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学籍档案知多少

——北京工业大学档案工作侧记

作者:本报记者 孙昊

来源:《中国档案报》

2015-07-30 星期四

    正值暑期,不少高校毕业生离开学校走向社会时,最容易犯“迷糊”的就是档案问题。档案有什么用处?档案里包含哪些内容?学籍档案与人事档案有什么区别?对于这些问题,许多高校毕业生可谓知之甚少。前不久,记者来到北京工业大学档案馆,实地了解了这里学籍档案管理以及档案工作开展的相关情况。

学籍档案具有不可替代的凭证作用

    “学生的人事档案和学籍档案是有区别的,人事档案是跟着毕业生‘走’的,将伴随人的一生;学籍档案则是学生在校期间的历史记录和重要凭证,会被永久保存在学校里。”北京工业大学档案馆馆长赵明一上来就向记者明确了这个很多毕业生都容易混淆的概念。

    赵明告诉记者,学籍档案是学生自被学校录取之日起,学校在对其培养及管理过程中形成的,与学生个体密切相关的,具有保存价值的文字、照片、图表等各种材料,经整理归档后,由档案馆永久保存的档案。

    记者在北京工业大学档案馆内看到,学生的高考录取登记表、考试成绩、学生培养计划、在校期间受奖惩情况、学位论文及评审意见、学历学位授予情况、就业派遣及档案转递信息等材料均收存在学籍档案中。

    “学籍档案对学生而言十分重要,学生只有在读书期间才能形成学籍档案,离校后对发现遗漏的档案进行补救是十分困难的。”赵明告诉记者,学籍档案记载了学生入学、在校学习、直到毕业及就业的全过程,是高等学校所特有的一种永久保存的重要的档案门类,是学生接受高等教育真实的原始记录,具有极强的凭证作用。学籍档案在个人升学、就业、职称评定、提职、出国、办理养老保险等方面起着不可替代的作用。

    “学籍档案是极为重要的民生档案,把这类档案收集好、保管好、利用好不仅是法律对高校的基本要求,更是高校档案部门的责任和使命。”赵明表示。

    近年来,北京工业大学档案馆不断提高各类档案的管理水平,有效地保管和利用档案,为学生和学校各项工作服务。据了解,北京工业大学创建于1960年,是一所列入国家“211工程”建设的北京市属重点大学。目前,学校有教职工约3000人,在校生2万余人。学校自1984年3月成立文书科技档案室发展到如今,馆藏档案已达7个全宗12万余卷(件),是学校直属的独立档案馆。

    “管理好学校档案是办好学校的重要基础工作之一,是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作。”赵明告诉记者,北京工业大学档案馆是学校档案工作的职能管理部门,是保存和提供利用学校档案的专门机构。档案馆内档案用房使用面积达2553平方米,设有档案库房、借阅室、数字化室、中心机房、档案整理室等。学校档案馆凭借多年来规范扎实的基础业务工作,科学有序的管理方式,以及专业高效的服务,为学校教学、科研、管理等各项工作的开展提供了有力的信息支持。学校档案馆先后多次被评为北京市档案系统先进集体,2013年荣获国家档案局颁发的“全国建设项目档案管理示范工程”荣誉证书。

学籍档案可以解决问题和化解矛盾

    赵明告诉记者,北京工业大学的学籍档案形成于学校各个教学院所和职能部处,学籍档案收集的面宽线长,收集难度大。为了做好这方面的工作,档案馆设专人专岗负责,及时与各部门进行沟通,规定最迟在次年的4月30日之前向学校档案馆移交,并采取主动出击的方式,加强与学籍档案管理人员的交流和沟通,在立卷归档前做好指导、协调工作,如在整理过程中发现漏交档案材料等,进行及时催交补交。同时加强培训工作,通过各种形式的培训解决归档中的问题,并适时宣传档案工作。此外,学校每年都会召开全校档案工作会,学校分管档案工作的副校长和各院、部、处、直属单位的档案工作人员均会出席。目前,学校把档案移交情况已纳入年度部门考核的重要内容,考核结果直接与个人、部门绩效挂钩,在每年档案工作会上对考核获得优秀的单位进行表彰。

    记者走进档案馆查阅室,按照工作人员的指引,打开电脑中“学生档案信息管理系统”网页,随机输入了一名学生的学号,只需几秒钟,该学生学籍档案中的相关内容便在屏幕上显示出来。

    “档案收集是基础,保管是保障,最终目的是实现利用、为学生服务。”赵明告诉记者,为了做好学籍档案的日常服务利用,近年来学校档案馆不断推进档案信息化建设。2004年,学校档案馆制定《北工大档案信息化实施纲要》,安装上线运行综合档案信息管理系统,同时建立主控机房、“档案天地”网站,首次实现了全校范围的网上预立卷归档方式;2007年,开发“北京工业大学录取新生查询系统”,在保护档案原件的同时,方便利用者查询使用;2008年,开发“北京工业大学照片档案管理系统”,实现了全校范围内的照片档案网上归档和查询利用,使照片档案利用率大幅提升;2009年,开发“学生档案信息管理系统”,使学生档案查询、发送实现了自动化,极大地提高了学生档案的管理水平。

    赵明告诉记者,多年来,通过利用学籍档案解决了大量的民生问题,化解了各种矛盾。如一些学生毕业后出国继续深造,国外的学校要该学生提供在国内的高考成绩,学籍档案中的学生高考成绩单就可真实地反映出来。再比如一些用人单位招聘时对毕业生学位证书的真假表示怀疑,学校档案馆可通过学籍档案为毕业生出具证明等。

    据介绍,截至2014年底,学校档案馆已完成1999年至2014年毕业本科生、2007年至2014年研究生学籍档案的数字化全文扫描工作;完成1997年至2014年高考录取信息数字化工作;完成1995年至2014年学历学位信息数字化工作;完成2004年以来学生派遣信息数字化挂接工作。此外,学校档案馆对保存的部分专利证书、实物档案的数字资源建设工作也已完成,对记录学校重大事件的615张光盘进行数字化处理,并部分实现网上播放。学校档案馆现已建成目录数据库、全文数据库、多媒体档案数据库,实现了专网上学籍档案信息的查询利用,极大地提高了档案部门的服务质量和效率,受到了学校和广大师生的好评。据统计,1985年至2010年间,学校档案馆日常累计接待来馆利用者达3.2万余人次,利用档案7.8万余卷(件)。

    原载于《中国档案报》2015年7月30日 总第2792期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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