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“丝绸记忆”拾遗

——苏州中国丝绸档案馆打造档案征集工作大格局侧记

作者:彭聚营 周玲凤 陈 鑫 卜鉴民

来源:中国档案报

2017-02-28 星期二

    2016年5月,2.95万卷近现代苏州丝绸档案成功入选《世界记忆亚太地区名录》,这是苏州中国丝绸档案馆资源建设取得的一项瞩目成就。近年来,苏州中国丝绸档案馆开拓创新,在争取政策支持、搭建征集框架、构筑征集网络、拓展征集渠道、规范征集体系、填补馆藏空白、提供人才保障7个方面下功夫,多方联动打造档案征集大格局,初步形成了渠道宽广、信息丰富、层次简明、科学规范、操作性强的档案征集体系,档案资源建设工作取得实效。

    在争取政策支持方面,苏州中国丝绸档案馆充分利用资源建设取得的成果举办各种活动,充分发挥档案服务地方经济发展、服务民生的作用,获得了各级领导的重视和支持,发展过程中遇到的各种问题得以及时解决。市政府还将档案资源建设所需经费以市立项目的形式列入年度财政预算,为征集工作开展提供了坚实的保障。

    在搭建征集框架方面,苏州中国丝绸档案馆大胆创新,改变传统征集模式,整合资源开展跨界合作。具体来说,在档案系统内部加强馆际合作,对外与文博系统、行业协会、政府非物质文化遗产管理部门、科研院校、丝绸生产企业等开展合作,邀请专家学者、非物质文化遗产传承人为征集工作出谋划策。通过多方联动,有效解决了征集工作人手不足、成本高等难题,取得事半功倍的效果。目前,已与国内近80个单位和个人建立了合作关系,资源建设的效果大幅提升。

    在构筑征集网络方面,苏州中国丝绸档案馆多点布局,以点带面,根据资源建设具体任务,确定征集的重点地区和潜在区域,在每个地区或区域逐步聘请征集顾问,建立征集顾问库,已先后聘请了26名征集顾问。这些顾问对所在区域档案分布情况非常熟悉,在业内具有较强影响力。在顾问的帮助下,苏州中国丝绸档案馆顺利形成了区域征集网络。同时,在一些重点征集地区不定期召开征集研讨会、老企业家座谈会等,扩大顾问队伍,及时掌握征集线索。

    在拓展征集渠道方面,苏州中国丝绸档案馆与北京、江苏、青海、新疆、西藏等地的档案部门建立合作关系;联合科研院校进行项目研发;同新闻媒体保持密切关系,加强档案资源建设成果的宣传报道;参与各种业务会议,扩展联系,寻求合作机会;举办各类主题活动,进行宣传推介,提升目标群体的参与度;定期推出编研成果,每年编辑画册等,档案征集渠道得到了有效拓展。

    在规范征集体系方面,苏州中国丝绸档案馆探索了一系列科学管理的方式方法,具体包括5个方面。一是设立档案馆专家库,引入第三方参与档案资源建设等工作,这些专家包括丝绸研究学者、生产纺织专家、非物质文化遗产传承人、档案管理专业人员和史料编撰人员等35人。二是将档案资源建设作为档案馆发展规划的重要内容,制定馆内中长期资源建设任务,在年度计划中将这些任务细化,保证资源建设的有序性、计划性和可操作性。三是建设档案价值鉴定、评估体系,邀请专家对征集到的资源进行鉴定评估,有效规避和降低了风险,规范了征集经费的使用。四是建立征集工作合同、协议的审核机制,征集工作合同、协议的标的和金额由专家鉴定评估小组研究确定,相关合同、协议条款由法律顾问负责审核,保护双方权益,避免纠纷。五是制定《合作基地管理办法》,明确合作目标、主要任务、工作职责、权利义务和成果鉴定验收等内容,鼓励13个合作基地发挥各自优势,合力推进档案事业和丝绸产业的共同发展。

    在填补馆藏空白方面,苏州中国丝绸档案馆大力开展珍贵档案复制工作。由于多种原因,诸多珍贵的丝绸实物档案分散于全国各地的档案馆、博物馆,还有的流落在海外或惨遭灭失,苏州中国丝绸档案馆内仅留存部分图片或照片,无法完整详尽地体现档案的原始风貌、加工工艺等。为此,苏州中国丝绸档案馆建立了传统丝绸档案传承保护基地,及时接收复制过程中形成的技术资料等进馆,使之与馆藏的图片或照片组成完整档案,弥补了历史遗留的空缺,实现抢救保护与征集工作双丰收。

    在提供人才保障方面,苏州中国丝绸档案馆不断强化政治教育,提高征集人员思想素质;依据国家和省市的档案法律法规,结合档案馆征集任务的具体实际进行细化,制定《档案征集管理办法》,明确征集工作任务的确定、工作程序与流程、征集经费使用规定、征集人员行为规范和责任追究等,以完善的制度来规范和约束征集人员的行为,保证征集队伍的健康发展。

    苏州中国丝绸档案馆积极探索、大胆实践,档案征集工作面向全国并逐步向海外拓展,建设了区域征集网络,征集到丝织像锦织物、宋锦唐卡、苏绣、手绘长卷以及丝绸国礼等各类档案近3万件,极大地丰富了馆藏,一些档案还填补了馆藏空白,档案资源建设工作取得了明显成效,征集大格局初步奠定;征集工作的规范制度逐步完善,制定了档案史料征集管理的办法、《征集档案价值评估标准》、丝绸档案征集专项经费使用方案等,引入了专家鉴定、评估机制,进行档案价值鉴定评估和审核;征集工作在不断推进的同时,也与保护和利用等环节形成了良好互动,征集成果为举办展览、进行编研开发等工作提供了资源基础,而档案征集成果展、画册、产品开发等又有效扩大了征集工作的社会影响;社会各界对档案部门的满意度日益提高,为档案资源建设营造了良好氛围;征集人才队伍不断扩大,馆内档案征集工作人员和外聘征集顾问专家联合组成了一支架构合理、专业互补、目标统一的征集人才队伍。

    苏州中国丝绸档案馆在档案资源建设工作上取得了初步成果,今后将继续借鉴各地成功经验,进一步拓宽工作思路,更新工作理念,创新工作方法,深化资源建设,不断开创档案事业发展新局面。

    原载于《中国档案报》2017年2月27日 总第3033期 第三版

 
 
责任编辑:罗京
 
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