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农业狂欢节中的档案“三部曲”

——北京市昌平区档案局指导农业嘉年华工作纪实

作者:实习记者 崔珍珍

来源:《中国档案报》

2015-05-25 星期一

农业嘉年华场馆中的一景    崔珍珍 摄

    生长在空气中的番薯、硕大的南瓜、挂满了支架的茄子、绿油油的蔬菜、金黄色的玉米……不久前,一场农业的狂欢节——第三届北京农业嘉年华落下帷幕,各个场馆培育出的现代农产品给前来观赏游玩的百姓们留下了深刻印象。北京市昌平区档案局作为此次活动综合指挥办公室的成员单位,为完整留存活动中的各项记录,对综合指挥办公室的兼职档案员进行了耐心细致的指导,伴随着农业盛宴,专职档案员与兼职档案员共同演奏了一首档案“三部曲”。

“看,业务指导人员又来了”

    看到北京市昌平区档案局的业务指导人员笑嘻嘻地走进来,综合指挥办公室的工作人员冲着旁边的档案员点头并微笑着示意道:“看,区档案局的业务指导人员又来了……”

    北京农业嘉年华是一场展现现代农业的大型会展,自2013年第一届北京农业嘉年华活动开展以来,北京市昌平区档案局一直承担着活动期间的档案整理与指导工作。指派专人密切跟进、主动服务是区档案局确保活动档案收集齐全、整理规范、保管安全、方便利用的重要措施之一。

    区档案局馆长赵丽君告诉记者:“由北京市政府主办、昌平区政府承办的农业嘉年华活动是第七届世界草莓大会的延伸。做好重大活动的档案收集、整理和指导工作是区档案局服务昌平区发展的一项重要内容。为了完整、及时地留存资料,并为今后的整个中心工作和产业结构调整工作提供参考借鉴,我们通过及时与区政府有关领导沟通,将区档案局列入农业嘉年华综合指挥办公室的成员单位,主要负责相关档案资料的指导和接收工作。”

    由于综合指挥办公室是临时性机构,档案员多是从外单位抽调过来的,没有接受过档案专业培训,档案业务知识普遍比较欠缺。区档案局业务指导科一科科长魏颖说:“针对档案人员缺乏专业知识的问题,我们主要通过‘勤沟通’的方式,从档案法律法规和感情两方面与档案员拉近心理距离,使档案工作更顺利地开展。”区档案局业务指导人员朱玉蓉说,为了完成任务,勤跑腿儿、多磨嘴皮子已逐渐成为工作中常用的手段和方法。

“改变他人,要先做好自己”

    “给别人做业务指导,首先自己要厘清每项工作,搞懂每项工作应该怎么做。”这是区档案局工作人员深刻认识到的一点。早在2012年昌平区确定承办首届北京农业嘉年华工作时,区档案局根据区委、区政府关于全面记录农业嘉年华工作过程的要求,依据《中华人民共和国档案法》《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》《昌平区重大活动档案管理办法》等规定,结合工作实际,就制定了首届北京农业嘉年华档案工作方案。

    农业嘉年华活动设“三馆”“两园”“一带”,即农业精品馆、农业创意馆、农业体验馆,激情狂欢乐园、农事体验乐园,草莓休闲观光采摘带。园区布置、活动组织、招商拓展、服务保障等各项工作中形成的、对国家和社会具有保存价值的纸质、影像、电子、实物等档案都要收集齐全、统一归档。每个场馆的设置、场馆中各项目的招投标等都会形成档案,主要包括方案、招投标合同、补充协议、上报请示、领导批示等各项文书档案、会计档案,以及活动中形成的照片档案等。

    区档案局馆副局馆长张保忠说:“改变他人,要先做好自己。对于区档案局的指导人员来说,只有吃透活动的办事步骤、每个办事环节、各个业务的情况,才能对活动中的档案工作进行有的放矢,才能知道每个环节会形成哪些业务资料、哪些应该收进来、应该保存多少年,制定出合理的工作制度,真正做到应收尽收。比如,企业在招投标过程中形成的财务资料、生产资料、科研资料等,如果不了解这些资料的内容和价值,就无法准确、合理地保存档案。”区档案局业务指导人员何继军说:“每次开会,区档案局的各位领导都会过问一下农业嘉年华活动的档案工作情况,反复向我们强调,要通过各位业务指导人员的充分调研和悉心指导,引导大家将档案意识和档案工作培养成一种习惯,避免让档案员重复工作。”

“原来,做好档案工作没那么简单”

    为提高相关人员的档案业务水平,区档案局委派业务骨干对综合指挥办公室各内部机构的兼职档案员开展了集中培训,结合嘉年华活动自身特点,重点加强对各类合同协议、领导讲话、网站报刊关于嘉年华活动相关信息等文书,领导人视察、展区面貌等声像,奖杯奖牌等实物的收集归档。除集中培训外,区档案局还根据个人需求,通过实地指导、QQ、微信群等多种方式,按需指导。

    “告诉我把哪些资料放在哪里不就行了吗,用得着这么细致吗?”面对区档案局工作人员“三天两头”过来反反复复地指导,最初,综合指挥办公室的档案员偶尔会不耐烦地抱怨。可是,随着综合指挥办公室档案员对具体业务的逐渐深入,她们慢慢体会到:“原来,做好档案工作没那么简单。每项工作应该怎么做,做到什么程度,哪些需要存,如何在活动方案、组织架构、宣传推介等前期阶段做好存档备查,在活动推进阶段做好与各部门机构之间的协调沟通,如何扫除归档‘死角’。这些问题对今后的档案利用工作至关重要,而每个问题都能从业务指导人员这里得到解答。”

    综合指挥办公室的档案员徐昶参与了第二届和第三届北京农业嘉年华档案工作,她有感而发道:“区档案局的工作人员对我的帮助很大,我是学园林专业的,以前,很多档案管理方面的知识我都不懂,但他们耐心地手把手指导我如何做表、登记、编号,每项工作都非常细致。后来,我逐渐发现,按照他们的方法进行,档案的目录、名称、时间等标注非常精确、整齐,利用起来也非常方便。”

    综合指挥办公室副主任张朝荣说:“事实证明,该活动的档案利用率非常高。我们感到庆幸的是,区档案局从第一届农业嘉年华开始,就派专人从制度、保密、利用等方面对我们进行指导、培训,为方便今后查阅借鉴打下了良好基础。”

    3年来,综合指挥办公室的档案员从对档案“知之甚少”到管理得“有条不紊”,从对业务指导人员有“心怀抵触”到“心生敬仰”,区档案局以孜孜不倦的工作态度在这个心态的转变与业务水平的提升过程中付出了不少心血,他们不仅将这项工作视为当前的一项重要的任务,更将其视为一场责任的远征。

    原载于《中国档案报》2015年5月25日 总第2764期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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