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用“档案”铺设安全轨道

——上海申通地铁集团有限公司档案管理工作纪实

作者:蔡伟东 沈洁

来源:《中国档案报》

2015-05-25 星期一

    上海轨道交通自1993年1号线通车试运行以来,建设发展速度日渐加快,尤其是在上海申通地铁集团有限公司(以下简称“集团”)作为上海轨道交通投资建设、运营管理的责任主体成立的10多年来,上海轨道交通从2004年投运的4条线路92公里发展到目前14条线路538公里,路网日均客流量超800万人次。与此同时,轨道交通档案数量也呈现快速增长的态势。目前,轨道交通档案达13.5万卷,2014年共受理资料借阅1710件次。为了适应轨道交通的网络化发展,集团将档案管理作为轨道交通建设运营工作的重要组成部分,不断提升工作质量,档案和档案工作为轨道交通的快速发展和安全运行提供了有力保障。

抓好工程档案管理,确保工程档案与工程项目同步

    轨道交通是百年工程,档案的完整性和准确性直接影响到轨道交通的长期建设和运营安全。为此,集团采取3项措施,积极提升档案管理水平。一是领导负责、挂钩考核,要求项目公司董事长作为项目档案管理第一责任人,各项目公司明确档案工作的主管领导,设立专职工程档案管理人员,并将所有参建单位纳入档案管理体系中,将档案工作纳入有关领导和人员工作职责同步考核;二是制度严密、覆盖全程,制定了一系列具有轨道交通建设特点的档案管理规章制度和工作流程,将具体要求贯穿整个项目工程档案管理,确保实现工程与档案同步进行竣工验收;三是将档案管理纳入工程管理流程,在签订的项目合同中明确项目文件材料归档和项目档案整理要求,与资金支付挂钩,将档案管理纳入项目合同审批环节,依靠法律手段和经济手段形成有效的激励机制。

    通过以上3项措施,确保了工程档案与工程项目同步,保证了工程按期建成。特别是2013年,4个轨道交通工程项目合计99公里新线建成投运,集团在上海市档案局、上海市城建档案馆等有关部门的大力支持帮助下,及时完成档案收集,为按期完成试运营验收打下了良好基础。

坚持软件硬件“两手抓”,为保管档案创造有利条件

    目前,集团13.5万卷档案包括文书档案1.5万多卷,财务档案约2000卷,工程档案约12万卷,在数量和保管要求上都对集团提出了较高的要求。

    一方面,持续加强档案管理硬件设施建设,各级领导高度重视,全力满足档案库房要求。集团档案管理库房现有27处,总计6410平方米,采用统一标准严格管理,并经常性开展梳理检查,确保档案安全。

    另一方面,不断改进档案人员架构形态。在档案管理中,加强软件建设,采用一体化扁平式人员架构,将各单位档案管理人员纳入集团专兼职档案队伍。目前共计109名档案管理人员,实行分层次、统一管理,每名档案工作人员都是集团网络档案管理员。同时,集团积极加强档案人员队伍建设,定期组织全员开展档案法律法规教育和专业培训,举办档案实训竞赛等。

创新科技手段,为档案利用提供定制服务

    集团始终把档案利用作为档案管理的中心工作,根据档案信息化工作要求,集团创新研发了“上海地铁数字档案系统”,实现轨道交通综合信息资源的交互和共享,集团每位员工都可以在网络车站、基地等专网任意终端登录,通过网上审批程序即时调阅电子档案。同时,还建立了档案查询绿色通道,设立全天24小时档案查询热线,以最便捷的方式在线查询,大大提高了突发事件处理能力。

    2012年春节期间,集团对4号线海伦路区段开展临时封站大修,需要在168小时内完成该区段内的钢轨、信号、线路和车站设施以及隧道区间等全面整修工作,正是由于工程从设计、土建到调试、接管的全部档案保存得十分完整,大修工作顺利提前完工。2012年7月,8号线周家渡站周边突发水管爆裂,造成了全线中断运营,为此,集团立即启动档案查询绿色通道,即刻调阅了地下水管道技术参数以及受损设施的工程档案,快速全面掌握了该站土建结构和管网布局,为尽快完成故障修复、恢复全线运营提供了档案支撑。

    近年来,为了提高轨道交通档案的利用效率,集团围绕单位业务特点,主动开展专题档案编研工作,初步形成了“编研”“定制”“热点”3种形式并举的档案编研利用服务新模式。档案室先后编制了各类专题编研46项,为建设和运营生产提供了便捷。例如,轨道交通14条线路的基地管理需要提供300多座车站的验收证书、2000多件相关政府批文和证照,为此,集团推出“轨道交通线路前期证照档案定制服务”,由专业档案人员和运营公司技术人员联合行动,历经2周时间,查全并编制了《轨道交通线路前期证照汇编》,为生产一线工作提供了便利。目前,集团已将档案编研成果发布在上海地铁数字档案管理系统平台,档案人员可对一段时期内利用率高的内容进行补充并整理成卷,形成“热点”资料再次提供利用。

    原载于《中国档案报》2015年5月25日 总第2764期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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