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一心一意 为民惠民

——浙江省平湖市档案馆采访见闻

作者:本报记者 崔珍珍 倪培培

来源:《中国档案报》

2015-11-24 星期二

    画面一:“小”字解决大问题

    一天,新埭镇的陆小照根兄弟俩来到浙江省平湖市档案馆查找宅基地证明,以便妥善分家,享受村里土地流转后的分房安置。陆小照根说:“1988年,弟弟还小,宅基地证明上就写了我的名字。后来分了家,苦于没有证明,宅基地分割一直没办成。如今实在拖不了了,我们才辗转来到市档案馆查档。”

    听到这个情况,查档员老吴心里有了数。因为近几年,平湖市档案馆加大了对农村涉民档案的征集力度,为涉农政策、农村土地承包等档案信息建立了数据库,通过档案查询系统就可检索查阅。老吴输入了时间、姓名,然而并没有查询到结果。“怎么没有?”兄弟俩见状眉头紧锁。

    老吴看了看身份证上陆小照根的名字,问道:“这是大名还是小名?”陆小照根回忆说,村里有两个叫“陆照根”的人,由于自己年龄较小,就一直被叫作“陆小照根”,后来不知怎么,身份证上也用了这个名字。“会不会证件上写的是‘陆照根’?”果然,老吴据此查到了证明,上面除了人名处少了一个“小”字外,其他信息全部相符。接过证明,年过五旬的兄弟俩终于舒展了眉头,像孩子一样开心地笑起来。

    这是发生在平湖市档案馆中的真实一幕。类似的事情每天都在这里上演,查档员从不敢掉以轻心,因为他们深知:这些“小”事往往是关乎他人利益的大事,一个不经意的懈怠往往会给他人带来严重后果。

    2011年11月,国家出台政策对精简下放人员进行补助,一时间,查档者蜂拥而至。如何有序查档、安抚情绪、提高效率,都是对查档员的考验,大家一边轻声细语、态度温和地解答百姓的疑问,一边调集人手加快调档速度。时间一分一秒流逝着,不经意间,竟忘记了下班时间,直到送走最后一位查档者。

    一天,办公室收到了3位老人联名书写的感谢信,信上说:“你们的服务态度很好,办事热心真诚,我们感激万分。平湖市档案馆为民办实事办好事,让老百姓来办事更舒心和贴心。”而这样的感谢信对于市档案局馆来说,已不是新鲜事儿了。

    档案馆各个岗位都紧张有序,管理市级档案资料、维护档案完整、做好登记备份、收集散存的有价值的档案资料、监督指导档案工作等。不管是在业务指导科,还是在信息管理中心,不管是办公室还是查档接待室,每一位同志都怀着一颗热忱的服务之心。一句简单的问候,一个温馨的笑容,一遍遍耐心的解答,一次次用心的沟通,每个细节都让人感受到温馨顺心。

    画面二:数字化让百姓不出村就能查档

    一年夏天,平湖市当湖街道发生多起自行车被盗事件,当地派出所为抓获盗车团伙头目,通过内排外查,发现一个名叫大胖的初中毕业生最具嫌疑。于是,干警及时到其所在的学校档案室查找到了初中生集体毕业照,并将翻拍的照片反复比对辨认,最终将其抓获。

    学校提供的照片和学生档案资料为破案提供了有力证据,照片档案的重要作用在新时期也愈加凸显。为了更好地保存利用照片档案,市档案馆通过扫描、翻拍、数码拍摄等数字化加工方式为照片档案升了级,档案数字化工作覆盖面也愈加广泛,专题数据库和数字档案馆建设也愈加成熟。

    2014年,平湖市“三改一拆”重点是拆除违章猪舍和农户违章建筑,建造手续材料成为界定农户家的合法面积和违章建筑的主要依据。为此,市档案馆积极把涉及农村宅基地审批档案全部进行数字化处理,建立民生档案专题数据库,农户只要几分钟就能拿到具有法律效力的凭证。据不完全统计,2014年至今,接待查阅农村宅基地的人数已达1000多人次,查阅档案2300多卷,开具有效凭证1000份,助推了“三改一拆”进度。目前,16类24万卷5.7万件民生档案,99%已完成数字化。

    建筑面积8000余平方米的市档案馆2010年正式启用后,在2011年就开始了数字档案馆建设立项。目前,档案资源管理系统、馆室一体化平台、电子阅览室等多个系统已投入使用,市档案馆累计完成档案目录数据约221万条,全文扫描790余万页,约占馆藏可数字化总量80%左右,其中50%以上数据实现在线运行。

    市档案局馆长陈仕栋向记者介绍:“数字档案馆包含档案目录、档案全文、照片档案、多媒体(影视)档案4个基础信息数据库,建立婚姻、建房等专题数据库达20种,其中17种为涉民专题库,专题库数据条目总量达63万多条。即将建成的数字档案馆具备收集、管理、存储、利用等功能要求,将实现档案管理各业务环节的自动化、网络化,推动馆藏档案数字化、增量档案电子化,逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理,以及分层、多渠道提供信息资源利用和社会共享服务。”

    市档案局馆保管利用科副科长李若凡说:“数字档案馆启动以来,电子档案查阅得到充分利用,提高了工作效率。2011年至今,共接待查阅利用档案16729人次,利用档案、资料、照片等43142卷(件)次,网上利用(点击量)达13万余次。”

    在加快推进馆藏档案信息资源数据库建设的同时,市档案馆还着重加强了对镇(街道)、市级机关各部门室藏档案基础信息数据库和新农村信息共享平台功能的建设。市档案馆档案信息管理中心主任张萍介绍:“市档案局馆确立了以平湖档案网为中心,村网点在线上传平台建设为重点的网络结构,实现了全市96个村档案信息资源的共享。同时,增设社区基层便捷式触摸屏查询点达13个,累计接收公开信息9万多条,发布信息2万多条,群众可以不出村、不出镇就能随时查阅政府公开信息及开放档案。”

    此外,今年1月正式上线的“‘1+X’数字档案馆室一体化平台建设”将数字档案馆与数字档案室作为一个有机整体进行整合,实现馆室之间电子文件和数字档案的有效衔接与共享,有效提高了档案管理部门对数字档案的安全监管能力。

    画面三:收集资源打造坚强后盾

    “春准备,夏造酱,秋翻晒,冬成酱”,这是酱油的传统制作工作,也是老一辈人自然朴素生活的真实写照。工作人员在特藏室特意取出一份泛黄的老档案展示给记者,原来,这些就是市档案馆珍藏的老鼎丰酱园档案,翻开市档案馆编撰的小册子《平湖“老鼎丰”酱园档案》,更将记者带入了历史的记忆,它们真实记录了平湖传统企业发展轨迹和状况,为系统研究晚清到新中国成立初期中国民族工艺,以及杭州、嘉兴、平湖地区社会史提供了丰富史料。

    “目前,市档案馆馆藏档案222个全宗,馆藏文书、科技、会计档案34.8万多卷8万多件,资料1.69万册,包括清代以来各时期的档案,其中老鼎丰酱园档案入选浙江省档案文献遗产,现已被浙江省档案局推荐申报《中国档案文献遗产名录》。”市档案局馆副局馆长华根琪说。

    丰富的档案资源是提供档案利用、做好档案数字化的重要基础。近年来,市档案局馆与各民生主管部门通力协作,提前将一部分民生档案的实体及电子目录和全文数据接收进馆。

    此外,市档案馆积极做好优质档案资源建设工作,开展名人档案征集活动,启动“名人档案”工程,加强名企、名品、名村“三名”档案收集,并建成相关档案数据库。目前,馆藏国家重点档案共有3219卷,其中新中国成立前档案有3210卷。

    同时,市档案局馆加强了重点档案的抢救和保护。“十二五”期间,按年度分批对馆藏《平湖县志》等古籍,老鼎丰酱园档案、老照片、文艺作品、烈士档案等进行重点修复、数字化扫描备份。

    丰富的档案资源、便捷的查档流程、良好的服务态度无形中感染和打动了百姓,提高了百姓的档案意识,一些热心的老人还主动带领乡亲们前来查档领取补助,家住乍浦、年近80岁的钱老已来回陪着二三十位乡亲查找精简下放档案,成为档案馆与百姓之间的“二传手”、热心人。老吴说:“不少应该享受政府补助的老人已离开人世,还有一些仍住在偏僻的农村,消息不灵通。我们需要像钱老这样的热心人,找到那些需要社会关心的老人,让他们能享受到这份迟到的关怀。”

    (压题照片由平湖市档案馆提供)

    原载于《中国档案报》2015年11月23日 总第2840期 第一版

 
 
责任编辑:张雪
 
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