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外国档案工作 发起对话 整合资源 建立合作

——将文件管理整合到业务流程之中的实践

作者:约翰·麦当劳

来源:中国档案报

2017-07-18 星期二

    多年来,文件管理工作者一直强调将文件管理整合到业务流程的设计之中,但这说起来容易,真正实现起来却存在诸多困难。文件管理工作者并不擅长与设计、管理和具体业务执行人员进行交流。我认为,文件管理工作者需要承认我们不能、也不应该独立完成文件管理与业务流程的整合,应该与那些能协助我们共同实现这一目标的人们展开合作,互通有无。

    在探讨如何提高文件管理工作者发起对话的能力,从而与业务流程建设者进行合作之前,我们首先要思考3个问题:文件管理工作者能够带来什么?业务流程的概念是什么,文件又应如何参与?文件管理工作者应如何理解业务流程,并与该领域的工作者展开对话进行合作?

文件管理工作者的能力

    文件管理工作者需要从根本上了解文件。文件能够为决策和行为提供证据、为有价值的数据和信息提供可靠来源;能够支持决策、协助实现个人权利和权益;能够通过国家或地方档案馆的保存和获取服务,促成机构记忆甚至更广层面的社会记忆的构建。为达成上述目的,要保障文件的真实、可靠和完整。此外,理解文件还必须要有足够的语境信息,以及汇合各构成部分的结构信息。在长期保存中,文件还应能够被出具或者能够以特定方式呈现;可以支持特定功能,能够被重新处理以服务于其生成之外的目的。理解文件的“生命周期”——从文件生成、组织、利用、留存、保管直至终置(文件被删除、销毁或移交至档案馆保管)的含义。在文件生成机构或者整个社会层面,都有与文件管理直接或间接相关的法律和政策、标准和实践案例、管理系统和技术。我们还有先进的管理和教育机构为文件管理工作提供指导,培养人才。

    这些都是文件管理工作者独有的优势。当我们与其他行业人员展开对话时,我们应该充满自信,因为我们知道我们能够有所贡献,能够协助解决机构在文件生成、组织、使用、留存和保管,以及开发利用中面临的各种挑战。我们应找准自身位置,认识到将文件和文件管理整合于机构业务流程之中的重要性。

业务流程及文件管理参与

    那么,业务流程是什么?文件管理应如何参与其中呢?我想用一个申请政府用地管道建设许可证的实例来解释什么是业务流程。

    首先,政府接收由公司提出的申请。在该步骤生成的文件包括电子邮件及其他重要记录,比如申请接收通知。随后政府审理申请资料,若完整齐全则给予回复,确认该申请成立,在这一步骤会产生邮件、报告、正式记录等文件。上述文件可以是纸质的,也可以是数字形式的。接下来,由于管道建设牵涉到多方利益,政府需要多方咨询并调研管道建设可能带来的环境、经济和社会影响,该阶段会产生多个咨询调研类的子流程,并生成大量文件,例如邮件、调研报告、数据集、在线咨询产生的微博和推特等。基于上述咨询、调研以及政府和管道公司的谈判,接收申请的政府部门会向其上级管理部门提交报告,就该管道建设提供建议。此外,考虑到管道工程的规模、成本和复杂性,还可能会有额外的谈判,同样会产生大量的邮件和会议文件,直到各方达成最终协议。此时,政府才会正式批准申请并发出通知,告知管道公司该工程可以继续。但是,流程到此还并未结束。接下来,还可能会有对该管道工程的评估、审计以及对建设全程的审查。从上述分析可以看出,在管道建设许可证审批的整个业务流程中,有大量文件生成且种类多样。

    这一实例分析中使用的业务流程驱动法是系统设计者常用的方法。虽然看起来复杂,但是正是通过这一方法,能够将文件置于其生成环境中,置于其所支持的业务之中,并通过业务流程指导特定步骤生成的各种文件的收集;通过分析业务流程中的步骤及其与机构职能的关系,对文件进行价值鉴定。对文件价值的分析会影响文件所匹配的元数据数量,元数据又能体现文件的性质和语境,从而决定文件生命周期管理中需采取的处理步骤。

    但是,文件管理该如何参与业务流程之中呢?我们可以从业务系统建设入手。系统是为达到一个或多个目标而采用的程序、技术和人的组合。系统有自己的生命周期,包括启动规划、设计、执行、维护与测试、持续审查并根据情况修改或重新建立新的系统。结合业务系统的生命周期,就能够解释在既定的流程中文件在何处生成,在系统发展生命周期的各个阶段该如何被管理,并不仅限于单个系统的功能需求阶段(这一阶段通常是各种数字文件管理标准和指南所强调的)。

    然而,文件的参与还不止于此。现实中,业务流程和系统都不是孤立存在的,不同的业务流程和系统之间往往存在交互。例如:当某个雇员的安全级别改变时,人力资源系统与运作系统间就会产生交互。从更广层面来讲,所有业务流程和系统都是由机构层面的管理和责任框架所支撑的。在政府中,这个框架是由法律和法规搭建起来的,通常包括政策、标准和其他工具,是统一、标准且适用整个机构的管理方法的体现。机构的文件管理也是这一框架中的一部分,这也是统筹机构文件的管理办公室或者管理中心(在北美地区专门负责整个机构的文件管理的机构)存在的原因。在业务流程层面参与管理文件的工作者应学会向机构文件管理办公室(中心)主动寻求支持或指导。

    我们需要认识到以上所有的流程、系统和框架都是由不同背景的各方人员组成的,包括文件管理工作者和文件管理的负责人、业务流程设计者、业务流程构建者、业务系统构建者,以及机构政策和标准的制定者。这一群专业人员需要聚集在一起,共同实现文件管理与业务流程的整合。

理解、对话、合作

    面对如此复杂的构成,文件管理工作者应该如何与他人建立对话并展开合作呢?文件管理者需要采取一些最基本的措施。首先,要培养一种新的思考和学习方式。过去,我们往往从文件视角看业务流程,现在我们应学会为从业务流程视角来看文件;同时,我们要理解在业务流程中文件和文件管理的作用。如果我们想要与机构中其他人员进行有效的交流合作,需要了解文件管理对机构业务的价值,熟悉机构中的业务流程,知道它们是如何被规划、设计、执行和管理的。此外,我们还需要了解系统的作用以及广义上的业务环境。

    在对文件管理的业务价值和机构业务流程的理解基础之上,我们应该走出去,与业务系统的构建者、业务流程和工作流的设计者、负责业务的经理、机构高层管理者等关键人员开展对话。通过对话,与他们确认文件的业务价值,建立业务驱动的文件管理共识,并探讨将文件管理与业务流程或业务本身进行整合的战略。由于业务流程繁多且涉及大量人员,建议先去关注那些质量和完整性会受文件生成和管理方式影响的业务流程,与这些业务流程的管理人员展开对话,再将从中获取的经验应用于其他业务流程。通过这种对话,文件管理工作者们可以与上述关键人员形成良性互动,建立正式的合作关系,聚焦机构业务流程中面临的文件问题,并为共同制定策略打下基础。

    总之,为了推动文件管理与业务流程的整合,促进文件管理工作者发起对话的能力,我们应该换个角度看待业务流程与文件管理之间的关系;理解业务流程的概念以及与文件的关系、业务流程和文件管理的业务环境;学会识别、理解业务流程管理中的关键人员,并与他们沟通。最终,我们要与业务流程的关键参与者建立合作关系,协作促进文件管理和业务流程的整合,这个过程说易行难,需要不断探索。

    范冠艳 编译

    (作者系国际信息管理领域的知名咨询专家和教育家,曾任国际档案理事会电子文件委员会主席,加拿大联邦政府信息管理论坛创始人、主席)

    原载于《中国档案报》2017年7月17日 总第3093期 第三版

 
 
责任编辑:王亚楠(实习)
 
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