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社保档案暖了心窝点亮了生活

——内蒙古自治区牙克石市社会保险事业管理局档案工作侧记

作者:本报记者 崔珍珍

来源:中国档案报

2017-11-15 星期三

    今年是内蒙古自治区成立70周年,也是牙克石市社会保险事业管理局(前身为“牙克石市养老基金统筹办”,以下简称“市社保局”)成立30周年。在这片被誉为“森工之都、冰雪之乡”的辽阔土地上,当地百姓见证了30年间牙克石市社会保障体系的发展,也从2010年市社保局开始尝试社保档案规范管理到如今的7年中,体会到了社保档案给予百姓的真真切切的“获得感”。

支起一个摊儿

    30年前的市社保局仅有6名职工,只开展了养老保险摸底调查工作、初步建立养老保险金收缴工作两项业务;30年后,单位职工增加到31名,业务扩展到10多项,退休人员档案管理也成为诸多业务之一。如今,市社保局平均每天接待群众400余人次,承担着近6.9万名离退休职工养老保险待遇审核、生存认证、待遇发放,约7.3万名参保人员的缴费、信息维护等工作,且所有工作都在档案中留下了痕迹,也都经由档案工作人员收集管理并提供利用。

    市社保局档案库房的示意图上密密麻麻地注明了每个档案柜中的档案类别、卷宗号和保管期限。通过这张图,哪怕从来没有调取过档案的人也能快速找出所需档案。而对于这里的档案工作者,哪类档案存放在哪个区、哪个密集架,他们早已烂熟于心。

    市档案史志局局长张习军对记者说:“市社保局建立初期,档案资料保管零乱,没有具体分类,没有良好的储存环境,只是简单的混合管理,在没有经验和可借鉴的工作模式的情况下,市社保局边学习边实践,主动请专业人员上门指导,学习档案管理知识。在综合档案室建立的第一年,市社保局就被评为自治区三级合格档案室。”

    “取得初步成效后,我们就率先申请晋级自治区一级档案室,全体工作人员白天做日常工作,晚上到综合档案室加班,6个月后,全部纸质档案完成了数字化,2012年7月,综合档案室成功晋级。”市社保局局长刘国华介绍说。

    回忆起当时的情形,综合档案室主任赵传鑫笑着说:“那时工作人员少,我们就发动自己的孩子做起了兼职,利用休息日时间一起进行电子化工作。”

    如今,市社保局已经制定了15项档案管理制度,并建立了《查(借)阅档案登记簿》《档案利用登记簿》等工作记录台账,基本建立了办公室和业务科室共同组成的档案管理网络和工作机制。

    “我们现在定期召集各个科室的负责人开会或进行培训,对文件材料收集工作和档案管理有关规定进行讲解,现在大家都能够很流畅、及时地将材料提供给综合档案室。”赵传鑫边走边介绍。

架起两座桥

    扫描、存储备份、图片处理、上传等一道道工序在综合档案室里有序进行着,1台扫描仪、5台计算机在5位工作人员的娴熟操作下已经形成了一条档案电子化流水线。市社保局的档案信息化,不仅架起了与百姓之间的“连心桥”,还在保障安全上搭建了一座“安全桥”。

    “自2010年开始,市社保局就尝试建立电子档案,档案电子化系统建设利用计算机、扫描仪、网络、多媒体、数据库技术等手段,对档案资料和现行文件进行收集、加工、整理、目录录入、扫描、存储备份、后期处理等工作,使之转化为软件形式的二次文献信息,实现电子图片与现有档案管理软件原文挂接”,刘国华介绍道,“档案数字文件代替了实物,提高了工作效率,把工作人员从低效、繁重、重复性较高的手工录入工作中解放出来了。截至目前,市社保局已完成数字化全文扫描65万余条,占室藏档案的100%,市社保局的档案全部实现了电子化管理”。

    为了更高效地利用好电子档案这一资源,刘国华向记者介绍道:“市社保局在‘内蒙古12333’手机客户端增设了电子档案查询模块,退休人员通过输入实名制校验的退休人员姓名、身份证号码,系统就可自动显示其电子档案信息,做到了百姓足不出户、在外人员随时随地知晓个人档案详情、政策法规等相关信息。”

    前来指导市社保局档案信息化工作的市档案史志局副局长郎海波说:“加强档案信息化建设中的网络安全控制是保护个人隐私、保障机制正常运行的关键问题。为此,市社保局设立了访问控制、网络权限控制两层防线,控制着准许哪些用户在特定的时间应用网络资源,哪些用户能够登录到服务器并获取网络资源,准许哪些用户可以访问哪些目录、文件和其他资源,防止用户越权操作。此外,还设立工作职责网络图,按照工作职责进行分工,分配网络工作权限,设立登录账户和密码,在各自职责范围内获取相应的信息资源。”

点亮百家生活

    走进市社保局综合档案室,挂满墙壁的一面面锦旗映入记者眼帘,它们诉说着朴实的老百姓的感谢之情。红色锦旗背后的一个个真实的故事也为每个家庭撑起了一片蓝天。

    2014年,78岁的老人从广东赶到市社保局,想为儿子找回多年前曾在单位交过的养老保险金。经过详细询问,工作人员了解到,老人多年前随儿子赴广东生活,转迁多地,儿子一直靠打零工生活。前几年,儿子在工地不慎摔伤,生活不能自理,雇工老板慌忙逃跑,仅靠老人的退休金难以支撑高额的医疗费和生活费。后来,老人无意中听说牙克石市的养老保险政策非常优惠,政府这些年非常重视职工参加养老保险情况,并拨付专项资金为破产企业职工缴纳养老保险金,已做到全民参保。老人想到儿子曾是牙克石市一家国有企业的下岗职工,但已多年没有与原单位联系,还能为儿子找回养老保险吗?思虑再三,抱着试试看的想法,老人踏上了回内蒙古老家的列车。

    针对此事,市社保局成立了临时工作组,深入到老人儿子曾经工作过的单位,多方查找共同工作过的同事,积极联系工作单位主管部门,出具人证、物证,找到了他的人事档案。“我们开展了专项档案资料查阅工作,由于所需要的资料年代比较久远,文字书写不规范,字迹模糊,怎么样准确无误地查找到老人家的儿子缴费情况,成为摆在我们面前的困难。通过电子档案的专业技术,放大原始资料,恢复原始资料原文,反复核实,仔细比对,快速汇总多方资料,最终突破重重难关成功找到了25年前老人儿子的养老保险缴费记录,为老人解决了后顾之忧。”赵传鑫回忆道。

    老人满含热泪,激动地说:“没想到,真是没想到,这么快就解决了我的难题,压在我心里的石头终于落地了,说什么也表达不了我的心情。”事后,老人将一面绣有“为基层排忧解难 做人民满意公仆”的大红锦旗送到了市社保局。

    记者翻开《2017年档案借阅登记簿》,单位、姓名、借档理由、借档时间、所押证件、经办人签字、联系电话、交回时间、交回人签字等各项信息清楚工整地填满了一页页表格。对比每年的档案借阅登记簿,可以发现,随着档案利用范围的逐步扩大,已经由过去查阅单一的工作情况履历,扩展到政治生活、遗产继承、户籍迁移、子女就业、享受各项社会性补贴服务等多项功能。同时,这不仅是一册登记簿,也是获取信息反馈、分析利用效果、提升利用效率的重要依据。

    2017年上半年,市社保局迎来了退伍军人查档高峰。“我局存放的已退休人员档案有3万多卷,面对繁重的核查工作,如何做到不重复登记、不落下一人、不漏查一份档案,是对我们的考验。”赵传鑫回忆道,“我们先联系参保单位上报了退休职工的基本情况,然后通过社区、电视、网络等渠道向社会发布信息,最后组织职工每天加班调阅每份退休档案资料,检索参军履历情况,最后,这些看起来并不起眼的档案成功为381名退伍军人提供了参军入伍、获得嘉奖、伤病伤残、退伍安置等多项证明材料”。

    381名退伍军人的材料沉寂在3万多卷档案中,这1%的检索概率牵动着每名退伍军人100%的人生,牙克石市社保局的档案工作者也为了1%的希望,倾注了100%的热情;而也就是这持续的100%的热情,暖着每个牙克石市参保人员的心窝,点亮了无数个家庭的幸福生活。

    原载于《中国档案报》2017年11月9日 总第3140期 第一版

 
 
责任编辑:王亚楠
 
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