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以档案保民生 以服务惠民生

——浙江湖州民生档案利用工作纪实

作者:张楼岩 顾琪琪

来源:中国档案报

2017-03-28 星期二

    档案工作全面深化改革,要从“档案馆有什么,群众查什么”向“群众查什么,档案馆有什么”转变;要加强民生档案的整理编目、数字化和开放鉴定,确保民生档案安全保管和有效利用。近年来,随着国家惠民政策的相继出台,民生档案作为社会管理活动的历史记录和维护群众权益的原始凭证,其利用范围不断扩大,利用需求不断增加。浙江省湖州市各级档案行政管理部门始终坚持“民生所想,就是档案工作之所向;民生所需,就是档案工作之所趋”的理念,积极创新民生档案利用机制,强化优质服务,挖掘馆藏资源,丰富民生档案服务方式,建立民生专业档案全文数据库和目录数据库,使利用者查阅利用更为方便、更为满意。

整体谋划民生档案“一张表”

    结合湖州市民生档案工作实际,湖州市提出“三结合三促进”的民生档案资源整合利用试点工作思路,即:民生档案资源整合利用与依法监管相结合,促进市相关涉民部门民生档案的科学化管理;民生档案资源整合利用与改善馆藏结构相结合,促进档案馆馆藏结构优化升级;民生档案资源整合利用与数字档案信息共建共享相结合,促进档案资源利用网络化、馆藏数字化建设。市档案局成立了民生档案整合利用试点工作领导小组,制定出台《湖州市档案局关于开展市级民生档案资源整合利用试点工作实施方案》,集中力量开展了市级档案馆(室)涉民档案资源普查,充分挖掘市级民生档案资源。例如,通过发放《湖州市本级重点民生档案参考目录》《湖州市级民生档案基本情况调查表》进行普查,安排人员到涉民单位进行细查,基本掌握了市级民生档案保管利用现状。统计显示,至2016年年底,市级单位形成61余种民生档案,民生档案约376万卷233万件。在统计调查的基础上,市档案局印发了《湖州市市本级首批重点民生档案查档指南》手册,收录了保存在市档案馆、市直机关及所属公共服务部门的婚姻、社保、知青、户籍等61种民生档案,以民生档案的形成部门、保管部门、档案内容、查阅方法、查阅地点、查阅电话等作为查档指南检索内容,为服务民生查档提供“快、全、准”的便捷途径,受到广大群众的好评。

统筹监管民生档案“一张图”

    加强对民生档案工作的业务指导和行政监督,加大民生档案的收集力度,提升民生档案规范化管理水平。一是建章立制,规范民生档案管理。市档案局制定《湖州市机关档案业务建设规范》《湖州市中小学校档案管理办法》《湖州市收集档案范围细则》等制度,将各类民生档案纳入档案移交范围。2016年,全市在基层民生档案建设发力,启动“美丽乡村”档案数字典藏工作,起草制定“美丽乡村”建设文件资料归档范围和专题数据库建设规范,以安吉为试点开展“美丽乡村”专题档案数据库建设,共形成“美丽乡村”专题档案2514件。二是加强对重点涉民单位档案的监督指导。推进历史档案抢救清理和规范化管理工作,加快档案数字化工作,建立民生档案专题数据库;对历史遗留的馆外民生档案实施抢救,加大行政监督力度,推进相关部门加快档案整理与数字化步伐;积极参与全市农村土地承包经营权确权登记颁证工作,规范土地确权登记档案的整理和资源整合。三是依法合理接收民生档案。调整资源整合策略,实施差别化管理,对民生档案量大、保管条件符合要求和管理规范的单位实行部门自行管理、资源共享的工作策略;制订重点民生档案移交计划,要求“十三五”期间完成公积金档案、出生医学证明档案、劳模档案等21种民生档案的接收。目前,列入计划的14种民生档案已全部接收进档案馆保存并对外提供利用,约占馆藏总量的32.3%。

整合利用民生档案“一张网”

    民生档案整合利用的最终目标是方便人民群众利用,市档案局馆在整合民生档案资源的基础上,以加快民生档案数字化为突破口,推进区域数字档案信息共享。一是加快馆内民生档案数字化。安排人力、物力、财力,优先对馆藏涉及民生的知青、山林定权、婚姻等档案进行条目化和数字化处理,在馆藏利用平台设置民生档案专题数据库。目前,馆内民生档案数字化率已达95%以上,有力地保护了纸质档案的安全,方便了民生档案快捷查询。2016年,全市各级档案馆共接待1.8万人次查档,提供民生档案8.7万卷,为落实政策、待遇审核等提供档案凭证。二是构建以民生档案为主要内容的区域数字档案共建共享平台,创新为民生服务的新手段。打破了查档地域限制,最大限度方便群众查询民生档案,专门构建“资源自建、分级管理、异地查档、跨馆出证”的民生数字档案资源共建共享平台;积极开展馆藏民生档案开放利用工作,仅2016年全市就完成了8类约67.2万件民生档案的开放鉴定,并上传共享平台,进一步丰富了区域数字档案共享资源。目前,平台建立了13个专题数据库,数据涵盖全市各县区综合档案馆,基本实现了区域民生档案的“异地查档、跨馆服务”。三是建立馆室间民生档案咨询服务机制。开展民生档案查询转知业务,当群众需查阅本单位以外的民生档案时,受理单位可根据《查档指南》提供的信息,告知查档者查询场所、方法和电话;市档案馆在受理民生档案查阅时,如有保存在各部门的情况,也应告知查档者基本信息,并做好相关协调与联系,以方便群众查询。四是设置基层档案查询受理点。为方便群众了解、查阅民生档案,市档案局在编制《查档指南》的基础上,专门印制了宣传页,发放至全市(包括吴兴区、南浔区)136个社区、行政村,结合省有关村级(社区)便民服务中心整合事项,在各社区、行政村设置档案查询受理点,提供查档咨询服务。

    原载于《中国档案报》2017年3月27日 总第3045期 第三版

 
 
责任编辑:李聪
 
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