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找准抓手推动民政档案工作大发展

作者:李 欣

来源:中国档案报

2017-03-21 星期二

    按照《中华人民共和国档案法》及其《中华人民共和国档案法实施办法》的要求,对所属机构和全系统档案工作进行指导,是中央国家机关档案机构的职责所在,也是档案工作中的难点和重点。近年来,民政部档案工作以融入民政大局为目标,创新了指导工作方式,取得了一定突破,得到了各方面的高度认可。

以目标考评为抓手,大力推进民政部所属机构档案工作

    民政部所属机构是民政事业发展不可或缺的重要组成部分,这些所属机构在参与社会管理、保障机关运行和服务人民群众方面发挥着重要作用,它们所形成的大量对国家和社会有保存价值的文书档案和专业档案,是国家珍贵的档案资源,也是民政部档案整体架构的有机组成。近几年,民政部档案部门以创建所属机构档案工作目标管理考评机制为抓手,按照《国家档案局关于加强中央和国家机关所属机构档案工作的意见》的要求,强化监管,在制度建设、业务培训、统计制度、分类指导和课题研究上下功夫,使所属机构档案工作走上了规范化发展的道路,为服务各单位中心工作提供了重要支持。

    创建考评机制。民政部所属机构形成的档案数量大种类多,管理水平参差不齐。为全面规范各单位档案工作,2008年4月,出台了《民政部直属单位档案工作目标管理考评办法》,正式创立3年一次的所属机构目标管理考评长效机制。考评机制的创立,从根本上改变了直属单位档案意识薄弱的状况,使各单位档案工作有了目标和方向。

    加强制度建设。鉴于基建、电子工程、科研项目和会计档案在所属机构大量存在但管理不规范的现状,先后制定了《民政部基本建设项目和电子政务工程建设项目档案管理办法》《民政部科学技术研究档案管理暂行办法》《民政部会计档案管理规定》等制度,提升了各单位对这4类档案的重视程度,增强了国家规定的可操作性。

    加强业务培训。每年都组织一些有针对性的业务培训,注重将理论讲解与实际操作相结合,通过书面讲解、现场演示、答疑解惑等方式与学员互动,取得了良好的培训效果,为档案人员创造了互相交流、开阔视野的机会。

    建立统计制度。每年3月下发《关于填报档案情况的通知》,要求各单位于5月底前上报《档案情况统计表》,汇总前一年形成的档案数量。通过汇总统计,督促各单位加强了归档工作,为今后服务领导决策和政策创制打下了基础。

    加强分类指导。2012年,对民政部信息中心列入国家重大建设项目的“全国低保信息系统”一期电子政务工程项目档案管理进行了跟踪指导,确保其顺利通过了国家验收;2013年,对减灾中心“环境与灾害监测预报小卫星星座运行管理与减灾应用系统项目档案”工作进行上门指导,并全程参与验收工作;2015年,主持民政部“殡葬行业污染控制与环境管理技术体系研究项目”档案验收。上述3项活动为其他类型档案工作的开展积累了经验,奠定了基础。

    加强课题研究。2015年下半年至2016年年底,与中国福利彩票中心合作,开展了《福彩系统档案工作规范化建设》课题研究,出台了《中国福利彩票业务档案管理办法》,以课题研究的形式对单个业务系统进行指导,业务指导工作更加深入扎实。

以政策创制为抓手,大力推进民政系统档案工作

    近年来,以民政专业档案政策创制为抓手,创建了工作机制,加强了沟通协调,促进了档案工作与业务工作的有效融合,使全系统档案工作走向正轨。

    创建工作机制。近几年,在工作中建立了“顶层设计、政策创制、系统培训、督促检查、通报情况”环环紧扣的工作机制,使档案工作真正成为业务工作的收尾工程,为业务工作的规范化建设提供了保证。

    顶层设计就是根据民政业务,统筹规划民政档案政策的整体框架。2013年和2014年分别制定了《民政领域档案体系表》和《民政领域档案体系建设工作状态表》,为政策创制和资源建设指明了方向;政策创制就是在广泛调查研究和充分论证的基础上完成档案管理政策的制定,2013年制定的《民政专业档案管理办法制定流程》,保证了各项政策出台的科学性,目前,已经出台10多种档案管理政策,基本实现了主要民政业务的档案覆盖,促进了业务工作的规范化建设;系统培训就是举办省级档案人员培训班,推动档案管理办法的宣传贯彻;督促检查和通报情况就是在全国范围内进行专业档案管理办法贯彻情况的检查和通报。就近几年开展的婚姻登记、收养登记、伤残抚恤人员、社会组织登记档案的专项督查和通报情况来看,检查措施得力,激励效果明显。

    注重调查研究。由于民政工作涉及面广,由此形成的专业档案各具特色,需要分别予以规范,民政部档案人员除大范围收集相关资料外,还经常下基层搞调研,通过听取工作介绍、实地查看档案、与基层人员深入交流等方式,根据业务工作中形成文件材料的具体情况,总结各类专业档案的形成规律,指导基层民政档案工作的开展。

    加强沟通协调。民政档案工作离不开方方面面的支持与配合,从最初论证政策制定的可行性、必要性,到最后政策贯彻执行情况的督促检查,都需要国家档案局、民政部业务司局以及地方民政部门和档案部门的鼎力相助,通过召开会议、征求意见、联合调研等方式建立起与相关单位的合作机制,增进沟通与交流。

    加强课题研究。2015年至2016年,民政部和国家档案局相关部门合作研究民政专业档案进馆问题,从进馆必要性、可行性和进馆模式等方面进行了系统研究,为国家100类专业档案进馆提供了经验,为国家民生档案资源的积累奠定了基础。

    近年来,民政档案工作在民政系统和档案系统的影响力日益增强,在服务民生、服务民政文化建设、服务民政大局中起到了重要作用。在国家档案局印发的两批《国家基本专业档案目录》中,民政专业档案就达9种,所占比例将近十分之一。经过努力,已经出台8种专业档案管理办法,有力地支撑了重点业务工作的开展,民政档案事业的发展跃上了新台阶。

以体制机制为抓手,大力助推民政文化建设

    今后,民政部所属机构档案工作将继续按照目标管理考评的要求,不断深入细致地开展下去,坚持改革创新,为中心工作服务。

    全系统档案工作要在2个方面着力加强。一是建立高效统一的民政档案工作体制机制。民政部档案资料馆要全面履行对部机关、部属单位和全国民政系统的档案行政管理职能;地方各级民政部门档案机构要切实履行档案业务指导和档案保管利用的双重职能。通过各级民政部门的共同努力,建立从上到下高效统一的档案工作管理体制,保证民政档案资源的集中统一管理。二是大力助推民政文化建设。各级民政机关档案部门应围绕馆藏档案,创作出更多更好的优秀文化产品,推动民政文化产业的发展;积极拓展服务内容,增强服务能力,满足人民群众日益增长的档案需求,将档案馆打造成充满活力的民政文化传播基地和展示中心。

    原载于《中国档案报》2017年3月20日 总第3042期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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