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为了更好地前行

——海南省琼海市档案局馆创新工作发展侧记

作者:石英孝

来源:中国档案报

2017-02-10 星期五

    如果我们把档案馆的资料衔接起来,那就是一部恢宏厚重的历史长卷。在这里,档案可以还原历史;在这里,人们可以更深刻地认识那些不能忘却的历史;在这里,人们还可以通过观照历史、比照现实,发现真理。海南省琼海市档案局馆不断创新档案工作,充分发挥档案在经济社会发展中的重要作用,促进档案事业向前发展。2015年12月,琼海市档案局馆被国家档案局、人社部授予“全国档案系统先进集体”荣誉称号。

为了更好地存史

    在省档案局的大力支持下,2011年市档案馆新馆获得项目立项,2014年10月投入使用。新馆共有4层,建筑面积3600多平方米,设有档案利用服务中心、现行文件利用中心、消防控制室、电子文件档案管理系统、档案低温消毒库、电子音像档案接收室、档案库房等。目前,市档案馆馆藏档案138个全宗,共有文书档案1.6万余卷6.7万余件,音像光盘史料47盘,照片档案2321张,实物档案158件。此外,还有婚姻档案159卷3283件、农村土地承包档案2570件、革命烈士档案1044卷、红色娘子军档案23件、博鳌亚洲论坛档案473件等。

    完善的馆藏结构、丰富的档案资源、良好的查档服务是档案工作可持续发展的关键。为此,市档案局馆大力开展档案征集、抢救和挖掘工作。

    琼海市作为博鳌亚洲论坛永久会址所在地,亚洲及世界各国国家领导人,企业领袖、商界精英、专家学者每年都会在这里聚首。市档案局馆将此项工作作为重点档案资源进行挖掘,开展博鳌亚洲论坛年会档案资料的征(收)集整理工作,制定了《博鳌亚洲论坛年会档案资料征集工作方案》,并把工作任务落实到有关部门和个人,在外事侨务办、广播电视台和新闻中心的配合支持下,共征(收)集整理影像资料39部、照片112张、文字资料582篇。

    同时,为了更好地保护国家重点档案,市档案局馆组织开展了革命历史档案的抢救工作。通过与党史等部门协商沟通,市档案局馆通过复制等方法,共征集整理杨善集档案资料58件、王文明档案39件、琼崖特委档案168件,共计28盒。为全面反映琼海的历史面貌,扩大琼海的知名度,2013年,市档案局馆通过多种渠道发布公告向社会各界征集档案资料,征集内容包括御旨、诏书、手谕、奏折、史志等。

    为适应现代化社会发展的需要,市档案局馆大力实施数字化工作,稳步推进数字档案馆和电子文件中心建设。在市委、市政府的重视支持下,市档案局馆建成档案馆电子文件管理中心系统,并与市政府政务办公网联通,全市各机关单位可通过政务办公网访问并进行文件材料归档和档案移交,档案馆内工作平台可为利用者提供服务。同时,按照“统一规划、分步实施、利用优先、资源共享、安全保密”的原则,市档案局馆优先对馆藏重点档案、珍贵档案、利用率较高的档案进行数字化处理。目前,已完成馆藏的市委办、市政府办、市委组织部、市编委办等12个单位的近60万页档案的数字化加工,并在电子文件管理中心系统上挂接使用。

为了更好地管史

    档案管理是一项长期的系统性工作,既包括文件材料的收集、整理归档,又包括的档案的保管和开发利用,具有很强的连续性。因此,要做好这一工作,首先要求有一支相对稳定的队伍。

    随着全市村级建档工作的开展,市、镇、村3级档案工作网络逐渐形成。但是,村、镇两级的档案人员队伍并不稳定,影响了工作的正常开展。为解决这一问题,市档案局馆在镇、村换届时明确规定镇档案员变动必须征求市档案行政管理部门的意见,以此保证档案人员的相对稳定;对因换届造成档案人员变动的,要求所在单位及时将人员补上,并把名单上报市档案局进行备案。通过这些做法,健全了3级档案工作网络,为档案管理提供了保障。

    提升档案人员的业务素质是做好档案工作的重要一环。针对档案人员调整频繁、新手多、业务不熟悉的问题,市档案局每年对全市各机关单位档案员开展业务培训;在创建全国社会主义新农村建设档案工作示范市工作中,组织人员深入各镇培训村级档案员,为方便村级档案员学习,还将培训内容拍摄成视频、制作成光盘,发放给各村,供档案员自学;积极配合政府相关部门进行专门档案业务培训,在农村土地承包经营权确权登记工作中,市档案局前往镇、村进行培训,共举办培训班6场次,培训档案人员200多人次。

    为按时保质保量完成全市各单位年度归档工作,市档案局加强档案业务指导,对开展文件材料整理归档的范围、方法、标准等业务规范和完成时间做出具体要求;对重要部门和单位,采用电话督促和上门指导相结合的方式进行业务指导;帮助文件材料归档量多且无法单独完成的单位整理档案。这些做法确保了每年全市95%以上的单位能按时完成年度整理归档工作。市档案局还特别加强了对民生部门的档案业务指导力度,经常组织业务人员,深入到市社保局、市民政局、市规划建设局、市法院等相关单位,检查档案室的规范设置、档案的安全保管等事项,促使其达到规范要求。

    为保证档案行政执法落到实处,市档案局全面推行执法责任制,每年会同市委办、市人大办、市政府办等部门,对全市各个单位档案工作进行行政执法检查。一旦发现档案库房存在安全隐患、归档不及时、档案接收存在漏洞等问题,将对症下药提出整改意见,增强执法检查的针对性。通过执法检查,各基层单位依法加强档案工作,根据需要增设专兼职档案人员,加大资金投入,解决实际困难,促进全市档案管理规范化。

为了更好地用史

    档案工作“存”是基础,“管”是重点,“用”是目的。市档案局馆十分注重档案利用和服务工作,热情接待查档者。采用数字化技术大大缩短档案查找时间,节约查档时间;采取来电查询、预约查询等方式开展档案利用服务,最大限度地满足查档者的需求。

    为提高服务“三农”工作水平,市档案局馆充分借助现有的资源,利用多种信息化手段,着力构建方便快捷的档案信息服务平台,实现农村档案信息资源共享。一是改造市档案局馆网站,增设栏目,优化功能,丰富内容,将馆藏开放档案目录,国家、省、市3级政府有关“三农”工作的文件上网,供农民群众查阅利用。二是投入资金购置设备,建立镇级档案信息利用中心,并与市政府网站进行直接连通,方便农民查阅政府的现行文件,掌握党和政府有关“三农”工作的最新政策。三是借助组织部门党员远程教育网络,增设“三农”工作专栏,方便广大农村党员查阅利用。四是利用文化信息共享工程和“农家书屋”为农民提供查阅服务,让农民群众切身感受到档案信息给他们带来的便利。几年来,前往档案馆进行档案查阅和来电来函查档的人逐年增多。

    为更好地服务民生和经济社会发展,市档案局馆建立了覆盖人民群众的档案资源系统和方便人民群众的档案利用系统。市档案局馆牢牢树立大局意识,紧紧围绕市委、市政府提出的“打造田园城市、构建幸福琼海”发展战略,立足于馆藏档案资料,结合琼海人文及自然环境,以“老树、老屋、老人,小河、小城、小镇”为主题,收集照片330余张,并将这些照片编印成册,在2014年博鳌亚洲论坛期间发给参会代表,为宣传琼海风貌起到了促进作用。

    “以史为鉴,可以明是非、知得失。”随着经济社会发展,查档用档的人将越来越多,档案的作用将越来越明显,档案工作者值得为之辛勤耕耘、默默奉献。

    原载于《中国档案报》2017年2月9日 总第3025期 第一版

 
 
责任编辑:张雪
 
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