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谁应为保存档案负责?

——米兰企业文化中心在公共和私人领域的经验做法

作者:安东内拉·比洛托

来源:中国档案报

2017-11-21 星期二

开栏的话

    为了介绍外国企业在档案管理方面的经验和案例,本报三版国际档案界从即日起,开设“企业档案在未来的角色——外国企业档案工作”栏目,从国际档案理事会企业处近几年关注的重点和历年年会报告中选取部分具有典型性和借鉴性的文章进行编译。国际档案理事会企业处成立于1990年,其前身为商业档案委员会,服务宗旨是推动全球企业档案和商业文件的保存和利用。它的成员来自世界各地,拥有共同的工作目标和相同的愿景,其中不乏许多世界500强企业。

    栏目第一期介绍的是2015年国际档案理事会企业处年会的主办方意大利米兰的企业档案管理工作,米兰企业文化中心初创时是为了保存历史档案并推广企业文化,但是近年来在国家经济整体低迷的形势下,面对一些公共机构的投资和兴趣逐渐减少的情况,他们是如何突破困局的?敬请读者关注。

    意大利米兰企业文化中心是一个非营利性组织,由米兰商会于1991年创立,旨在保存企业文化并开展相关方面的研究。简单来说,该中心是没有直接资助的独立私人机构,为其内部会员以及外部用户提供有偿服务。从2008年开始,中心受到经济危机的影响,开始陷入财务困难,一些公共机构参与文化活动的热情和兴趣也随之递减,特别是不少公共机构对保存米兰地区企业档案项目的缺席,加重了这一危机。从1998年开始,一项名为“区域经济档案馆”的项目实施,最初设想是将企业所有具有高度历史价值的档案文献资源保存在同一处,这个模式在欧洲普遍推行,其中有德国模式、法国模式、英国模式。在德国模式中,这个保存机构与当地商会有着密切联系;在法国模式中,保存企业档案很大程度上是法国文化部档案管理部门的职责所在,该部门也是国家档案馆的分支之一;在英国模式中,保存企业档案实则是在大学的支持下进行的。

    20世纪60年代和70年代早期的意大利,一直遵循法国模式开展企业档案管理工作,较为典型的是特尔尼钢铁公司的例子,现在该公司的档案已移交给国家档案馆。当时,也有专注于某一特定行业的企业档案中心,如出版、贸易联合会等。后来,开始试行德国模式,在安萨尔多基金会项目中,在利古里亚建立了商业档案馆,莱格勒项目在贝尔加莫地区建立了商业档案馆。直到开始实施英国模式,建立集团或公司档案馆,伦巴第大区的一些地方开始将企业档案捐赠给大学。举例来说,在天主大学,马里奥罗马尼档案见证了意大利天主社会运动;在博科尼大学,接收了烧毁并经修复的纸质档案;在米兰国家大学,保存着邦皮亚尼档案。由此不难看出,意大利企业档案管理模式是多种并存的。

    米兰企业文化中心地处米兰地区,采取德国模式进行档案管理,现存排架长度400米的企业档案,包括卡拉巴尔仪器公司、爱迪生能源公司,以及那些破产和关闭公司的档案,还有一些机构将档案委托给第三方机构(企业文化中心)保存并提供利用。作为一家文化协会,企业文化中心与米兰商会有着密切联系,米兰商会作为“一个强大的主体,在文化界和企业界进行协调并充当担保人”,但在功能上,中心是私营主体,其会员在财务上对其提供支持,在市场上,依托地区、商会、当地机构和大学的体系独立运营,与此同时,在选择研究领域和内容时保持独立。

    区域经济档案馆项目的运行成功使米兰企业文化中心经受住了近年来的经济危机。项目的创始者出于为公私行业间提供某种补偿的需求,意识到在体制内不可能得到商会持续的公共支持,在市场逻辑下,建立该项目是必不可少的手段。此举的益处还在于,降低了因政治和经济因素导致政府公共部门对某些私人行业削减或冻结资金所带来的影响。另外,市场的波动给企业文化中心的活动带来持续显著影响,因此,我们竭尽所能使公共领域和私人领域资金投入达到现金流平衡,目前来看,私人领域对该项目的参与和投入变得越来越多。

    尽管如此,在存在财务问题的阶段,区域经济档案馆项目进展得并不顺利,只能对保存的现有档案进行管理,只有当更多资金注入后才能继续扩大收集范围。当大范围的经济危机发生时,来自公共领域的支持会显得格外必要,因为此时正是公司倒闭及其档案丢失的高峰期。公共资金的急剧缩减,使公共行业很难像过去一样对外部文化活动进行投资,这是一个很大的变革。比如,无论是伦巴第大区档案的保存,还是米兰商会被委托保存的米兰老商户的怀旧物品,虽然这些老商店大多已经不复存在,但遗留下成百上千的录音带等档案,记录了一个世纪以来的商业发展史。究竟是谁肩负着保存这些记忆的任务?人们是否能意识到保存已经消失行业的账目等档案文献资源的重要意义?

    在当前形势下,企业文化中心得以持续运营的根本在于进行了审慎的用心管理。中心保存着初创至今多年来的活动档案,在一些会员的支持下,即使承担损失仍要保存档案并提供公众利用。目前,中心虽然没有能力接收新的档案,对现有保存的档案不再做进一步投资,但业内人士仍对未来持乐观态度。市场回暖的信号正在逐步显现,在改革中,公共项目及公共事业机构也正在对文化经费的削减作出抵抗。企业文化中心的会员组成仍保持稳定,有商会、贸易联盟、基金会、公司等,虽然数量上比从前少,我们仍然相信,公共和私人领域会达到平衡,这也是我们突出的特色。在经济危机和财政资金短缺的情况下,一些公司倒闭带来了大量记录社会、企业以及生产的记忆的损失。在危机中,企业档案作为企业文化的一部分,很难得到首要关注。企业档案是个人和集体身份的重要组成部分,在因人为或自然灾害丢失、损毁时,必将付出惨重的代价。这里所说的档案不仅是指纸质或数字档案,还有文物、绘画、模型、描摹图、照片、样本等。这些都是商业发展和创新的证据,以及在数十年后、甚至几个世纪后,企业为国家作出贡献的真实见证。

    杨太阳 编译

    原载于《中国档案报》2017年11月16日 总第3143期 第三版

 
 
责任编辑:李聪
 
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