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愿做隐形翅膀助力大飞机起航

——商飞档案管理工作纪实

作者:范雯然

来源:中国档案报

2017-11-07 星期二

    中国商用飞机有限责任公司(以下简称“商飞”)是实施国家大型飞机重大专项中大型客机项目的主体,也是统筹干线飞机和支线飞机发展、实现我国民用飞机产业化的主要载体。目前,商飞正在开展ARJ21新支线飞机、C919大型客机和远程宽体客机的研制。2017年5月5日,C919首飞成功实现了中国百年“大飞机梦”的历史突破。在如火如荼的大飞机业务研发中,档案工作闪烁着灼灼光芒。

管理机制展现企业管理特色

    商飞的重要任务是研发大型客机,业务活动中产生的文件天然带有原生特性。从载体形式来说,商飞有纸质档案、电子档案、实物档案等。其中,电子档案包含文本、音频、视频、三维数模等。商飞特别重视数字化建设,仅2016年就完成了45万页纸质文件的扫描工作。可以预见的是,无论是原生电子文件还是纸质文件,随着数字化进程推进,这些文件都将以电子形式保管利用。《纸质档案数字化技术要求》《电子文件归档与管理办法》《档案数据库构建要求》等制度、标准为商飞电子文件管理夯实了工作管理基础。

    从档案门类来说,商飞的档案涉及公文、经营管理、财务、知识产权、型号、设备、基建、质量、标准等。归档文件的不同类型促使商飞形成了3种主要的电子文件归档模式,即电子公文归档管理、型号技术文件归档管理与声像资料归档管理。公司每年制定专项归档任务,根据任务要求,型号技术文件等发布后,通过业务平台与档案系统接口实时归档;声像资料定期收集、定期归档,为公司积累珍贵资料。

    在系统建设方面,商飞以内部统一使用的档案管理系统为基础,通过建设档案管理系统与业务系统之间的接口完成电子文件的全生命周期管理。通过开发业务系统与档案系统集成接口,确保业务系统中形成的电子文件实现在线归档,这是商飞丰富电子档案资源的重要方式。以办公自动化(OA)系统为例,在OA系统中办结的文件均进入预归档状态,元数据、处理痕迹,如批文单、处理记录、修改痕迹等,以及文件本身,通过接口打包进入档案管理系统。档案管理人员审核后,正式归入某一专题,如C919专题。通过系统和人工两种方式保障电子文件的真实性、完整性、可用性和可靠性。对于永久保存的电子文件,商飞还使用光盘进行异质保管,更好地保证电子档案的可用性。

    在基础设施方面,商飞将一些档案管理先进理念注入档案馆舍建设过程,选址科学,库房内部排列着自动密集架。细水喷雾灭火系统、气体灭火系统、安保系统等为档案安全打造了坚固的屏障。

服务情怀诠释档案人员追求

    在商飞,档案部门和档案人员真正做到了高效服务企业发展。企业采用“先归档后发放”的档案利用方式,无论是在ARJ21新支线飞机还是C919大型客机和远程宽体客机的研制过程中,都是由档案部门向研发、装配现场直接提供档案查询服务。

    “重要文件来源”已成为档案部门在公司特有的标签,从侧面展现了档案部门权威、可靠的形象。档案部门还借由版本控制,辅助前端业务管理活动。由于在文档利用过程中可能出现由于设计更改而需要调整文件的现象,为了保持现场文件与档案管理系统中的文件一致,所有调整需要同步反映在档案管理系统中。

    进入档案“后保管时代”,知识管理的特点要求档案人员实现角色转化,从档案管理者转变为知识提供者。商飞档案管理人员很好地践行了这一点。如何生动展现商飞人在飞机研发过程中体现的“长期奋斗、长期攻关、长期吃苦、长期奉献”的精神?档案管理人员通过一场场档案展览详细展示了企业的发展历程与文化内涵。如何借助一件件珍贵实物体现其中承载的企业价值?档案人员建立了一间实物档案室,外国领导人寄语、签名模型等实物档案诉说了企业取得的辉煌成就,凸显了企业的重要地位。如何强化业务人员的档案管理观念?档案人员创建了档案宣传周,立足单位实际、胸怀国际视野,设计了既有专业情怀、又有文化内涵的海报,形象生动地传播了档案知识。档案人员的用心之举,为档案工作耕耘出一片新的天地。

    在商飞能感受到档案管理发展的良好环境,公司领导重视、业务人员肯定、档案人员积极探索与服务。在这种良好环境下,档案信息服务业务人员、服务文化传承、服务企业发展,为企业带来了实际效益。档案管理是企业运行齿轮上的重要环节,档案部门在后台发光发热。档案管理助力商飞大飞机起航不只是个例,良好的档案管理会助力企业更上一层楼。

    原载于《中国档案报》2017年11月6日 总第3139期 第三版

 
 
责任编辑:罗京
 
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