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世界银行电子文件管理的历史与未来发展

作者:琳达·麦克布瑞德 李新功 编译

来源:中国档案报

2017-06-16 星期五

世界银行成立背景

    世界银行(以下简称“世行”)是第二次世界大战后为了重建欧洲于1944年建立的。目前由187个成员共同组成,其主要职责是为成员国提供金融及技术方面的帮助和支持。在今天,世行遍布全球100个国家,有超过1万名雇员、2万多台计算机设备和2.7万多台移动设备,保存有总排架长度超过19.3万英尺的纸质档案以及几百万份电子文件。

    世行信息管理的原则是:通过便捷的信息捕获、分享、挖掘、存储和处置,促进开发基于证据设计的有效解决方案。在此管理总则的指导下,高效地管理世行的文件记录,对于完成其必须履行的法律职责、增强机构透明度、提高员工工作效率都起到至关重要的作用。

世行电子文件管理的发展历史

    20世纪80年代至90年代,基于地区和职能架构体系,信息中心的主要职责是管理纸质案卷、编制目录并提供人工咨询服务,与此同时,内部纸质文档部门负责相关业务,确定元数据并撰写说明(摘要)、提供各类报告的纸质复印件、制作缩微胶片。1991年,随着业务文件的爆炸式增长以及信息技术和管理水平的巨大变革,世行在IT特别小组的建议下,开始使用计算机系统管理整个机构的文档和报告。

    走向电子化。20世纪90年代后期的主要工作是扫描所有报告并制作了光学字符识别(OCR)扫描件,从而产生了文本或可检索版本的扫描图像、过期刊物转换、最基础的元数据等电子文件,成为名为“PixTex”的第一个电子文件系统及“图像银行”系统的最初电子文件及其管理对象,完成系统数据的初始化后,将1946年起的纸质文档转移至离线保管。

    电子化推进。20世纪90年代末,IDU(内部文件部门)是非常强势的部门,它确保所有的文件能够被捕获,并由经过培训的著录人员来著录编目文件,由IDU来提供集中式的参考咨询服务,纸质文件由其保管并按照需求从缩微胶片上打印出来提供复印件。在此阶段,“图像银行”系统中的资源是第一代电子馆藏,能够提供所有的扫描件,而且是经过OCR识别的扫描件,著录人员还编写了说明或摘要,为提升用户检索的深度和广度提供了技术基础和主要内容。

    将电子文件管理范围扩展到部门案卷级。21世纪初,电子文件管理的范围横向扩展,电子文件及其归档系统多次升级。利用技术的优势推进了文件的全方位捕获,并以原生电子文件格式捕获和存储了电子文件;同时通过电子邮件管理系统与电子文件管理系统的无缝集成将捕获的电子邮件归档入系统。在此阶段中,世行职员通过“归档到IRIS系统”的功能上传电子文件,利用全球范围内的电子档案和文件。此时,世行关闭了地区信息中心并建立了基本的元数据管理。

世行电子文件管理的现状

    现阶段,世行文件的信息管理系统是面向内容的管理方式,它已经逐渐成了机构的知识库。

    随着越来越多电子文件被捕获,保管与处置电子档案的规定被嵌入到电子归档系统中以便更好地管理资源,同时,出于长期保管的要求,所有内容转换成PDF格式。越来越多元数据也被捕获进入系统,海量的数据内容势必影响上传、下载及查询过程的效率。目前针对这个问题的解决方案是,按照国家划分本地存储区域,分布式管理资源以提高资源使用的效率。世行电子文件管理取得了一定成功,关键有以下要素。

    首先是内容信息组织的特点。信息如何组织才能全面有效提供信息服务是所有先进的电子文件管理或知识库首要面对的问题。世行从文件夹结构、文档对象类型、文档属性、文档类型、分类性和控制性词表等多个层面明确了信息的分类方法,理顺了信息组织的思路,为其成功管理电子文件奠定了基础。

    通过“集成”与“简化”为电子文件管理保驾护航。世行机构广泛分布于全球,其全球雇员对集成性的一站式服务期望颇高。通过许多API(应用程序接口)可将各种渠道推送过来的资源与知识库集成在一起,使用者不需重复归档,与此同时,API还将各个资源渠道推送的元数据也集成在知识库中。

    一直以来,利用者普遍认为,向知识库归档是一件烦琐且技术含量低的简单重复工作,从而使大家无法专注于自身主要业务工作。因此,世行向微软、谷歌、亚马逊等公司学习数据分析,同时着手开发并加强了归档功能,使之简单易用,界面友好。值得一提的是,其归档范围扩大到电子邮件和网盘文件,与快速发展的互联网技术和应用相匹配对接。

    扩大开放内容也是世行电子文件管理的目的之一。世行行长金墉曾说:“信息的可用性对帮助用户应对最艰难的挑战是至关重要的。我们将寻找新的信息、知识和数据共享方式,在世界范围内更广泛地提供信息利用服务,并使这一政策的影响力最大化。”

    世行于2010年7月发布信息利用新政策。在新信息利用政策的指导下,世行积极推进电子文件公开利用,一组数据客观反映了新政策及公众利用的成果:共有6,661,817个文档及报告可被下载,在知识库中登记的独立用户有5,371,535名,36,534,600页文档描述信息可被查询。

    另外,系统内增加了多语言版本的内容资源,共翻译了7种官方语言版本的相关内容和部分元数据,从利用和检索的角度看,能够更好地辅助全球范围内的使用者检索电子文件内容。

世行电子文件管理的未来

    高科技、互联网的迅速发展对世行电子文件管理带来了前所未有的挑战,云技术的应用、如何挖掘数据或内容的价值、如何在随时增加的海量级数据中提高利用效率等问题,使机构各层的管理者感到压力重重。

    世行电子文件管理的发展目标是:优化并提高信息和数据的质量,使之成为机构资产的一部分,并提供可靠、可信、便于用户利用的信息。具体做法是:通过文件管理政策和工具来保存机构知识;使信息的生成、管理和共享更加便捷;快速显示机构知识并能够迅速无缝贯穿于世行所有系统之中;提高自助及自动化水平,保证在没有人工帮助下依然能够完成基本工作。

    下一阶段,世行将尽可能使用更为简单、自动化的标签,合并功能相同的重复系统,在更为集成的检索系统中优化文档检索;通过世行系统,完善信息分级、分类和元数据管理,进一步优化信息环境;优化技术战略(路线图),以面向服务架构,支持世行系统集成。

    随着信息技术发展的脚步,世行将与之共进,共同期待美好的明天。

    (作者系世界银行高级信息官员)

    原载于《中国档案报》2017年6月15日 总第3079期 第三版

 
 
责任编辑:李聪
 
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