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每一卷档案都是承诺

——中原油田档案管理中心文件材料收集工作纪实

作者:黄 琥

来源:中国档案报

2017-08-01 星期二

    今年一季度以来,面对中原油田组织机构整合等一系列问题,档案管理中心全体人员发扬“一盘棋、一家人、一条心、一股劲”的精神,主动融入、超前指导、精准服务,不让一份有价值的文件材料遗失。

    “绿色通道”助撤并单位文件归档

    在今年3月完成的油田社区机构整合中,采油一线的7个社区调整为2个,近百名兼职档案员奔赴新的工作岗位,文件材料面临“无家可归”的困境。各室档案人员以高度的责任感和紧迫感,通过开辟“绿色通道”圆满完成撤并单位的文件材料收集工作。

    井下档案室、采油二厂档案室根据原单位工作流程和业务范围,提前制定出各科室文件材料归档范围及整理要求,帮助兼职档案员有的放矢地进行收集整理。钻井一公司、三公司档案室时刻关注原社区人员变动情况,加大了业务指导力度,随时到兼职档案员办公室进行督促,对收集不全、整理不符合要求的及时提出整改意见。采油三厂档案室创新工作方式,对没有条件进行数字化扫描的科室,将兼职档案员请进档案室进行现场操作;没有条件对实物档案进行拍照的,档案人员把自家的照相机带来进行拍摄……档案人员像爱护自家的“宝贝”一样,把每一份有价值的文件材料收入“囊”中,在最短时间内完成了撤并单位文件材料的收集任务。

    打破常规助工作效率大幅提升

    人员偏少、年龄结构老化、工作任务重是各个档案室面临的难题。为了提升工作效率,档案管理中心充分利用现有资源,以非常规的方法使收集工作事半功倍。

    测井档案室、事业单位档案室打破辖区单位界限,举办多家单位共同参与的文件材料归档培训班,实现培训效果最大化。地质档案室打破一人一岗的常规设置,面对新接收的地质化验分析资料,有人负责统筹协调,有人负责文件的把关验收,有人负责电子文件的整理、录入及上传,近万份地质资料仅2个月就清理入库完毕。物探档案室发挥老同志的传帮带作用,以“师带徒”的方式,让即将退休的老员工教年轻人整理、阅读胶片档案,让特殊文件材料的收集整理成为每名员工应知应会的技能。

    内外联动促档案管理规范化

    归档材料要实现齐全完整,仅靠档案部门一家之力是远远不够的。档案管理中心人员通过主动走访沟通,与辖区单位建立起“统一战线”联盟,将原来由档案部门挑大梁完成的收集任务变为与辖区单位内外联动促归档,取得良好成效。

    根据民生档案查阅重点,档案管理中心与相关部门联合起草了《关于做好河南省城镇独生子女奖励扶助对象申报和年审材料归档工作的通知》,列出归档清单,明确专兼职档案人员各自的工作职责,为档案人员顺利开展计生材料归档工作提供了“尚方宝剑”。针对科技项目因涉及单位多、参与人员多,项目成果报告易出现漏归、少归等现象,档案管理中心多次派人走访科技部门,获得油田科技部对档案工作的理解与支持,将国家科技重大专项成果的归档纳入各二级单位科技工作考核,提高了科研人员对归档工作的重视程度,加快了归档速度。截止到今年4月,共有6个单位完成科研成果2个项目、7个课题、26个专题的归档任务,油田专项档案实现了系统化、规范化管理的新突破。

    原载于《中国档案报》2017年7月31日 总第3099期 第三版

 
 
责任编辑:李聪
 
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