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善用“互联网+”思维 优化档案整理方法

作者:苏 静

来源:中国档案报

2017-05-10 星期三

    互联网+传统工作成为当下一个很热门的话题,为众多领域和技术开辟了新路,正在逐渐影响并改变人们的生产、生活和思维方式,引领创新发展的“新常态”。以档案的基础工作为例,互联网时代赋予档案整理新的内涵,档案整理模式从重史料整理到信息整理,再到知识整理的转变,突破了传统档案整理分散繁杂、条块分割的障碍,既保持传统档案整理方法的优势,又充分吸收互联网新兴技术,保证档案整理方法的有效性、科学性。

档案整理方法的现状

    档案整理既是一个过程,又是一个体系,通过一系列手段将收集来的文件材料科学地组织,使之条理化和系统化。零散形成的文件经过归档整理,建立文件之间的联系,才能成为真正的档案。

    按“卷”进行整理,是最为传统的整理方法。通过全宗、案卷、卷内目录、文件顺序整理,使若干互有联系的文件组成一个有机整体,最大程度上保持文件之间的原始关系。把上年度形成的大量文件材料,按照年度、问题(机构)、保管期限等标准进行分类组合、系统排列、逐页编号、拟写案卷题名,编制案卷和卷内文件目录,从而实现对文件的系统化,为查询利用提供检索途径。这样做的缺点是组卷操作比较繁琐;拟写案卷名主观性较强,靠人的意识判断;调用查档费时,复印扫描不便,保密性差。

    按“件”进行整理,无须组卷、拟写标题,只有一个检索层次,提供与文件题名有关的关键词、文号、档号、责任者、时间等元素,计算机就能迅速查到所需文件,避免人为因素造成的错检、漏检和无法检索等情况,提高档案查准率和检索速度。以“件”为单位整理,量大分散,容易疏漏。档案实体与档案历史联系是分离的,文件间缺少有机的联系,在利用时不便提供系列文件。

“互联网+”为档案整理方法提供技术支持

    传统模式下,档案物质结构、历史联系形式单一,实体集合的排序只能运用一种整理原则对文件实体集合进行排序。如采用“来源原则”的文件实体排序,文件间联系被固定,不能对某个问题的事由进行分析,只能打破原来的整理模式,采用新的排序。

    在数字化环境下,档案的文件实体和历史记录可通过电子的形式实现多维联系,形成“文件的实际集合”和“档案历史联系的记录”的物质共同体。“文件实体”与“档案历史联系”分离的整理技术,不再受文件实体的束缚,档案整理原则从单一的“来源原则”,发展为“实践主体”“实践客体”和多元的“历史原则”。

    文件实体排列的突破意味着通过计算机逻辑联接参与多种排序,将归档文件的正文和相关检索信息同时输入计算机,以多种检索途径实现档案的排列与组合,简化了传统人工分类、组卷时考虑的逻辑联系等方法,直接用计算机来解决人脑对海量文件记忆与检索的难题,为档案整理摆脱传统观念和手工操作奠定基础。

“互联网+”档案整理方法的运用

    传统档案整理方法主要依赖档案人的主观经验,而大数据、云计算等技术颠覆了一些传统的法则和逻辑,用大数据分析搭建技术系统,让整理的全过程都有数据支撑,通过软件平台对档案的信息收集、鉴定分类、共享利用、舆情监测抓取、分析,再集中授权、分类处理、精准推送,从而实现全方位采集、深度加工和全流程控制的智能化分类。

    “互联网+”档案整理方法,并不是单一的叠加,也不是一个僵化的网络系统,而是档案整理方法数据化、智能化的过程和体系。将互联网思维贯穿于归档整理的全过程,可以将人为因素降到最低,根据档案的特点,将各阶段产生的归档文件按照一定的规律梳理,建立一套指标完备的参照系统,依据档案著录规则、分类标引规则、主题标引规则、档案分类法、档案主题词表、机读目录后控标准的相关内容,并结合档案整理的实践,形成树状结构的标准化信息。通过数据库信息处理生成,将自由词转换为主题词和分类号,实现自动标引,编排特定关系文件组在相应盒中,全程控制归档文件材料的鉴定、分类、装盒、入库工作,同期跟进校验和统计,监测反馈后期利用效果。

    “互联网+”档案整理方法的优势体现在:减少琐碎的手工劳动,提高效率;自动编排校验,同步建档,减少组卷主观性性;档案分类标准化、组合规范化、排列有序化;节省优化库藏空间,查阅方便快捷。

    归根结底,数据化、智能化是为了让操作变得更简单、更方便,提高档案整理标准,做优做精,追求效率和品质。信息时代“互联网+”在档案工作中的运用,丰富和发展了档案整理实务,进一步推动归档文件整理的升级,以便更好地发挥档案的作用。

    原载于《中国档案报》2017年5月4日 总第3061期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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