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网上档案馆带来的服务优化与改变

——走近日本“亚洲历史资料中心”

作者:波多野澄雄

来源:中国档案报

2017-02-17 星期五

    1994年8月底,时任日本首相村山富市发表了题为《和平友好交流计划》的讲话。他在讲话中提出要建立一个日本“亚洲历史资料中心”(以下简称“中心”),帮助日本和邻国的民众加深互信和理解,同时方便研究者全面了解历史事实。

    在内阁官房长官的监督下,日本成立了专门的专家委员会来研究中心建设的相关事宜。专家委员会通过调查研究不同国家档案馆的具体情况提出了一些基本建议。其中一条建议是,中心应充分收集近现代日本以及邻国的历史资料,并将这些资料向公众开放。最初的构想是建立一个大型的档案实体馆库,但随着信息技术的发展,建设一个历史资料数据库,通过网络向公众提供服务成为新的诉求。

    1999年11月,内阁会议做出决定,成立日本“亚洲历史资料中心”。经过两年的筹备,2001年11月,中心正式成立。目前,作为日本国立公文书馆的一个下设部门,中心是日本规模最大的历史资料的数字查阅机构。中心的档案资料由日本国立公文书馆、外务省外交史料馆、防卫省防卫研究所图书馆3家机构联合提供,内容包括自日本明治初期至二战结束期间有关日本和邻国关系的档案文件等。

    其中,国立公文书馆提供的是政府政策制定和执行情况的相关资料。类别包括:部分内阁决定和内阁内部各官厅的公文;诏书、敕令等有天皇签字和印鉴的文件;二战结束后被联合国没收、收藏在美国国会图书馆,后于1973年归还日本的陆海军、内务省的公文等。

    外务省外交史料馆提供的所藏资料分别为:“外务省记录”约4.8万册,记录了外务省自成立至二战结束期间的外交史料;“通信全览”和“续通信全览”为幕府时代末期至二战期间的条约600余件,以及从幕府时代末期至二战结束期间的国书约1100封。其中,“外务省记录”是外交史料的核心部分,主要为外务省与驻外使领馆的电报、公函等,这部分资料分为明治大正时代和昭和前期两个系列,明治大正时代资料分为政治、条约、通商等8类,昭和前期资料分为政治外交、条约、军事等16类。

    防卫省防卫研究所图书馆提供的馆藏资料有5.7万册陆军资料和3.6万册海军资料。陆军资料约分为150个系列,包括由陆军省保存的1868年至1945年的日记类史料,甲午战争、日俄战争、九一八事变、卢沟桥事变、太平洋战争中日本军队的作战记录,以及部队、学校等军事行政方面的史料。海军资料约分为90个系列,包括由海军省保存的1868年至1937年的公文档案,卢沟桥事变、九一八事变等史料,甲午战争、日俄战争、太平洋战争等作战记录,有关海军部队、舰船等方面的史料,以及军备裁减、法令、人事等军事行政方面的史料。

    中心以“任何时间、任意地点、完全免费”为宗旨,向公众开放历史资料。在公开这些历史资料前,会对历史资料进行编目和数字化扫描处理。截至目前,数据库内的数字图像近3000万张。

    中心的3项首要任务是建设数据库、加强搜索功能、开展公关活动。其中,建设数据库是核心。近些年来,中心也在不断加强搜索功能,大力开展公关活动,力争扩大利用者范围、提升影响力。

    在数据库建设方面,中心严格遵循3项基本原则:一是提供的所有历史资料都未经任何修改编辑,确保数据可信;二是保持历史资料的原貌,让利用者获取最真实的材料,加深他们对当时历史环境和其他背景信息的理解;三是不对材料进行任何删节,确保提供最完整全面的数据。

    在加强搜索工作方面,中心不断完善著录标准,精确搜索结果。比如,将3个机构提供的历史资料正文的前300字转换为文本格式,这样一来,利用者在搜索时就可以获得更多搜索结果,搜索准确性得到进一步提高;在网站上开发词典功能,建立同义词库,可以进行同义词检索;支持英语搜索,利用者可以根据题名、作者名或其他信息进行检索,中心今后还将加强用户自定义搜索功能的开发。

    在开展公关活动方面,中心做了两方面工作,一方面是丰富网站内容,另一方面是在日本国内和海外开展活动。学者及相关历史研究者经常使用中心的数据库,但对普通公众而言,中心的知名度并不高。为此,网站设置了多个语言版本的网页,在网站上开设特别展览,主动将开放的历史资料目录寄给不同的社会研究机构等,通过这些努力,进一步扩大利用者的范围。因为深知与海外研究者和教育者沟通交流的重要性,中心每年积极参加相关国际会议,赴国外档案机构进行友好访问,与同行交流工作经验并开展合作。

    回望15年来的发展,中心在4个方面取得了显著成绩。一是研究者不再受到时间和空间的限制,可以随时随地查阅资料;二是为海外利用者,特别是身处世界各地的相关研究者提供获取历史资料的机会;三是中心提供的3家机构的历史资料为深入了解同一历史事件的不同侧面提供了可能,研究者通过比对这些信息并加以印证,有助于推进其研究走向深入;四是中心为帮助普通公众获得想要查询的历史资料提供了更多可能。

    虽然中心的数据库建设在存储量和易用性上占有优势,但技术环境和利用者需求等因素的不断变化,给中心的发展带来了挑战。技术环境变化带来的冲击主要体现在数据长期保存和图像数据格式两方面。

    技术日新月异,电子数据的长期保存成为中心面临的一个突出问题。中心以往大多是用CD或DVD存储数字资料,随着技术的发展,这些格式面临过时、存储介质逐渐退出历史舞台的危险。因此,除了存储方式要跟上时代的发展,还需要特别防范大规模的自然灾害。2011年日本东北部海域发生大地震后,为了防患于未然,中心采用异地备份的方式,在距离中心70公里的筑波存放数据磁盘。目前,并未发生因内部保管不善或外部自然灾害造成的数据丢失情况。

    长期以来,中心存储的图像数据是DjVu格式的,该格式最初具有技术优势,但随着技术的发展,这一格式已不能适应当前要求。借助最近一次系统升级的契机,中心已把数据存储格式从DjVu转换为PDF,并配备相应的硬件读取设备。

    在扩大利用者规模方面,尽管利用者总量在慢慢增长,但海外用户的数目几乎没有变化,为此,中心借助日本海外研究机构、语言教育机构和国际会议来宣传自身工作。中心倡议将其所提供的历史资料作为初高中社会科学课程的学习资料。

    正如本文前面所提到的,日本亚洲历史资料中心的资料是3家单位联合提供的,但这些资料并不能满足某些特定利用者的需求,利用者希望中心能够扩展资料的提供范围。其实,把二战后的资料扩充进来也是中心专家委员会一直倡议的。为满足这部分用户的需求,中心于2013年开始与大学图书馆合作,中心的网站上发布图书馆的资料目录信息,用户可以根据提供的链接前往图书馆网页访问。中心计划通过这种方式,为更多用户提供更广泛的资源。

    郑艳方 编译

    (作者系日本“亚洲历史资料中心”主任)

    原载于《中国档案报》2017年2月16日 总第3028期 第三版

 
 
责任编辑:李聪
 
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