学化管理先进单位。
软硬件建设更上层楼
档案室成立初期，档案库房面积有限。刘军介绍说，那时因为库房狭小，一些档案甚至需要放在下属公司的档案室。特别是近年来，随着集团的快速发展，形成和积累的档案数量大幅增加。这对档案工作提出了更严格、更全面和不断与时俱进的要求。
在集团领导的大力支持下，2012年，以建设福胶生物产业园为契机，集团重新规划建设档案室。在产业园建设初期，集团就将新建档案室列入重要议事日程，作为园区建设总体规划的一部分进行部署。2015年7月，新档案室正式启用，可以基本满足今后20年档案接收保管的需要。目前，档案室保管着党群类、行政管理类、经营管理类、科研类、基建类、食品安全类等11类档案，总数约2.1万卷（件），其中食品安全类档案约1000卷（件），实物档案近100件。
黄长勇介绍说，人是企业档案工作中最活跃、最重要的因素，这是集团领导层的共识。多年来，集团高度重视企业档案管理人员的选拔培养和继续教育工作，以“人”这个关键环节为突破口，不断健全档案工作管理网络，建立了科学高效的企业档案工作体系。集团在历次机构变动后，都对档案工作领导小组进行相应调整，确保档案工作不断档、不削弱、不被边缘化。目前，企业档案工作小组办公室设在集团行政部，各公司、各部门都按工作需要配备了兼职档案员，并对专兼职档案员的业务学习、专业评审、业绩考核、职务晋升等作出了明确规定。
企业发展以档为翼
档案室保存的清代历史档案记录了阿胶原材料构成、制作技艺和生产工序，是集团的“传家宝”“聚宝盆”，这些宝贵的资料在知识产权保护、打造品牌和非物质文化遗产传承中发挥了极大作用。
“福”字商标源自咸丰皇帝给邓氏树德堂的御笔亲赐，是阿胶生产企业的金字招牌。1980年，集团依据清代档案，将“福”字注册为产品商标，至今，福胶集团利用阿胶历史文化档案，在境内外申请注册商标100多件。
在集团申报“阿胶原产地”标志保护注册、申报中华老字号、申报国家级非物质文化遗产时，档案室提供了老东阿县地图、老东阿熬胶盛景图、东阿镇熬胶民谣、熬胶作坊仿单等历史资料，使福胶品牌顺利通过认证。
产品质量关系到群众的身体健康和生命安全，产品质量档案和食品安全档案是保证产品质量、维系企业生产发展的无形屏障。集团专门设立了由总经理任组长的食品信用档案管理工作领导小组，开辟了食品信用档案专门库房，制定印发并严格执行《山东福胶集团食品信用档案目录》，作为此类档案整理的基础性规范。
在加强和推进食品安全档案工作中，集团档案部门从源头抓起，从原辅料招标采购到成品出库，保存了完整翔实的档案资料，建立了“全覆盖”“一条龙”质量信息追溯体系。近年来，在药品GMP认证、保健品GMP认证和食品QS认证工作中，产品质量档案发挥了重要的依据和凭证作用，使福胶集团的各类产品顺利通过有关部门的认证，为企业发展插上了腾飞的翅膀。
原载于《中国档案报》2018年1月29日 总第3175期 第一版 | 