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“序”说档案工作

作者:黄秀华

来源:中国档案报

2017-11-06 星期一

    从事档案工作20多年,如果说有所得的话,那就是有了“序”的概念。正是基于对“序”的认识,使我的工作、学习和生活逐渐从无序向有序转变,个人境界实现了从知序到守序的提升。

知 序

    刚进馆时,我对如何做好档案工作没有一点头绪。一天,我正在6楼库房外工作间听同事介绍馆藏档案情况。这时电话响了,原来是1楼查档接待室来电要求调卷。同事放下电话就进了库房,他在不到1分钟的时间里就把五六卷不同存址的案卷准确调出。看到他这般神速,我情不自禁说了句:“真快啊!您太熟悉馆藏(档案的存址)了。”

    他说:“你只说对了一半,实现快速调档的另一个重要原因是案卷的有序存放。”他还说,有序存放不仅便于调卷,还有利于案卷的清点、统计等,要想做好档案工作得有“序”的意识。

    听他说完,我入库一看,只见里面整整齐齐地摆放着6排军绿色铁制档案柜,每个柜子左上角都贴着一张写有柜号、全宗号、目录号、案卷号的标签,无论是档案柜还是柜内的案卷,皆按其编号由小到大排列存放。“规整”是“序”给我的第一印象。

    为了培养“序”的意识,我开始按“规整”这一标准处理日常事务。定期整理清洁自己的私人空间;设定物品的存放位置,且用过后当即归位;桌面不放或少放杂物废品;衣服晾干及时叠好入柜。坚持一段时间后,我的个人空间环境确实大为改观,无论是家里还是办公桌,看起来都舒服多了,找不着东西的时候少了,丢三落四的毛病好转了,一些好的行为习惯也在逐渐形成。尽管如此,我日常行事不讲究条理,或者说不求“序”的状况没有得到根本好转。究其根源是我对“序”的认识流于表面,只看到了有“序”物体的外在特征,而非“序”本身。

    对“序”的深入认识源自对档案的整理立卷过程。我发现成功立卷主要有两个步骤:一是在全宗(机构档案内)找出具有紧密关联的多份文件;二是对有关联的文件进行准确排序。而我常常被第二步所困扰,在请教具有丰富整理经验的同事时,她说,“对卷内文件进行准确排序的关键在于,清楚文件之间的相互关系”。我按照她的指点去做,果然有效。原来“序”是事物的结构形式,是指事物或系统组成诸要素之间的相互联系。

    “收”“管”“用”既是档案工作的核心职能,更是贯穿其全程的几道主要程序。进馆后不久,因工作关系我被调至编研出版部。领导向我介绍了部门工作情况:“档案编研是档案工作的一个重要组成部分。”起初我对领导的话未能充分理解,但随后我运用“序”的原理就能很好理解了。“收”是档案工作的前提和基础,“管”与“用”常常是同步进行,但“用”是最终目的。档案编研实质就是挖掘利用档案史料,开展编辑出版、学术研究、宣传教育等活动。我为自己能从事档案编研这一重要工作而倍感自豪,这种自豪感也一直激励着我。

制 序

    无论是自然界还是社会意识形态里的“序”都是客观存在的。对“序”的认识,并在此基础上制定各种各样的“序”,使事物或系统组成诸要素之间的相互联系不断向有序转变,是人们认识世界、改造世界的一种主观能动活动。通过制序让世界向正常有序的方向发展,是实现和平与发展的重要前提。

    馆藏档案的序号即档号,是管理者为实现档案的科学化、规范化管理而编制的。我们生活在一个充满“序”的世界里,尽管自然界和现实社会各种有形或无形的“序”纵横交错、相互交织,但序与序之间因其严密的逻辑关系而不矛盾,这体现了制序者的智慧。

    对于某些“序”的制定还体现着制序者的观点和态度。“德才兼备”历来被视为选用人才的重要标准之一。但是,只有中国共产党在“德”与“才”两者间作了明确的排序——“以德为先”,这充分表明了中国共产党重才更重德的人才观。其实,人生也应该是一个有“序”的过程,只是当人们明白这个道理时,总会有一些人因之前的不求“序”或未能很好地编制自己的人生之“序”而留下遗憾。

守 序

    在当今物欲横流的世界,我的一些同学、朋友们,早就开上了奔驰,住着高档小洋楼,穿戴国际名牌,而我的物质生活却始终不富裕。我也曾想过要找一份收入更高的工作,但最终只停留在心动层面而未付诸行动,这也与我多年来形成的正常工作、学习和生活的“序”紧密相关。

    生活中的一些“序”,如恋爱与结婚、成家与立业等,也许调整其先后顺序亦无关大局,但有些“序”是具有约束力的,人们必须遵守。记得当年在从事档案缩微保护技术工作时,我拍摄的一卷缩微胶片被质检员查出片头标板程序有误,要求我重拍,原来程序错误的那段胶片被无情地裁切了。有一次,库房的同事在把利用过的案卷回库时,一不留神将其中一卷插至别的位置,打乱了案卷原有的排序。据说,为了找回这卷档案同事费了不少时间。

    在现实社会里,最具约束力的“序”自然是法律,当人们的行为扰乱社会秩序时,行为人就有可能受到法律的惩治;而那些一向遵纪守法、遵守社会秩序的人则被称为守法公民。

    知序是人们应知应会的行为,制序是人们正常生活的前提,守序是人们为人处世的境界。相信朋友们都能知序、守序,编制好自己的人生之“序”。

    原载于《中国档案报》2017年11月2日 总第3137期 第四版

 
 
责任编辑:罗京
 
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