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秉持创新绿色发展理念 服务打造清洁能源基地

——党的十八大以来雅砻江流域水电开发有限公司项目档案工作取得良好成绩

作者:米 彪

来源:中国档案报

2017-11-07 星期二

    雅砻江流域水电开发有限公司始建于1989年,主要业务是水力发电。根据国家发改委授权,负责实施雅砻江水能资源开发,全面负责雅砻江梯级水电站的建设和管理。雅砻江干流规划开发22级电站,规划可开发装机容量3000万千瓦,在全国规划的13大水电基地中,装机规模排名第三。目前,公司装机规模达到1470万千瓦,拥有超过千亿元的优质资产。其中,下游桐子林、锦屏一级、锦屏二级、官地水电站已全部建成,二滩水电站已安全运行10多年;中游两河口、杨房沟水电站已相继核准开工,卡拉、牙根一级、牙根二级、楞古、孟底沟5个水电站前期工作正在有序推进;上游“一库十级”规划工作已启动。此外,公司在水电开发的基础上,积极探索拓展风、光等新能源开发,推动雅砻江流域风光水互补清洁能源示范基地建设,打造国家级千万千瓦级清洁能源示范基地,努力把公司建设成为梯级开发最完整、经营管理最高效、综合效益最显著的水电企业,不负“贡献清洁能源,服务国家发展”的企业使命,不负国家和人民的重托。

    按照“流域化、集团化、科学化”发展与管理模式,在公司领导的高度重视下,公司的项目档案工作始终坚持与项目建设同规划、同部署、同落实,紧紧围绕雅砻江流域水电开发建设,以不断提升项目档案管理水平为重点,以实现建设项目档案工作流域化、规范化、现代化为目标,以创新管理理念、建立管控体系、方便利用为导向,切实加强项目档案管理,服务于项目建设,取得了良好成绩。

抓住“领子” 狠抓管理创新

    “建管结合”,实现项目档案工作全员参与。公司积极推行“建管结合、无缝衔接”的项目档案管理体制,各工程建设管理局(以下简称“管理局”)与电厂的档案室实行一套人马、两块牌子,同时负责工程建设项目档案、电力生产准备及电力生产档案的管理,有效保证了项目档案管理的无缝衔接。推行“一把手”总负责、分管领导主抓、部门主任负责、项目管理人员主管、专兼职档案人员具体实施、权责统一的档案管理机制;建立健全纵向到底、横向到边,以业主为核心的档案管理网络,使档案工作通过网络做到层层有人管、处处有人抓,形成了从上到下、从内到外、齐抓共管的良好局面,从而提升了管理效应。

    “管项目必须管档案”,实现档案管理与项目管理深度融合。树立“抓档案管理,就是抓项目管理”的理念,统筹考虑档案工作与本单位、本部门中心工作关系。将项目档案工作纳入项目年度计划,纳入项目管理程序,纳入项目建设人员的职责和绩效考核及奖惩范围。要求项目管理人员参与开工之初的档案培训,明确合同项目文件材料整理和归档目标,在日常现场巡查和单元验收时同步检查施工记录,月度质量检查同时检查文件材料,会签年度综合档案考评,签字把关合同工程项目档案的移交,这些措施强化了项目实施过程中的档案管理,保证了项目文件形成的内在质量及归档文件材料的完整性和准确性。

    创建“联合归档机制”,厘清归档职责。针对项目档案重复归档问题,推行联合归档机制,明确了“谁发起、谁归档、关联方审核确认”的原则,对普发性项目管理文件和几方联合形成的文件实行了联合归档,最大限度减少了项目文件的重复归档。

打好“底子” 狠抓治理体系建设

    注重抓项目档案工作组织体系建设,有效保证了参建各方项目档案工作有序开展。雅砻江公司及各管理局领导高度重视档案工作,从工程筹备之初就成立了档案室,配置了专职档案人员,并按照公司“统一领导、统一制度、统一标准、分级管理”的原则,采用行政管理、合同管理和项目管理相结合的办法,对内推行“一把手”总负责,分管领导主抓,部门主任负责的档案管理协调机制,对外抓以业主为核心、参建各方参与的管理网络,为档案工作的开展提供可靠组织保障。在具体抓准确定位方面,公司把档案人员作为信息管理者和知识管理者,要求档案人员必须开拓视野,围绕公司战略规划,紧扣水电站项目建设脉搏,关注公司重心,善于和勤于超前谋划,将档案管理提升为前端控制,做到开工时介入、建设时监督指导、竣工时验收,使档案工作有机地融入到项目建设全过程,形成了首尾相接、互为因果、全程控制、各参建单位共同参与的工作体系。

    注重抓项目档案工作制度体系建设,确保了项目档案工作依规管理。为适应“流域化、集团化、科学化”管理,根据公司发展与管理的要求,以及公司对各管理局的授权,按照统一领导、统一制度、统一标准、分级管理的流域档案工作原则,明晰了公司总部与各管理局(电厂)在流域项目档案管理中的工作界面及权限。按照公司的职能活动特点和档案构成实际,参照国家及行业规范标准,建立健全了科学、合理、可操作性强的14项统一的项目档案管理制度与标准,使项目档案工作做到了有章可循、有据可依。

扮靓“面子” 狠抓“三个”保障到位

    抓人才保障,注重档案干部队伍建设。雅砻江公司各管理局从筹备机构成立之初就配置了专职档案人员,并随着工程推进,人员数量持续增加。为不断提升相关人员的档案业务水平,公司档案室及各管理局采取“走出去、请进来”和观摩学习等培训方式,对各参建单位的档案专兼职人员以及技术管理人员进行了有针对性的培训。

    抓物质保障,注重设施设备建设。雅砻江公司及各管理局按照企业档案管理省级标准要求,将档案用房纳入电站营地建设总体规划,并与其他办公用房同步实施,保证了项目档案管理实现库房、阅览室、办公室“三分开”,档案库房也均配备有满足“八防”要求的设施设备。

    抓技术保障,注重档案信息化建设。雅砻江公司在进行信息化建设规划时,将档案信息化建设进行了统一规划,并按照互联互通的要求,对档案信息资源的标识、存储、查询、使用和管理等方面作了统一规定,建立了全流域统一的档案管理信息系统平台,全面实现了档案信息资源的共建共享,实现了项目档案案卷级和文件级目录以及重要文件的全文在全流域远程在线利用,开展了档案异地备份,确保了项目档案数据安全。

做实“里子” 狠抓“四项”管控落实

    抓源头管控,实现项目文件前端控制。雅砻江公司将项目档案管理要求纳入了招标文件和合同内容,在项目开始实施时,管理局档案人员参加合同工程开工的首次会议,向参建方提出要求、讲解规范,进行项目档案交底,让参建各方及早了解公司项目文件材料的归档范围、归档要求以及移交办法等,促进档案管理制度和规范标准能够得到有效贯彻和执行,以确保项目档案齐全完整、真实准确。

    抓考评管控,营造“比、学、赶、帮、超”的氛围。为进一步提高项目档案工作规范化、标准化管理水平,充分调动各部门、各单位档案工作的积极性,公司制定了《档案工作考核管理办法》。每年公司档案室组织对公司各部门和各管理局的档案工作进行考核,并将考核结果纳入公司各部门的工作协作互评考核和管理局的工程管理目标考核,直接与员工的年终绩效挂钩;各管理局每年对流域各参建单位档案工作进行考核,将考核结果纳入在建工程施工承包人合同履约评价,与工程建设奖励挂钩。通过档案工作考核,进一步促进了公司各部门、各管理局及各参建单位做好项目档案工作的积极性和责任心。

    抓过程管控,及时解决项目档案管理的疑难问题。在项目实施过程中,公司档案室和管理局始终坚持项目档案工作与项目建设“四同步”“四参加”,将项目档案工作纳入合同履约情况检查,将内业资料检查纳入由监理单位牵头的质量月度检查,将监理自身的档案管理以及对施工单位档案的监管职责纳入对监理的考核。在工程建设后期,管理局还推行项目档案例会制度,每周检查项目档案工作计划执行情况,并组织开展项目档案的自查互查活动,保证了项目档案工作的有效开展。为检验项目档案管理体系的运行,在工程重要节点的阶段验收时,邀请四川省档案局同步实施项目档案阶段验收,及时纠偏,确保项目档案管理体系正常运转。

    抓事后管控,避免不合格项目档案入库。一是落实各方主体责任,在合同工程验收时,实行项目档案预验收,对项目档案预验收未通过的单位不予进行合同工程竣工验收,以确保项目文件材料及时有效归档;二是严格执行项目文件材料归档三方会审四检制,并实行闭环管理。在微观上,对每卷档案实行三方会审四检制,承包人自检,监理审核,业主代表复核,档案人员最终确认;宏观上,对整个合同项目的档案实行三方会审四检制,以确保归档文件材料的齐全完整和真实准确;三是档案部门参与工程完工结算、合同项目了结协议,以及尾款支付的会签工作,对未按规定要求做好项目档案的合同工程,不予支付尾款,为项目文件材料的归档把好最后一道关,有效保障了项目文件材料的归档质量。 

    原载于《中国档案报》2017年11月6日 总第3139期 第一版

 
 
责任编辑:罗京
 
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