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档案为翼 助力腾飞

——海航集团档案工作纪实

作者:本报记者 杨太阳

来源:中国档案报

2017-07-26 星期三

    在地处祖国南海之滨“椰城”海口的国兴大道上,矗立着一座宛如艺术品的海航集团总部大厦。24年来,海航集团快速成长,创造了企业发展史上的“海航奇迹”。现如今,海航集团已经成为业务遍布全球的世界500强大型企业集团,为社会提供就业岗位逾41万个。在海航国内外业务迅速发展的背景下,档案工作在完善企业内部管理、提升公司治理水平等方面,面临的机遇与挑战并重。

远见卓识 打造“大档案”工作格局

    海航集团董事局领导具备强烈的档案意识。在海航集团档案馆,记者见到了集团董事局主席陈峰为集团档案馆题写的馆名和“珍藏档案,存真求实,探索规律,鉴往知来”的手迹。海航集团领导签批过的文件草稿、会议纪要及商务外事活动证件、活动议程、照片等工作材料,无一例外都会第一时间交由档案人员整理归档。毫不夸张地说,集团领导签批过的文件都存在档案馆中。

    工作人员为记者展示了一张手掌大小的手绘图稿,这是当年海航集团决策层领导设计的海南航空公司航徽的雏形,现在的“大鹏展翅”航徽就是在此基础上设计而成的。从这张保存完好的随手记录中不难看出,公司领导层的认识到位与档案部门的管理到位形成了良性循环和双向促进。

    海航集团办公室副主任杨凯告诉记者:“海航成立之初就非常重视档案工作,随着企业的不断发展壮大,海航开展档案工作的力度也不断加强,并投入资金建立了档案馆、展览馆。因为海航对档案工作的认识不局限于简单的档案管理,而是作为一种提升公司治理的手段,通过有效的档案管理可以促进对海航旗下遍布全球几百家企业的管理,我们集团对档案工作的重视度之高在非公有制企业中是少有的。”

    从一组数据中可以反映出海航集团档案管理机构、人员、软硬件设施等方面的基本情况:2011年3月,地处海口黄金地段、设备总投资200余万元、面积约630平方米、配备全自动智能一体化设备设施的海航集团档案馆开馆;2013年1月1日,集团网上档案馆正式上线,实现了全部馆藏265万余件档案的网络化查询,“指尖上的智能档案馆”极大地简化了员工的查档手续,并提高了利用率;2014年1月,海航集团档案馆荣获海南省档案管理先进集体,成为海南省首家也是唯一一家省特级档案管理单位;2016年1月,总投资1300余万元、建筑面积1600平方米的集团展览馆正式建成开馆;目前,海航集团档案工作队伍拥有专兼职人员719名,专兼职人员比例为1:2.8。

    近年来,集团对档案工作的投入持续增加,档案馆坚持高起点谋篇布局,将职能定位于“大档案”,统筹管理档案工作上下游的相关环节,保管着涵盖文书、音像、基建、会计、项目、出版、诉讼等各门类档案。这种整合档案工作全流程、统筹全范围档案信息的管理模式,与世界一流企业将档案工作职能整合为信息管理部和情报部的管控方式有着异曲同工之妙。

    同时,海航集团的国际化进程在快速推进,其成员企业遍布全世界。如何在遵循各国法律法规、适应不同地区文化的基础上,做好集团的海外企业档案工作,是摆在海航集团档案馆面前的难题。目前,《海航集团境外档案工作指引》已形成,进一步完善对海外档案工作的监督管控是海航集团档案馆不断探索档案工作格局的新方向。

顺势而为 构建“大平台”人才引领

    海航自20世纪90年代初创业至今,在档案资料保存完整、管理规范的基础上,顺应集团发展趋势,摸索建立了“集团总部——产业集团——成员企业”三级档案工作管控模式。该管控体系能够保证总部的战略得到高效落实,最大化发挥产业协同,确保集团管理目标的实现。作为档案工作管控“大平台”上的“金字塔”塔尖儿,集团档案馆负责标准制定及发布,统筹管理集团档案工作,并通过网上档案管理系统进行日常检查和年度实地现场检查相结合的方式,对产业集团和直管企业档案工作实现100%全覆盖,确保归档工作与企业生产经营活动同步。除此之外,在月度检查中,一旦发现没有实时进行收集归档的情况,会在整个集团范围内进行通报批评,从而最大限度地确保档案资料收集的完整性和及时性。

    海航的经营领域广泛,档案工作平台巨大。集团下属有航空、酒店、旅游、地产、商品零售、金融、物流、船舶制造等各种产业,形成的档案资料门类包罗万象,由此带给档案业务检查指导的难度不小,对档案人员提出了挑战。海航集团办公室档案保密中心主任兼档案馆馆长邓东告诉记者:“仅仅掌握档案专业管理知识是完全不够的。我们要求海航集团档案馆员工做管理‘通才’,只有熟悉不同企业的运营流程,通晓不同行业领域专业知识,才能胜任对下属成员企业多门类档案工作的指导、监督、检查等管控任务。因此,我们所做的档案工作是极具吸引力和挑战性的,每天要充实学习的东西太多了。”

    集团实行严格的档案从业人员持证上岗制度,档案工作人员除了参加省市档案局组织的业务培训外,还需通过集团内部认证考核,才能走上档案工作岗位。海航集团档案馆培养一名档案管理的“行家里手”,通常需要5年至10年的培养周期。当档案人员在检查专业档案时,可以做到比财务人员、人力资源专员、工程师、律师等业内人士还熟悉整个业务流程,才说明档案工作“干到位”了。

    因此,集团档案馆对档案人员有较高要求,不仅必备档案素养,还要具备各业务领域的专业知识,另外,良好的综合管理能力、优秀的外语水平和宽广的国际视野也是缺一不可的。目前,档案馆大多数员工毕业于顶尖高校,队伍年轻化,所学专业多元,符合全球化企业人才选拔标准。

    集团业务发展迅猛,总部业务人员流动性较大,档案馆人员队伍却相对稳定。由于档案馆工作人员的成长空间和职务晋升通道畅通,一些年轻人在档案馆得到历练和成长后,通过人才输出和岗位交流等方式,相继走上管理岗位或担任重要职务;选择一直留在档案部门的人员,通过在不同领域的积累和磨炼,成为档案专家,承担起集团档案保密工作管控体系的重要任务。在档案岗位上练就的过硬本领使他们终身受益,集团整体的工作氛围也给予海航档案人足够的职业荣光。一名档案馆员工说:“在海航从事档案工作是充满职业自豪感的,档案工作全程参与企业经营发展,无论是基建项目验收、重大活动开展,还是‘投、融、管、退’等企业经营事务,档案工作都是其中的重要环节。因此,我们丝毫不会感到自己处于边缘状态,而是能深刻感受到自身工作的重要性。”

    事实也的确如此。有的年轻档案人员在面临职务升迁的选择时曾表示:“只要集团需要,愿将自己的职业生涯全部奉献给档案工作!”没有豪言壮语,却道出对海航档案事业的无比忠诚和无限热爱。

笃行致远 做出“大贡献”服务全局

    20多年来,海航将履行企业社会责任作为企业发展战略之一,秉承“为社会做点事,为他人做点事”企业文化理念,用“一滴水”精神融入社会的海洋,以自身实际行动促进社会和谐。海航集团档案馆见证并记录了海航发扬“一滴水”精神和履行社会责任之路的每一步脚印。

    在海航集团展览馆,记者见到了一块打井留下的岩石,这是为解决海南部分地区人民吃水难的“至善井”行动的鲜活注脚。档案人员通过音视频和文字全程记录下前期勘探过程、打井成功后“久旱逢甘霖”的喜悦;展柜中的白内障患者病历登记表和手术器材,是“海航光明行”开展10多年来的完整记忆……档案中留存了海航响应国家号召积极投身公益事业,以及在各种急难险重事件中的身影和担当。

    据邓东介绍:“为海航创业20周年庆典提供档案支持是集团档案馆周密部署、精心组织,打赢的一场‘漂亮仗’。在集团成立20周年之际,档案馆主动梳理挑选出2万多张照片和近7000件档案资料,为《超越自我——海航历程片》《海航集团竞争力研究》《海航创业20年总结报告》等一批反映海航精神和文化的编研作品提供了大量翔实数据和参考。此外,海航集团档案馆还以丰富翔实的馆藏档案为基础,积极参与制作了‘风雨同行’海航创业20周年图片展、《亲历海航创业20周年画册》《海航记忆专题片》等系列宣传资料,为集团创业20周年庆典活动留下了浓墨重彩的一笔。”

    类似的案例不胜枚举。多年来,集团档案馆除了积极开展档案编研、日常利用工作,还充分发挥档案管控职能,积极参与集团部分成员企业深化转型等机构调整、重大法律诉讼等企业管理事务。在助力集团快速发展的过程中,海航档案工作步调一致,同频共振,实现了企业档案工作的全面发展和有效管控。今年启动的海航全球化信息管理系统及档案知识库建设正处于立项阶段,“全集团境内外档案信息资源的共建和共享”也将在不久后成为现实。下一阶段,集团档案馆将更加突破传统档案馆的意义,让档案工作更紧密地融入企业主营业务,以建设世界一流企业档案馆为目标,将档案信息资源有效转换为现实生产力,从而为集团全球业务发展提供强有力的档案管控,促进集团战略发展目标的实现。

    原载于《中国档案报》2017年7月24日 总第3096期 第一版

 
 
责任编辑:王亚楠(实习)
 
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