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档案助推司法公开和便民服务

——黑龙江齐齐哈尔市中级人民法院档案管理工作纪实

作者:张 超 施 堃 唐艳丽

来源:中国档案报

2017-03-03 星期五

    去年,作为国家第二批司法体制改革试点单位——黑龙江省齐齐哈尔市中级人民法院(以下简称市中院)积极筹备、精心组织,顺利完成了首批法官入额遴选的笔试面试工作,最终有97人通过了省法官、检察官遴选委员会的审核,成为首批入额法官。

    市中院作为黑龙江省司法体制改革试点法院之一,按照中央、省委的部署深入推进司法体制改革工作。在全面铺开的试点工作中,市中院抓好档案工作,做到依法治档、科学管档、数字强档,为深化司法体制改革提供有力的档案资源支撑和信息化服务保障。

    提升档案意识 推进工作标准化建设

    诉讼档案是法院档案的重要组成部分,是人民法院审判活动的真实记录、重要依据和必要条件。自建院以来,市中院高度重视档案管理工作。一是改善档案存储环境,完善基础设施建设。2014年底市中院搬迁至新的审判综合大楼,为档案信息化管理提供了方便条件和基础。目前,市中院的档案库房面积为581平方米,有档案密集架432列5184组,现存档案30万余册(卷),库存量还能满足未来30年、约30万册(卷)档案的进馆量。档案库房内配备了先进的防护设备,达到了档案“十防”要求,确保了档案安全。为适应科技强档的要求,市中院为档案室配备了独立的档案专用数字化加工计算机和高速扫描仪等设备,既保障了档案保管的安全可靠,又发挥了现代科技在档案管理工作上的优势。二是重视档案业务管理,加强监督整章建制。由市中院常务副院长分管市县两级法院的档案信息管理工作,市中院党组每年都召开一次司法政务工作专项推进会议,具体部署全市法院的档案信息管理工作,对档案管理情况进行通报。针对法院业务日益繁杂,档案门类日益增多的现状,市中院先后建立了立卷归档、档案借阅、档案库房管理、档案保密等各项制度。特别是2006年以来,加大档案安全管理力度,严禁信息工作人员在公共计算机或网站上下载处理档案信息,禁止非档案人员进入库房,对完成电子扫描后的档案信息,严格执行审批、登记手续,并要求与分管档案管理人员办理好交接手续。通过制度建设切实加强了档案安全保障和安全维护工作。三是配齐档案管理人员,提高档案工作专业化水平。市中院由办公室主任、专兼职档案员、各业务处室负责综合工作的副职、内勤人员组成档案管理网格,形成了档案工作从上至下齐抓共管的局面。法院诉讼档案专业性强,专业技术型管理人才使档案管理工作更加专业化、现代化。目前,市中院档案室配备专职档案员2人,兼职人员2人,保持档案管理工作的相对稳定性,其中1人为专门招录的档案管理专业的大学毕业生。

    促进司法公开 打造法院档案信息化格局

    随着“互联网+”时代的到来,作为齐齐哈尔市数字档案室建设试点单位,市中院结合审判工作实际,大力推进法院诉讼档案数字化工作。一是历史档案数字化。市中院从2006年着手开展档案信息化工作,购进了诉讼档案和文书档案微机管理系统,要求市县两级法院将纸质诉讼档案和文书档案全部完成电子扫描,提升档案管理的电子化水平,提高案件档案查阅效率,有效避免了卷宗在借阅过程中出现遗失、损坏等情况的发生。通过几年来的不断努力,全市16个县区法院扫描录入电子卷宗100万册,市中院扫描录入电子卷宗30万册,全市各级法院已经全部完成历史档案数字化扫描工作。二是数字管理规范化。市中院的数字档案管理基于开放档案信息系统,集成管理诉讼档案、文书档案、法医档案、财务档案等各门类数字档案资源,具有收集、登记、分类、编目、存储、检索、统计、权限管理等功能,为电子档案的真实、完整、可用和安全提供了保障。市中院针对网上归档、扫描加工的格式标准、管理系统的流程和操作方法,特别是对电子档案远程调阅卷的操作流程及查阅范围等,制定了16项档案数字化工作规范,使法院电子档案从生成到利用的每一步操作过程都有据可循,实现了规范化管理。同时,市中院还加强对基层法院档案工作的指导与监督,多次到基层法院召开档案信息工作现场会,对基层书记员、法官助理进行档案业务知识培训,对档案工作进行抽检评比,奖励先进,督促落后。三是档案资料多元化。健全档案门类,全面记录市中院的发展史。长期以来,市中院档案工作只注重对诉讼和文书材料的归档,对其他载体和类型的资料缺乏积累,针对这个现状,他们陆续将声像资料、荣誉资料、基建资料纳入归档范围,逐渐形成了多门类、多载体的丰富档案资料,让档案室真正成为反映审判职能的阵地,审判事业发展历史的宝库,审判机关形象展示的窗口。

    依托诉讼服务中心建设 深化档案便民服务

    近年来,市中院坚持以司法体制改革为动力,以满足群众多元需求为导向,强化推进数字档案室试点工作。一是设立电子调卷服务窗口。目前,市中院和基层法院将阅卷室、律师阅卷室和复印室设置在诉讼服务大厅,依托诉讼服务中心的高标准的硬件设施,群众可以非常方便地进行查询和调阅诉讼档案电子卷宗,实现了查询、调研、复印卷宗一站式服务模式,为当事人和律师节约诉讼成本提供了便利条件,得到当事人和律师的一致好评。二是实现跨法院调阅卷宗。目前,市县两级法院基本实现了联网,当事人可以在市中院调取查阅基层法院的诉讼卷宗,基层法院经过市中院授权,也可以调取市中院的诉讼卷宗。市县两级法院在跨法院调阅卷宗工作中为当事人提供了极大的便利,得到了群众的认可和赞誉。

    随着司法体制改革不断深化,档案智能化管理的层层推进,网上调卷和远程查阅已变成现实,档案工作在为审判工作和便民服务中发挥了不可替代的作用。但档案助推司法公开、档案利民之路还需法院档案人持之以恒、上下求索,市中院的每位档案人将通过高效便捷的档案管理和服务,让每一名服务对象感到司法的公平与公正。

    原载于《中国档案报》2017年3月2日 总第3034期 第三版

 
 
责任编辑:罗京
 
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