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微信群指导与实地检查并重

助推哈尔滨驻外办事机构档案规范管理

作者:徐英喆

来源:中国档案报

2017-12-01 星期五

    哈尔滨市政府各驻外办事机构(以下简称各驻外办)是市政府在全国各主要城市驻地的重要窗口部门,各驻外办在公务活动中形成的档案是市政府档案的重要组成部分。近几年来,市政府办公厅和市档案局高度重视各驻外办档案工作,加强领导,主动服务,强化指导,推动各驻外办档案工作迈入标准化、规范化轨道。

    2016年,哈尔滨市档案局创新档案业务指导方式,建立“哈尔滨驻外办事处档案业务指导”微信群,通过在线视频、音频进行档案业务指导,有效解决了因地域分散、距离较远,不能及时对各驻外办档案工作进行指导的难题。2017年,为了加强各驻外办档案工作,进一步规范文件归档和档案移交工作,市政府办公厅和市档案局成立两个联合工作组,由市档案局主要领导和分管领导分别带队赴北京、上海、天津、深圳、大连、广州、厦门7个驻外办开展档案工作检查指导和进馆档案预验收。工作组通过听取工作情况介绍,查看各类账簿、表格等档案资料,深入库房检查档案保存状况等方式,对7个驻外办的档案工作进行了“全面体检”,既指出了问题,提出解决办法,还为工作进一步发展提出了意见和建议。检查结束后,形成综合检查情况反馈,在对各驻外办档案工作给予充分肯定同时,指出了存在档案人员变动频繁、档案工作水平参差不齐、归档不全、整理不规范、档案信息化滞后等问题,要求各驻外办采取有效措施加强整改。

    通过此次业务检查,各驻外办领导和相关工作人员的档案意识得到进一步增强。大家纷纷表示,要克服各种困难,统一思想,坚定做好档案工作的决心和信心。各驻外办办公条件非常紧张,经市政府办公厅相关职能处室积极协调,使各驻外办的档案工作软硬件设施得到大大改善。北京、上海、广州办事处克服困难,建立了独立档案室。有的办事处虽然没有条件设立单独档案室,但也购置了专门档案柜、密码柜等,配齐了档案基础设施设备。根据此次检查各驻外办档案管理实际情况,明确了文件材料归档范围与保管期限,确定了科学合理的档案整理方式,使各驻外办档案业务工作得到进一步加强。市政府办公厅统一了发文和收文处理用纸、会议记录用纸,规范了驻外办文件运转工作。各驻外办档案整理与移交工作实行“三步走”。今年6月底之前,按照相关标准和要求完成2016年度文件材料归档工作;8月至12月,力争完成2001年至2007年档案移交工作;年末至2018年上半年,完成2008年至2015年档案整理工作。截至目前,各驻外办已全部完成2016年度文件材料立卷归档工作。北京、上海、天津、大连4个办事处完成了2007年以前档案的移交工作。

    在此次实地检查中,通过面对面征求意见,市档案局对进一步加强各驻外办档案工作的指导和服务提出了“三个加强”的明确要求。加强对各驻外办档案工作人员培训,通过微信群随时掌握人员变化情况,对新入职档案工作人员通过多种渠道和方式及时进行业务培训,避免发生档案工作断档情况;加强对各驻外办档案工作的监督指导,服务、指导、监督并重,除通过微信群进行日常业务指导外,还要定期进行实地指导;加强各驻外办的档案信息化工作,根据全市档案信息化发展的统一规范要求,既要接收纸质档案,又要接收电子档案。下一步将加大各驻外办档案信息化指导工作,争取早日实现与全市档案信息化建设同步发展。

    原载于《中国档案报》2017年11月30日 总第3149期 第三版

 
 
责任编辑:王亚楠
 
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