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园区企业档案 员工心中的“宝贝”

——江西博雅生物制药股份有限公司档案管理利用侧记

作者:特约记者 叶友江

来源:中国档案报

2015-06-04 星期四

    走进位于江西抚州高新技术产业园区的博雅生物制药股份有限公司的大门,映入眼帘的是茵茵的绿草,青翠的树木,仿佛置身于优雅安静的公园之中。已过下班时间,公司档案室里却是另一番景象,还有若干名同志在预约第二天查档的事宜。

    公司成立于1993年,是在原抚州市中心血站的基础上扩建而成。2001年改制,2012年3月8日,深证交易所上市,成功登陆创业板。目前,企业产品共有3大类21个品种,5个专利,现有员工近500人。据公司档案员小胡介绍:“除会计档案外,公司对党群、行政、经营、生产、产品、研发、基建、董事会、软件、声像、人事等各门类档案实行统一管理。截至目前,共有档案5624卷2267件。”

    公司的每个部门都设有兼职档案员,通常情况下,各部门的档案一年向档案室移交一次,软件、研发、基建和设备档案在固定资产登记后及时移交。任何上市公司对档案管理的要求极为严格,上市前后是该公司档案管理的“分水岭”。2011年博雅公司开始准备上市时,档案人员放弃节假日和休息日,加班加点,多次到临川市档案局(现临川区档案局)找寻1993年至2011年的有关档案资料,如工商执照、房产证明、土地证明、职工置换协议、参股人撤资证明等原始档案文件资料。上市后,该公司没有放松对档案工作的管理,档案室添置了密集架、空调、电脑等档案保管保护设备,配备了专、兼职档案员。在抚州市档案行政管理部门的大力支持下,经过不懈努力,2013年10月,依据《江西省档案工作规范化管理办法》,经考核评估,该公司档案工作晋升为省二级管理单位。这是抚州高新技术产业园区贯彻落实《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》暨推动重点企业档案馆(室)建设升级的要求后,第一个实现档案工作规范化管理的企业。

    公司的一位副总经理说:“档案资料要收集好、保管好,不要留下任何遗憾。由于公司高层领导重视档案管理工作,无论是在硬件设施还是在软件管理以及员工的档案意识上都有了显著的提高。”

    公司改制后,公司工会依据《劳动法》《劳动合同法》,查找利用人事档案帮助职工与企业签订集体合同,就职工的劳动报酬、工作时间、休息休假、安全卫生、保险福利等合法权益向人力资源和社会保障部门备案。

    档案员小胡说:“档案室保存最多的是设备档案。每年的夏季,需要停产进行设备检修,因此利用率最高的也是设备档案。举例来说,去年6月11日,生产部就一次借阅了特种设备档案24份。7月24日,工程维修部通过查阅厂区工程管线布置图档案,对厂区管线进行了维修。2010年至2013年,我们保存的专利档案为公司获得一大笔资金补助。查档高峰到来时,我们一天要接待20多人次。档案不仅在设备维修、产品研发、经营销售等方面发挥了重要作用,在维护职工合法权益方面同样起到了积极作用。现在,收集好、保管好档案,已成为所有员工的共识,档案已经成为员工心中的‘宝贝’!”

    声像档案在企业文化建设中的作用同样突出,公司文化长廊的照片、录像均出自档案室。有关公司参与抗洪救灾、金秋助学、光彩事业、新农村建设等活动的档案资料也都被收进档案室。档案员小胡补充道:“现在,我们已将董事会、房地产证书、专利证书和重要的基建档案资料进行扫描,到目前为止,共扫描档案资料万余画幅。”

    原载于《中国档案报》2015年6月4日 总第2768期 第三版

 
 
责任编辑:李任
 
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