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法律框架下的美国档案管理一瞥

作者:美国国家档案馆馆长 大卫·菲尔里诺

来源:中国档案报

2017-10-18 星期三

    美国国家档案馆(NARA)旨在确保联邦政府的永久记录得以有效保管和利用,为实现该使命,美国国家档案馆在档案形成之初就与档案文件生成者共同工作。

    当前,美国政府颁布的《联邦档案法》与《总统档案法》共同约束着公文档案管理。《联邦档案法》于1950年实施,最近一次修订是在2014年11月。该法律赋予国家档案行政管理部门(即现在的NARA)对行政体系框架内的联邦部门行使档案管理监管的职能,还对政府的司法和立法机构行使档案监管职能,但这两部法案对最高法院、参议院、众议院和国会组成机构并不适用。

    在对联邦机构的档案管理中,《联邦档案法》赋予NARA一个直接、正式的角色——指导联邦机构开展符合实际情况的档案管理实践,开展档案鉴定,审批档案保管及处置期限,行使检查监督权,以及在确认是否为联邦档案进行保存时具有决定权。NARA帮助联邦部门决定具有临时保存价值的档案在销毁前需要保存的时限,界定哪些档案需最终移交给NARA进行永久保存。每年约有不到5%的联邦机构产生的档案文件会移交至NARA进行永久保存。

    1978年之前,《联邦档案法》并没有对总统档案管理做出规定,总统任期的档案文件一直属于私人财产。直到1940年,罗斯福总统将自己任内的档案捐给NARA,由此诞生了美国第一个总统图书馆,该做法也延续下来,开启了美国历任总统向NARA捐赠总统档案的传统,从而推动了总统档案的规范化管理。

    1972年至1974年期间发生的“水门事件”对总统档案管理带来了实质性的改变。尼克松总统辞职后,一度想要销毁白宫磁带。在联邦最高法院的支持下,1974年,美国国会通过了《总统档案和资料保管法案》,并将尼克松在白宫期间的磁带和档案收归国有,交由NARA保管。

    4年后,美国国会通过《总统档案法》(于2014年修订),明确了总统档案归国家所有,决定从下一届总统罗纳德·里根就职后开始实施。根据《总统档案法》相关规定,NARA对“白宫档案项目”没有直接的监管权。因为,美国国家档案馆馆长直接向总统报告,NARA仅在白宫提出档案管理方面的咨询需求时,向其提供建议和帮助。实际情况是,联邦机构产生的大量档案中只有一小部分是具有永久保存价值的,而所有的总统档案都是要永久保存的,除非经过总统或者美国国家档案馆馆长的书面授权后,才可对特定档案,如公共邮件、日常常规文档进行处置和销毁。

    美国总统离任后,NARA就会立即对档案文件启动法律和实体保护,并与白宫工作人员一同为妥善保管档案文件提供建议。

    《联邦档案法》和《总统档案法》同时制约着行政体系内联邦机构的档案管理工作,但《联邦档案法》赋予NARA在监管总统档案方面拥有更大权力,这也是由美国三权分立的宪政体制所决定的。

    为确保美国政府的永久档案得以科学管理、妥善保管、方便利用,美国国家档案馆有权与历任总统及相关联邦机构共同实现这个目标。

    崔珍珍 编译

    原载于《中国档案报》2017年10月16日 总第3130期 第三版

 
 
责任编辑:王亚楠
 
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