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实施“三三策略” 确保档案安全

作者:浙江省湖州市档案局馆长 张楼岩

来源:中国档案报

2017-04-21 星期五

    近年来,浙江省湖州市把深入实施“三位一体、三维覆盖、三措并举”的档案安全“三三策略”作为推进档案安全体系建设的主要思路和抓手,着力防范和化解档案安全风险,有效提升了档案安全管理水平。

安全防范“三位一体”

    坚持根本抓人防。档案安全的首道防线就是人防,安全管控关键在人。一是筑牢思想防线。牢固树立“安全第一、预防为主”的思想意识,市委市政府有关领导就档案馆(室)库房重大安全问题多次检查调研,并帮助解决难题;档案系统每年组织主题教育、安全培训、模拟演练等,以安全问题“零容忍”的态度强化“底线”思维。二是构建机构防线。档案安全工作融入“平安湖州”建设,成立全市档案安全工作领导小组,各级党委、政府承担领导责任,各级档案部门承担行政区域内监管职责,各单位承担本单位档案安全职责,安全工作落实到岗到人。三是健全制度防线。市委办、市政府办出台《关于加强和改进新形势下全市档案工作的通知》,为做好新形势下档案安全工作提供了重要遵循;市政府制定《湖州市政府机构改革档案管理工作办法》,为政府机构改革过程中档案安全工作提供安全防护;市档案局关于“拆违治水”“美丽乡村”档案管理规范文件等,为重大活动、重点建设项目等领域档案安全管理提供了制度保障;修订完善数字档案安全管理制度,建立健全应急预案,制定各种风险防控治理措施,做到用制度管人,靠制度办事。

    夯实基础抓物防。建设符合档案安全保管条件的档案馆(室)是保障档案安全的重要基础。一是加强档案馆库房建设。市、县(区)6个综合档案馆全部建成新馆;馆内配备防盗报警、电子监控、自动消防、智能密集架、自动温湿度控制系统等安全保管设施,档案馆的安全保障能力整体水平迈上新台阶。二是加强基层档案馆(室)建设。每年对基层档案馆(室)保管条件进行安全检查,对存在安全隐患的保管场所及时督促整改,确保安全达标;为完善乡镇、行政村档案安全保管条件,创新了乡镇和村级档案管理模式,在基层综合档案馆(室)设施建设中适当给予建设资金补助。“十二五”期间,全市基层档案馆(室)均达到安全保管标准。

    注重创新抓技防。充分利用现代科技手段提升档案信息安全系数。一是加强网络安全建设。网络的开放性对档案信息的安全性构成严重威胁,市档案局将局域网与互联网进行了物理隔离,将政务网与互联网进行了逻辑隔离;邀请省档案局、市公安局等专业部门查找网络安全漏洞,在全省范围内寻找专业技术团队修补网络漏洞,提高档案信息系统安全等级。二是加强数据安全建设。建立独立机房,安装了监控系统,加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理,打造安全的数字存储环境;采取数据库备份、数据异地异质备份等方式,确保档案数据安全有效。三是实行电子登记,从查阅登记到归还进行全程跟踪记录,严格审核查阅手续,确保档案利用的绝对安全。

安全监管“三维覆盖”

    馆内安全与馆外安全并轨。馆内安全注重建章立制,建立健全档案开放鉴定制度、档案利用查阅制度、档案库房管理制度、档案保密制度等档案安全规章制度,严格执行各项安全制度;馆外安全注重安全监管,将档案安全体系建设纳入各地综合考核体系,签订档案安全工作责任状;通过馆室一体化平台在线实时监管档案数据情况;加强对社会中介机构的监管,制定档案整理和数字化委托加工安全管理等行业规范,多次开展全市档案数字化外包工作检查,及时发现隐患,并督促委托单位落实整改。

    实体安全与信息安全并重。档案实体和信息安全要从档案数字化加工监管入手,加强风险源头管理。一是严把人员关。制定档案数字化的安全保管和保密工作制度,设置档案数字化项目的管理员、保密员、监理员,核实身份信息,签订保密协议。二是严把监管关。对数字化加工场所配置监控系统,健全安全措施,便于实时监管;对档案数字化处理、质量检查、数字档案信息备份移交等环节加强监管。三是严把数据关。坚持馆藏档案数字化成果达到3个100%要求,即:条目查询利用100%正确,原件挂接率100%准确,扫描件质量100%满足利用要求。

    线上安全与线下安全并行。线上安全打造了一条安全高效的区域共享通道,为保证档案信息数据在线传输和利用安全,平台建在了市政府政务网上,并在政务网上专门建设了共享平台虚拟专网,通过加密、认证等技术使专网变成一条安全通道;线下安全即强化档案安全监管,通过年度档案执法检查、专项检查等实现安全监管全覆盖,发现隐患,限时整改,跟踪督查。

安全保障“三措并举”

    建立一个平台。市档案局与省档案局联合研发了“湖州市数据安全检测预警及保全平台”,为数据安全工作提供了“统一、实时、智能”的服务。一是实时监测。电子档案数据全部导入平台,平台会自动对数据进行检测校验,生成唯一的数字摘要。二是实时预警。平台具有多种即时报警功能,实时对备份区的数据进行校验,若数据异常变动,马上示警并以短信方式发送至工作人员,提醒工作人员及时处理异常数据。

    坚持一项制度。档案登记备份制度确保数字档案的真实性、安全性。一是做好档案登记备份。市、县(区)均已成立档案登记备份中心,市级机关移交单位档案登记备份已实现全覆盖;按照档案实体和电子档案数据“双套制”进馆要求,开启了电子档案数据虚拟进馆模式,单位只需将实体档案移交进馆,符合移交进馆要求的电子档案数据直接从档案登记备份管理平台获取,提高了数据移交的安全系数。二是实施档案数据异地异质备份。全面实施“省备市、市备县”为主导的异地数据容灾备份,2014年完成了省内异地互备,2015年完成了省外异地互备;数字档案馆各平台内数据采取动态全备份方式,每周在线备份一次,每年脱机备份一次。三是开展数据容灾恢复。制定了《湖州市档案与电子文件登记备份中心安全保障应急预案》,定期对登记备份范围单位开展安全评估检查,多次开展档案与电子文件突发事件应急演练。

    构建一张网络。以“不求所有,必求所管”的方针构建全市重点民生档案分布式管理安全网。以市级民生档案资源整合利用工作为试点,掌握民生档案分布现状,编制《湖州市本级首批重点民生档案查档指南》,明确民生档案种类、存放场所、主要内容和利用方法;建立民生档案专题数据库,馆内民生档案数字化占比已达95%,极大地保护了纸质档案的安全;编制全市民生档案目录网及移交计划表,重点对婚姻档案、公证档案和出生医学证明档案进行安全检查与指导,破解了婚姻档案、公证档案的移交难题。

    原载于《中国档案报》2017年4月20日 总第3055期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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