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城市社区档案工作必须与时俱进

作者:李欣

来源:中国档案报

2017-07-20 星期四

    为规范城市社区档案(以下简称社区档案)管理,2015年11月,国家档案局和民政部联合颁布了《城市社区档案管理办法》(以下简称《办法》)。各地贯彻实施《办法》一年多来,社区档案工作得到了很大改观,对社区建设起到了支撑和促进作用。然而,目前在社区档案工作中出现一些突出问题,应引起广大社区工作者的高度重视,并加以合理解决。

    问题一,社区档案的理解问题。《办法》对社区档案的定义包含两层含义:一是社区档案的形成主体是城市社区党组织、居民委员会、社区服务机构、社区社会组织和居民等;二是这些记录是原始的历史记录,包括文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体。在实际工作中,不少社区在这两个方面存在认识误区,有的是形成主体没有全覆盖,即归档范围不全;有的是重视了文字、图表,忽视了声像和电子数据。这导致了社区文件材料未能做到应归尽归,影响了社区档案的完整性。

    问题二,社区档案工作体制问题。民政部门是社区建设的业务主管部门,负责对社区工作进行整体规划,档案行政管理部门和街道办事处对社区档案工作进行指导和监督,3个部门应当各负其责。在实际工作中,部分单位未能有效履行自己的职责,导致工作涣散,各自为政,社区档案工作一盘散沙;社区建设中各项工作形成的文件材料均各有标准,各自整理,社区负担超重现象普遍存在。

    问题三,社区文件材料的分类和整理问题。这是社区档案工作中产生问题最多的地方。《办法》明确提出了社区档案按照内容分为文书类、科技类、会计类3个大类,并详细规定了每类文件材料的具体归档范围、归档时间、归档要求和整理方法。在实际工作中,许多社区未按照归档范围、归档时间的要求收集文件材料,应归档的文件材料未按照要求进行分类和整理,到处乱放,杂乱无章。

    问题四,社区档案的保管和利用问题。《办法》对社区档案的保管和利用工作提出了明确要求,包括保管设施设备、安全防护“九防”措施,以及利用制度、利用手续、利用要求等。在实际工作中,许多社区档案保管条件很差,利用制度未建立健全,就连最基础的档案工作条件都没有达到要求,导致工作中经常出现纰漏,给社区建设造成无法挽回的损失。

    问题五,社区档案信息化管理问题。社区档案管理应当积极采用计算机等先进技术,逐步实现档案管理的信息化、现代化。在实际工作中,各地基于经济水平不同,差异明显:经济发达地区社区建设搞得如火如荼,社区各项功能齐备,有专门的档案管理系统;经济落后地区甚至连一台计算机都没有,更别提档案管理信息化了。

    上述5个方面问题的产生不是一朝一夕的,解决起来也不可能一蹴而就,必须认真研究,及时解决。笔者认为应当从以下4个方面加强社区档案工作。

    提高档案意识,加大投入。思想是行动的先导,只有提高对社区档案概念的理解,正确认识社区档案在社区建设中的重要作用,才能做好社区档案工作。因此,必须加强培训,提高社区工作者的档案意识,提高社区档案工作者的专业素质。虽然国家有关部门举办了省级培训班,但还远远不够,各市、区也要进行培训。尤其是档案培训要进社区,这才是执行《办法》的“最后一公里”,只有这样,《办法》才能落地生根,开花结果,否则,只能是纸上谈兵。培训方式可以多种多样,以达到培训目的为标准;在强化社区培训的同时,要逐年增加经费投入,这既体现了上级领导的重视程度,还帮助社区解决了实际困难,必须大力倡导,而且要有制度保障。

    理顺工作体制,着力减负。根据《办法》的规定,社区档案工作体制已经非常明确,在实际工作中,只有理顺这些关系,各部门各尽其责,才能使社区档案工作纳入社区建设整体规划中,在各方面得到有效保障;体制理顺后,各单项工作部门都无权制定各自的档案整理标准,社区将按照《办法》规定的统一标准整理档案。《办法》的有效执行成为实实在在的社区减负工程,深得民心。

    加强规范管理,消除隐患。社区要严格按照《办法》规定的归档范围、归档时间、分类整理方法、保管利用规定做好社区档案的规范管理工作。细节决定成败,特别是对社区来说,在千头万绪的工作中更要加强档案管理,这不仅是为社区保存历史,更是为社区居民提供服务的窗口,是党和政府联系人民群众的纽带,是维护社会稳定不可或缺的重要一环。

    因地制宜,提高信息化水平。信息化管理尽管是档案管理的发展方向,但是这个问题不能搞“一刀切”,各地要根据客观情况因地制宜地做好这项工作。比如,对于经济发达地区,要求要更高一些:依托中华人民共和国行业标准《社区公共服务综合信息平台基本规范》的要求,搭建或改造社区公共服务信息平台,在平台上加装档案管理模块或者链接档案管理系统软件,把平台上产生的有保存价值的电子文件直接归档,转化为电子档案保存。

    社区档案工作还可以按照目前国家正在大力提倡的数字档案室建设标准,搞好社区综合档案室建设,包括在基础设施建设(包括网络、系统软硬件、安全保障系统、终端及辅助设备等)、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设等方面不断加大投入,遵循“资源为先,标准规范,整体推进,确保安全”的原则,统筹规划,积极实施,务求实效,力争使社区档案室成为名副其实的数字档案室,最大限度地提高档案服务的社会效益,这是社区档案工作的最终目标。

    随着社区建设形势的不断发展,社区档案工作必须与时俱进,在深入细致、科学规范上狠下功夫,全面提升档案工作水平,为社区建设提供更多支撑。

    原载于《中国档案报》2017年7月13日 总第3091期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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