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用“洪荒之力”留住所有精彩

——浙江省桐乡市档案局馆收集世界互联网大会档案资料掠影

作者:本报记者 宁宇龙

来源:中国档案报

2016-11-15 星期二

    2014年11月19日至21日,首届世界互联网大会在浙江省桐乡市乌镇举办,国家主席习近平为大会致信祝贺。此次大会设置有8大板块、13个分论坛,涵盖网络空间各领域的重大问题。大会汇集了来自全世界近100个国家和地区的政商精英和网络界领军人物,总计超过1000人。微软、三星、高通等国际网络巨头,阿里巴巴、百度、腾讯和三大电信运营商等中国著名企业负责人,齐聚江南水乡,盛况空前。

    一年后的2015年12月16日至18日,第二届世界互联网大会仍在乌镇拉开大幕,国家主席习近平出席开幕式并做重要讲话。50余位各国政要、600多位互联网领军人物,14场新闻发布会、10场论坛、22个议题,再度让江南水乡沸腾。网络大咖们的智慧在水乡上空闪耀,源自中国的互联网“头脑风暴”席卷全球。外媒赞誉,乌镇发出了“现象级”的互联网强音。

    规模如此宏大、影响如此深远的两届盛会,在山清水秀、白墙黛瓦的江南水乡相继召开,相信没有机会亲身参与或见证的您或许会倍感遗憾。然而,当记者近日来到桐乡乌镇后,发现这种遗憾是可以弥补的。

    桐乡市档案局馆可以自豪地告诉人们,他们完整地保存了两届盛会的档案资料,包括文书档案3200余件、照片近1500张(从3.3万余张照片中精选而出)、视频时长近1.4万分钟,以及重要活动中的实物近百件,内容涉及大会筹备过程、实施方案、新闻发布会、开闭幕式、各分论坛及嘉宾重要活动等所有方面。重温盛况、弥补遗憾,一切都成了可能。

    而为了将世界互联网大会的所有档案资料收全管好,自2014年10月以来,桐乡市档案人也使出了“洪荒之力”。

从零开始,“摸着石头”也得上

    “古有梧桐,凤凰来栖”。桐乡因古时遍栽梧桐树,寓意“梧桐之乡”而得名。栽下梧桐树,引得凤凰来。2014年国庆节期间,由我国举办规模最大、层次最高的世界互联网大会最终确定永久落户桐乡乌镇。国庆节后,桐乡市委、市政府立即组建大会筹备组,下设环境整治、安全保卫、会务接待等专项小组。其中,桐乡市档案局馆被列为成员单位。将互联网大会档案资料收集齐全完整,更好地对历史负责、为现实服务、替未来着想,是桐乡市委、市政府对市档案局馆全体工作人员寄予的厚望。

    “被列为成员单位,让我们感受到了沉甸甸的责任。会前时间仅剩1个月有余,我们立即行动起来,专门成立了首届世界互联网大会档案工作领导小组,研究具体工作方案,并组织全体工作人员学习《浙江省重大活动档案管理办法》,确定了进驻大会筹备组的1名业务骨干。尽管是首届世界互联网大会,并无任何成功经验可循,但大家一致认为,就算是‘摸着石头过河’也得上,而且只许成功,不许失败。”桐乡市档案局馆长魏昱初回忆起当时的情景,脸上流露出的仍然是坚定的神情。

    将此项工作形容为“摸着石头过河”一点不为过。尽管近年来在开展重大活动档案收集整理方面取得了许多成绩和经验,比如成功收集了桐乡市多届党代会、人大政协会、菊花节等全市重大活动档案,可是像世界互联网大会这样涉及国家、省、市、县四级,而且还有许多重量级外宾参与,规模之大、层次之高、情况之复杂的重大活动,市档案局馆一班人尚属首次接触,心里没底实属正常。

    但这并没有让他们畏惧不前,局馆全体工作人员分成了8个工作小组,分别负责对接参与大会的市级机关各部门和各相关乡镇、街道,提前联系沟通,确定其在大会期间形成的文件材料的收集、整理任务,做到职责明确,责任到人。

    同时,市档案局馆召开专题会议,决定首先要制定一份《首届世界互联网大会文件材料收集范围和收集要求》,使文件材料收集有个总的依据,让人知道该做什么、该怎么做。可当时的情况是,市档案局馆全体人员只知道市里的筹备组分为领导小组办公室、新闻宣传组、会务接待组等8个小组,可问到各小组将会产生哪些材料时,各小组相关人员却完全说不清,而且会议安排、来宾人数等随时都有变化。这让档案工作人员犯了难。

    有困难也要上,突破口仍然在“沟通”。档案工作人员继续不厌其烦地一个组一个组地打听、了解,同时根据各个组的工作方案和职责,梳理出他们可能产生的文件材料范围,再结合《浙江省重大活动档案管理办法》的规定开会讨论,群策群力,进行增减。经过两天的努力,《首届世界互联网大会文件材料收集范围和收集要求》正式印发,明确规定了每个小组的文件材料收集范围和重点,以及纸质、电子、实物等各种载体档案的收集要求和移交时间,并责成各小组明确一名同志负责本组文件资料的收集和报送,组建以档案局馆业务骨干为核心的互联网大会档案工作网络。

    至此,首届世界互联网大会档案工作局面正式打开。

以情动人,“殚精竭虑”往前冲

    工作网络建起来了,工作内容和要求确定了,工作人员和职责也明确了,正当进驻大会筹备组的档案业务骨干、市档案局馆监督指导科时任科长的钱娟明以为会有人陆续将文件材料按时交过来时,意想不到的情况出现了:一天过去了,毫无收获;第二天又过去了,仍然如此。当别人忙得连走路都是小跑甚至加班加点时,她却整天坐在办公桌前对着电脑发呆,无所事事,心里别提多难受。

    第三天,年近50岁的钱娟明再也坐不住了。她意识到,再等下去也无济于事,必须“殚精竭虑”往前冲,要以情动人、以理服人、用行动影响人,才能让大会筹备组的所有工作人员提高档案意识,让档案工作走上正轨。

    她开始寻找一切机会找人催讨文件材料,抓住一切工作间隙逢人便讲档案工作的重要性。有时说话被打断,她就耐心地等,直到伺机把要说的话说完。为了方便沟通,她牺牲自己的午休时间,主动把中午为各组工作人员发盒饭的任务承接下来,借此时机提醒大家注意保存文件材料并及时移交。

    终于,一位摄像师将几天来拍摄的照片交了过来。经过仔细挑选,她将需归档的拿去冲洗并按规范要求整理成册,放在大会筹备组集中办公的门口,让进进出出的人都能看到。于是,经常有人随手翻翻,找一找有没有自己的“光辉形象”,还不时有人发出“真好”“真仔细”的感叹。而这也终于让大家尝到了文件材料及时归档的“甜头”,更理解了钱娟明的一片苦心和档案工作记录历史的重要性。

    于是,主动交材料的人越来越多,临近大会结束时,她已经不是一个人在“战斗”,几乎所有工作人员看到她时都会主动问“这个需不需要归档”,有的工作人员会积极提供线索“某某手里有材料”,有的工作人员甚至会直接告诉同事“这个材料要归档的”。

满载而归,放下“鲜花”再出发

    档案人的辛勤付出和不懈努力,为世界互联网大会留下了永久的精彩记忆。满载的收获里既有成千上万的文件资料、全面真实的照片视频、种类繁多的重要实物,更有宝贵的重大活动档案收集管理经验;既有大会全体工作人员档案意识的全面提高,更有各级领导的赞扬肯定。

    2014年11月18日,中共中央宣传部副部长、中央网络安全和信息化领导小组办公室主任、国家互联网信息办公室主任鲁炜,浙江省委常委、宣传部长葛慧君等领导专程看望了筹备组工作人员。当鲁炜走到档案员旁边时,他停下脚步,饶有兴致地拿起刚整理好的照片档案册,仔细翻看照片并大声读出照片档案说明。他说:“档案非常重要,特别是首届世界互联网大会,将来要载入史册。档案要信息化、数字化。桐乡的档案工作做得很好,值得学习。”事后,桐乡市委书记卢跃东说:“档案工作很重要,做档案工作很有意义。”承办工作组组长、桐乡市委宣传部部长沈建坤感慨道:“档案工作是我们首届世界互联网大会的一个亮点,我们要把档案工作做得更细、更好。”

    “有了首届大会档案工作的成功经验和建立起的工作制度,现在我们开展起工作来得心应手。”如今,负责第三届世界互联网大会档案工作的大会承办工作委员会会务服务中心副主任计晶如是说。

    原来,自第二届世界互联网大会开始,桐乡市档案局馆充分总结首届大会档案工作的经验,配合桐乡市世界互联网大会承办工作委员会专门制定印发了《桐乡市世界互联网大会承办工作委员会档案管理办法》,并以附件形式详细规定了档案分类方案、档案管理规章制度、大会文件材料归档范围和保管期限表,尤其是归档范围和保管期限表详细列明了近380种各类型载体须归档管理的文件材料、照片、视频、实物等的名称和保管期限。就连今年召开的G20杭州峰会相关部门,都曾向桐乡市档案部门取经,借鉴其成功经验。

    面对这些来自方方面面的“鲜花”和“掌声”,桐乡市档案局馆一班人丝毫没有骄傲。他们感受到更多的则是责任和压力。因为对于其他许多部门来说,一届大会闭幕往往意味着此项工作告一段落了,但对于档案部门来说并非如此。大会前期和大会期间收集到的文件资料都要会后认真整理归档并进行数字化,还要保证随时提供查阅利用。通常是上届的工作还没完成,下一届的工作又要开始。而这也正是桐乡市档案部门乃至全国档案部门的“新常态”。他们必须放下“鲜花”再出发。

    原载于《中国档案报》2016年11月14日 总第2990期 第一版

 
 
责任编辑:张雪
 
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