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法庭内外的真实记录

——宁夏回族自治区高级人民法院档案工作发展侧记

作者:山 佳 卫 喆

来源:中国档案报

2017-03-07 星期二

    “努力让人民群众在每一个司法案件中感受到公平正义”是提升司法能力和水平,促进司法为民、公正司法的目标。近年来,宁夏回族自治区高级法院(以下简称“宁夏高院”)始终把档案管理工作作为强化政务管理的重要任务,坚持以实现档案工作科学化、规范化、制度化为目标,不断创新工作方式,完善档案管理模式,档案工作在与法院工作的同频共振中完成着蜕变和自身的成长,档案工作者在砥砺前行中为法院审判执行工作和诉讼群众提供了满意而优质的服务。

    制度建设走在前

    信任不能代替监督,管长远还要靠制度。为做好档案基础工作,宁夏高院从建立健全档案管理制度入手,在贯彻执行《中华人民共和国档案法》《宁夏回族自治区档案管理条例》和《人民法院档案工作规定》的基础上,先后制定了《档案管理人员职责》《诉讼档案管理制度》《文书档案管理制度》《声像档案管理制度》《电子档案管理制度》《宁夏高级法院档案室预防灾害和突发事件应急预案》等多项制度,使档案从管理、制作、借阅、保密、保管、鉴定、销毁等各个环节都有章可循、有据可依。为便于正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,完整系统地保存法院在工作活动中形成的有保存价值的文件材料,宁夏高院结合本院工作实际,制定并严格执行《宁夏高级人民法院诉讼文书立卷归档规定》和《宁夏回族自治区高级人民法院机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,对文件材料的归档范围和保管期限分类列明,确保分类归档保管。此外,严格日常督查,对不遵守档案管理各项制度,不执行档案利用手续,出现档案损毁、丢失等行为的单位和个人,在年终根据情节进行批评,对在档案管理工作表现积极、有创新、有成绩的单位和个人给予表扬,进一步激发做好档案管理工作的积极性。

    厘清职责定位,做到“知田善种”。在日常工作中,宁夏高院严格按照制度实施规范化管理,由专职档案员负责档案的保管、提供利用和监督指导;各部门由内勤人员(兼职档案员)负责对本部门的诉讼卷宗、文件材料进行收集整理后,在规定时限内交由档案室检查保管,并完成登记签字;对于诉讼卷宗电子档案和纸质档案,由承办案件的主审法官对其质量负责把关签字,档案室将会同相关部门不定期对归档电子卷宗进行抽查。通过严把材料分类整理关、质量评查关、移交签字关和档案验收关,形成了一整套科学有效的档案管理工作机制,理顺了内部关系,使各环节衔接顺畅有序,杜绝了相互推诿现象,保证了档案的高质量产生、高标准管理和高效率利用。

    信息技术作支撑

    档案数字化是法院信息化建设的重要组成部分,是实现法院内部专网调阅电子卷宗的重要前提和基础,对于服务审判执行工作、促进司法公开和司法便民具有积极作用。2013年,宁夏高院完成了2002年至2009年6月诉讼档案的扫描录入工作;2016年年底,完成了1949年至2001年约11.76万页的诉讼档案扫描和信息录入工作。目前,宁夏高院围绕审批业务、队伍建设、行政管理等信息系统产生的数据建立了立案、审判、归档整体循环信息化系统,为文件材料和电子文件及时归档提供了支撑。

    为着力推行档案数字化工作,宁夏高院专门下发了《关于进一步规范电子卷宗制作的通知》,明确电子卷宗录入要求,经过严格把关,实现了电子文件与纸质文件同步归档,初步建立了一个结构有序的档案信息库,为法院档案信息在线查询、交换和共享提供了保障;档案室积极与技术部门配合,自主研发了“法院档案管理系统”,将诉讼档案、行政文书档案、人事档案、会计档案、声像档案、实物档案、基建档案7类全部纳入电子档案管理范畴,2014年以来,完成了各门类档案在内网工作平台中“档案管理模块”的制作,做好了各类电子档案的网上挂接、转存等工作,并同步至“法院档案管理系统”,实现了各部门电子诉讼档案的查询和借阅等功能;此外,为实现全区法院档案信息共享,利用全区法院3级网络和法院数据大集中的优势,全区正在建立一个上下级法院间的电子档案查询借阅系统,以便更好地发挥档案工作在促进司法公开和司法便民中的作用。

    抓住问题补“短板”

    找准症结破解“短板”,把“文本制度”变为“现实制度”。诉讼文书及相关诉讼材料齐全是保证案卷质量和为今后更好提供利用服务的关键。为此,宁夏高院规定,各业务庭室的诉讼纸质卷宗和电子卷宗保持一致时方可归档。然而,档案室在逐页核对中发现,电子卷宗存在未按规定上传至指定目录,有些还存在页码不全、重复或顺序错误等问题。对于问题诉讼卷宗,只能由各业务庭书记员修改完后再重新交档案室审核检查,这种重复性工作不仅严重影响了诉讼卷宗归档时限,而且还产生非常大的工作量,造成人力资源的浪费。为进一步规范诉讼卷宗归档工作,明确责任,提高效率,宁夏高院专门发布《关于进一步规范诉讼卷宗归档工作的通知》,要求各业务庭室归档的诉讼纸质卷宗和电子卷宗由承办案件的主审法官进行质量把关,合格后必须在纸质卷宗备考表上签字,档案室不再核对电子诉讼卷宗的内容,只负责检查纸质卷宗装订是否合格,定期会同相关部门对归档电子卷宗进行抽查,此举大大提高了纸质卷宗和电子卷宗的质量。

    2013年,宁夏高院克服办公条件有限、基础较差等困难,经过考核荣获了“档案工作规范化管理单位”称号;2015年,宁夏高院被确定为全国数字化档案试点单位。为进一步规范政务管理,推动全区各级法院档案工作水平全面提升,宁夏高院向全区28个中、基层法院下发了《关于开展创建“档案工作规范化单位”活动的通知》,要求全区各级法院切实规范档案管理工作,提升档案管理整体水平。针对档案人员专业知识欠缺,很多从事档案工作的干警对档案规范化管理不熟悉的情况,专门对全自治区各法院档案工作人员进行了档案专业知识的培训,解答疑难问题,为全区法院系统档案工作规范管理夯实了基础。

    为强化司法公信力、服务司法公开,宁夏高院还通过设置权限、做好登记、理顺简化流程、利用信息技术手段等为各业务庭室办案和有关方面提供诉讼档案的查询和借阅利用服务,充分发挥了法院档案服务审判执行工作、服务社会的作用,使许多案件得到快速妥善处理,取得了良好的社会效果。

    如果说法院是法治的殿堂,那么法院档案就是殿堂里最珍贵、最庄严的乐章,这些档案呈现出司法活动特别是案件审理进程的公开透明、文明规范,审判管理和内外监督机制的完善,让广大群众切身感受到司法过程及其结果的公正,使审判权在阳光下运行。

    原载于《中国档案报》2017年3月6日 总第3036期 第三版

 
 
责任编辑:罗京
 
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