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珍藏历史瞬间 全力服务盛会

——厦门市档案局馆服务金砖国家领导人厦门会晤工作侧记

作者:特约记者 叶舒雯 林守银

来源:中国档案报

2017-10-13 星期五

厦门市档案局会晤保障志愿者合影 程卫华 摄

    金秋九月,举世瞩目的金砖国家领导人第九次会晤在厦门举行。厦门市档案局馆积极响应市委、市政府的号召,提前介入、全程跟踪,全力以赴做好服务保障工作,为更好地留存盛会印记不断探索、积累经验。

及早部署 全程跟踪主动服务

    2016年10月,金砖会晤花落厦门的消息传来,本着对历史负责、为现实服务、替未来着想的责任感,市档案局馆随即进入金砖厦门会晤档案工作时间。

    市档案局馆领导高度重视,秉持“早谋划、早准备、早介入”的原则,第一时间召开局务会专题研究,周密部署金砖会晤档案工作。由于缺乏高规格重大活动档案工作经验,市档案局馆派出两名干部,专程前往杭州市档案局馆调研,学习借鉴杭州G20峰会档案工作的成功经验,为全面铺开金砖会晤档案工作打下基础。

    与传统的档案管理模式不同,为做好盛会档案工作,市档案局馆提出了“提前介入、全程跟踪、主动服务、准确督导”的工作思路,专门抽调一名业务骨干,全程进驻金砖会晤厦门市筹备办公室(以下简称筹备办),负责筹备办档案工作的统筹协调和跟踪指导,确保档案工作与会晤筹备同部署、同实施、同推进,并在日常保障过程中,与该同志保持密切联系,实时跟进,确保第一手资料应收尽收。

    “提前介入、准确督导”让档案服务亮点频现。为了更完整地记录金砖厦门会晤的珍贵瞬间,由筹备办牵头,市档案局馆全程监督,声像档案的采集重点凸显了2个“专业”,即邀请专业团队进行拍摄,由档案局进行专业指导。为确保拍摄工作的顺利进行,进驻筹备办的负责人更是做足与金砖会晤安保、外交等相关筹备部(组)的沟通协调工作,其扎实严谨的工作作风得到了筹备办的高度肯定,会晤结束后,市档案局馆收到了来自筹备办的感谢信,感谢该名同志为筹备工作所做的积极贡献。可以说,每一张记录盛会盛况的照片背后,都是档案人对历史负责的态度与专业精神的体现。

    “全程跟踪、主动服务”体现在档案服务的点点滴滴。2017年8月,金砖会晤筹备工作迈入实质展开阶段,工作部门在“一办八部(组)”的基础上建立了“十八指挥部”,针对这一变化,市档案局及时调整工作内容,下发《关于进一步做好金砖厦门会晤档案工作的通知》进行指导,指明下阶段档案工作方向,明确“谁牵头、谁汇总”“谁生成、谁整理”,并再次强调“档案未移交,人员不撤离”,确保文件材料收集整理有序、规范;金砖会晤结束后,市档案局馆第一时间跟进落实后续工作,明确各部门档案工作职责,做好业务对接指导,保证文书、声像、实物等门类和载体文件材料的收集齐全、整理规范、移交完整。

因“会”制宜 构建档案工作网络体系

    金砖厦门会晤档案工作所涉及的单位和部门之多,仅市级层面就超过140家,不仅数量庞大,且门类、载体众多,为此,市档案局馆因“会”制宜,致力于构建完善的金砖厦门会晤档案工作网络体系。

    在深入研究重大活动档案形成特点的基础上,今年以来,市档案局制定了《关于做好2017年金砖国家领导人会晤档案工作的通知》《2017年金砖国家领导人会晤各门类档案整理方法》《2017年金砖国家领导人会晤文件材料归档范围和档案保管期限表》《2017年金砖国家领导人会晤声像档案归档范围和保管期限表》等一系列业务指导性文件,对盛会期间领导视察、专题会议、礼宾保障、宣传文艺、基本建设等文件材料的收集范围、整理方式、保管期限等做出规定,构建起日渐完备的金砖会晤档案工作制度体系,使其有章可循、规范有序。

    不仅如此,市档案局馆还针对会晤筹备人员均抽调自各个单位的特点,明确会晤筹备“十八指挥部”档案工作的第一牵头单位,通过层层负责、任务分解、责任到人,建立密切互动的档案工作网络体系。

强化指导 专题培训“授之以渔”

    金砖会晤档案工作点多、面广、战线长,只有培养文件收集整理能手,才能推动整项工作顺利进行。在制度保障的基础上,市档案局馆与筹备办联合举办“厦门会晤档案工作培训班”,对71位来自各筹备单位的档案人员进行培训。

    培训紧贴金砖会晤实际,围绕文书、照片、录音、录像、实物等不同门类的档案管理规范,进行详细讲解;对会晤工作中产生的文件材料的收集、整理、保管、移交等各环节,进行分解演示和答疑解惑,使受训人员既掌握了档案工作基本知识,又提高了业务操作技能,大家普遍表示很“解渴”。

    除专题培训外,市档案局馆还依托筹备办开展声像档案培训,召开声像档案工作协调会,制发《关于建立厦门会晤筹备期间档案工作队伍的通知》《关于尽快报送信息保密、综合材料、档案工作分管领导和工作人员名单的通知》等文件,及时协调解决相关困难和问题,有力地推进了金砖会晤档案工作。

    金砖会晤结束后,市档案局馆再度跟进摸底,了解培训新需求,对会晤档案整理步骤与规范等进一步做好指导服务,确保会晤文件收集齐全、整理规范、保管安全、移交及时。

重点排查 确保档案安全

    建设平安档案,是市档案局馆今年一项重要工作,而金砖会晤期间的档案安全工作,更是重中之重。

    今年以来,市档案局馆通过建设微型消防站、强化库房管理安全、组织网络安全检查、开展“平安宣传月”等多项活动,构筑起更加坚实的档案安全堡垒。

    2017年8月,市档案局重点围绕金砖会晤期间全市档案安全问题,专门组织档案安全检查组对全市各区档案局馆进行检查。局领导分别带领检查组,采取“实地察看、听取汇报、会议座谈、总结反馈”等方式,重点检查各区档案局馆档案库房的“八防”设施、档案数字化数据和场所、网站安全管理以及各项安全制度执行情况,做到“安全检查全覆盖,安全工作无死角”,全面排查隐患,提出整改意见,确保档案实体和信息绝对安全。

    9月1日至6日,市档案局馆认真贯彻落实市委、市政府相关工作指示精神,全力做好值班应急工作,确保重点部位无空白。

志愿服务 金砖舞台展风采

    在做好档案服务保障工作的同时,市档案局馆的全体干部职工还以昂扬的精神风貌,参与到志愿服务工作中。

    今年4月,市档案局馆全面启动“金砖我先行 发展当先锋”主题实践活动,选派两名青年党员参加“迎厦门会晤、展巾帼风采”巾帼志愿者导游培训。紧接着,局机关妇工委、各党支部也行动起来,深入社区、学校,大力宣传《厦门会晤市民文明公约》理念;开展“文明礼仪从我做起”主题培训,组织干部职工学习金砖各国礼仪,以更加文明有礼的形象迎接八方来客;举办“迎厦门会晤 展五国风采”摄影作品展,百余张参展作品尽显档案人眼中的金砖风情,得到群众的好评。

    9月1日至5日,市档案局馆派出28名干部职工,承担公交车的随车志愿服务工作。在行进的城市风景线里,档案人发扬吃苦耐劳、乐于奉献的品格,营造了小小车厢内谦让互助的良好风尚。真诚热情的志愿服务精神,赢得市民的频频点赞。近日,市档案局馆收到来自市交通运输局和市公交集团的感谢信,信中盛赞档案人“敬业、严谨、善良、博爱”的优秀品质。

    盛会落幕,“后金砖”时代的档案工作仍在继续。面对高规格国际会议档案工作,厦门档案人将继续发扬敢于担当的精神,以开展会晤档案工作为契机,在新的历史起点上,百尺竿头,更好地发挥档案工作的参谋助手和服务保障作用。

    原载于《中国档案报》2017年10月12日 总第3128期 第三版

 
 
责任编辑:王亚楠
 
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