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如切如磋 如琢如磨

——宁夏水务投资集团公司档案工作侧记

作者:山 佳 范彩萍

来源:中国档案报

2017-04-14 星期五

    水是生命之源、生产之要、生态之基。如何推进民生水利、治水惠民是近年来宁夏水务投资集团公司(以下简称“集团公司”)努力前进的方向,在其发展过程中,档案工作伴随着服务地方经济社会、工程项目建设、企业品牌发展等方面做出了积极探索,为企业的持续发展做足了“档案”文章。

对标管理:构建发展平台

    集团公司是经自治区人民政府批准设立的国有独资公司,2008年11月29日挂牌成立,主要职责是承担自治区部分公益性、准公益性、经营性水务项目的开发、建设、运营和管理工作。

    自成立以来,集团公司按照水利部《水利工程建设项目档案管理规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等相关要求,对科技、文书、会计、照片等各门类档案进行规范化、系统性整理,严格执行有关档案管理规定和标准,确保文件材料归档及时、案卷整理规范、交接手续完备、开发利用有序。

    集团公司自2009年成立档案部门以来,始终把“档案规范化建设”作为一项重要工作来抓,着力提升公司档案软硬件水平,加强基层档案规范化管理,提升集团公司档案工作整体管理水平,力求形成整理有序、管理规范、利用合理的档案工作体系。按照统一领导、分级管理的原则,集团公司成立了档案工作领导小组,设专职档案管理人员2名;各职能部门设兼职档案管理人员1人至2人,负责收集整理本部门形成的档案资料;公司实行档案工作岗位责任制,对各部门、子公司、分管领导及专、兼职档案工作人员进行年度目标考核,并定期检查指导各职能部门及下属子公司的档案工作,促进档案管理工作制度化、规范化、有序化开展。目前,集团公司本部及14家子(分)公司共有专职档案管理人员14名,兼职档案管理人员6名;截至2016年上半年,集团公司及各子分公司共整理工程档案近1.1万盒,文书档案3980盒,照片档案183册。

对标补短:抓住关键发力

    集团公司成立初期,既没有专门的档案室,也没有专职的档案管理人员,档案管理软硬件基础都比较薄弱,可以说是“三低”。由于对文书档案、科技档案、设备档案以及其他类型的档案实行分散管理,公司内部档案信息资源交流和共享效率低;由于文件材料收集不完整、归档整理不规范,致使公司档案完整率、准确率和归档率低;由于档案著录不标准、著录项目不全、检索困难,致使档案的查准率和利用率较低。

    针对这些问题和困难,集团公司领导高度重视,召开专题会议研究,明确由集团分管领导跟踪解决。首先,及时招聘大专以上学历、具有助理馆员、馆员职称的专职档案管理人员,强化档案管理队伍建设;其次,采取“请进来”和“送出去”相结合的方式,聘请档案专家指导帮助,加大对档案工作人员的培训力度,提高档案管理人员专业水平,2014年5月,集团公司总经理顾耀民根据自身参加沙坡头水利枢纽工程建设及工程档案管理的实践经验,提出组织档案管理人员到先进单位进行实地学习的建议,并策划组织各子(分)公司22名档案管理人员前往电力公司和国华宁东电厂公司进行观摩学习,带回了好的经验和做法;此外,加大人力、物力、财力的投入,软硬件设备的配置,推进档案管理现代化,加大信息化建设力度。2010年,公司档案室安装了档案管理单机软件,将有关资料及时录入电脑,随时为业务部门提供更全面的信息资源。

    宁夏中南部城乡饮水安全工程是解决宁夏中南部地区113万各族群众喝水问题的工程,是改善当地基本生存条件、维护区域发展和民族团结和谐大局的一项极为紧迫的民生工程,备受中央、自治区各级领导及社会各界关注,被自治区党委、政府列为头号民生水利工程,集团公司作为项目法人承担着这项工程建设管理的重任。该工程耗资近40亿元,包含安全水源、连通工程两个部分。由于工程投资大、工期长、参建单位多,因而形成的资料也比较多,但与此不相匹配的是档案专业人员少且多为兼职人员,同时档案专业知识不足,直接影响了项目档案的规范化、系统化管理。为满足国家重大建设项目文件材料归档验收要求和水利行业档案规范标准的要求,2015年12月,集团公司总经理办公会决定通过购买社会化服务的方式完成该工程项目文件材料的收集、整理、归档工作,以此确保了工程档案的质量。

对标质量:加大基层监管

    为保证工程档案完整、准确,集团公司工程部、档案管理人员在施工过程中,深入到各标段督促、指导施工单位的档案管理工作,使基层单位档案管理工作日趋规范和完善,确保工程文件材料收集整理工作与工程建设同步进行。

    例如,2012年,针对宁夏中南部城乡饮水安全工程建设项目投资大、项目工期长、项目建设形成文件资料多,尤其是当时中南部建设分公司没有配备档案室和专职档案人员、档案管理制度不健全、硬件设施不完备的实际情况,集团公司副总经理、宁夏中南部城乡饮水安全水源工程项目建设分公司常务副总经理李昌盛、集团公司总工程师田建林组织召开会议,决定由集团公司着力加强对中南部建设分公司档案管理工作的监督与指导,在分公司设立档案室,配备软硬件设施;结合工程建设实际,制定《档案工作人员岗位责任制》《档案库房管理制度》等多项管理制度;同时,严格要求工程监理、施工单位配备专职档案人员,全面负责现场施工资料的收集整理,确保档案真实、完整;建立月查制度,每月下旬联合监理单位集中对各施工标段施工质量、安全、文明施工及内业资料进行全面检查,并进行综合考评;主动与自治区档案局、水利水电建设工程质量监督站联系,邀请自治区档案局专家深入项目建设一线,有针对性地对工程资料、项目划分、工程材料填写等方面内容进行专业指导和检查。目前,中南部建设分公司已建立起施工、监理、建管各方密切配合,项目边建设边收集整理资料的档案工作机制,档案工作与项目建设同步稳步推进,有效提升了该项目的档案管理水平。

对标服务:找准特色定位

    随着集团公司的发展壮大,凝聚着公司发展、创新和管理的各项成果,凝结着集团公司众多档案人经验和智慧的档案,已成为企业持续发展不可或缺的重要资源,其作用日益显现。

    2015年5月,新海水务公司检修输水塔、净水厂设备,需要查阅竣工图上的相关数据,查阅人员通过档案室很快就找到了需要的技术参数,工程档案资料在水利工程检修、设备维护过程中发挥了重要的数据支撑作用;2015年6月,集团公司计划部相关工作人员到档案室查阅新海供水工程绿化资料,用于该工程竣工结算,档案室工作人员仅用了5分钟就取出了绿化工程资料档案,查档速度之快让计划部的工作人员连连赞叹;2015年5月至8月,自治区审计厅跟踪审计宁夏中南部城乡饮水安全工程和集团公司清产核资相关工作,其间查阅同心东部综合供水工程、吴忠金积供水工程、海原新区供水工程、红寺堡鲁家窑供水工程等项目档案资料达300多盒,档案为工程建设管理、项目运行管理和工程审计提供了坚实保障。

    积累档案信息资源、扩大档案服务范围、最大限度发挥档案的价值是集团公司档案工作的根本目标。目前,集团公司按照《全国档案信息化建设实施纲要》要求,已将档案信息化建设规划纳入集团公司信息化建设的总布局,着力推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,积极探索建立工程建设信息化管理平台。该平台将把原有水利项目开发建设完成后再收集整理文件材料的旧模式,转变为事前管理、事中控制的现代化档案建管模式,项目资料的收集将随着工程进度进行,按照工程资料管理的要求及时整理,并上传至工程资料管理子系统,在需要时即可快捷查阅,有效提高水利项目档案整理、保管和利用的现代化水平。到“十三五”末,集团公司将全面完成档案数字化工作,档案电子目录将实现全覆盖,宁夏中南部城乡饮水安全工程档案数字化率将达到100%,文书档案及各类声像档案数字化率达到85%,工程档案数字化率达到80%。

    “如切如磋,如琢如磨。”企业的发展如同雕琢玉器,又像雕刻石头,都是需要下功夫的,需要的是人对工作的认真精神、敬业精神。集团公司档案人以对事业的忠诚、对工作的执着、对企业负责的态度,坚持创新,追求卓越,他们不仅记录着企业的发展历程,同时也在书写着企业档案人的精彩故事。

    原载于《中国档案报》2017年4月13日 总第3052期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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