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以融合为手段 切实履行民政档案工作指导职能

作者:民政部

来源:《中国档案报》

2015-05-21 星期四

    中央和国家机关档案工作会议要求,要重点加强档案监督检查和业务指导。中央和国家机关档案部门要加强对本机关各部门、所属单位及本系统档案工作的监督指导。各单位要切实保证档案部门履行这项职责的权力,从机构设置和人员配备上为档案部门创造履职条件,让他们真正把法律赋予的这项职责履行好。各中央和国家机关档案部门必须加强所属机构的档案工作。加强所属机构档案工作能够拓展机关档案工作领域,丰富机关档案资源,国家档案局将通过建立台账、成立新的协作组等方式,在“十三五”期间加大对中央和国家机关所属机构的监管力度,从而建立更加齐全、完整的国家档案资源体系。民政部通过“三个融合”,提出了加强所属机构和系统档案工作的新思路。

    民政部档案资料馆受民政部办公厅委托,承担民政档案工作指导职能。档案资料馆按照部领导的指示精神,加强与机关各司局、所属单位和地方民政部门的联系,以“三个融合”为手段,合力推进民政档案工作。

    一、加强与业务司局的融合,完善民政专业档案顶层设计

    民政专业档案具有种类多、数量大、多分散在基层的特点。档案资料馆在与各业务司局的融合中找到档案与业务的结合点、发力点和作用点,做好民政专业档案的顶层设计。

    全面梳理民政业务,制定《民政领域档案体系表》。民政工作从总体上分为保障基本民生、发展基层民主、促进社会建设和支持国防军队建设4个方面,每个方面又包含许多具体业务,每项业务几乎都自成体系。为了从总体上把握民政专业档案,2013年,档案资料馆梳理、分析各项业务,明确了各司局形成哪些民政专业档案和非民政专业档案,促进各司局树立“管业务就要管档案”的意识,制定了《民政领域档案体系表》。2014年,制定了《民政领域档案体系建设工作状态表》,及时反映民政业务进展和档案制度已制定、拟制定、待制定等状况。

    制定民政专业档案制度,服务民政业务发展。国家档案局确定的100种国家基本专业档案,涉及民政的有9种。目前,已经制定了婚姻登记、社会组织登记、伤残抚恤人员、殡葬服务单位、地名、行政区域界线、农村五保供养7种制度,以及收养登记、流浪乞讨人员救助等民政专业档案制度。在制定制度过程中,首先是紧密跟踪民政业务发展变化。全国勘界工作开始后,制定了《勘界档案管理暂行办法》;全面勘界完成后,工作转入界线维护和变更审批,又及时制定了《行政区域界线档案管理办法》。2003年实施新的婚姻登记制度,2006年颁布修订《农村五保供养工作条例》后,都同步制定了档案制度。其次是争取业务部门的支持。如与民间组织管理局、社会救助司共同研究,明确了社团、基金会和民办非企业单位3类社会组织登记档案制定同一个管理办法、不同的社会救助档案制定不同管理办法的意见,为制定专业档案制度奠定了基础。

    注重顶层设计的衔接,档案与业务互相促进。档案部门与业务部门在顶层设计上互相配合,可以实现各自业务的规范发展。在制定《婚姻登记档案管理办法》时,各地形成的文件材料五花八门,档案资料馆会同业务司局统一了登记材料式样,并在制定档案管理办法时予以明确。制定《生活无着的流浪乞讨人员救助档案管理办法》时,各地的登记材料存在着设计不合理、救助流程交叉等问题,档案资料馆会同业务司局重新调整了业务流程,规范了表格,档案办法的制定也顺利进行。实践证明,档案部门与业务部门的融合有利于双方共赢发展。

    二、加强与所属机构的融合,推进档案资源建设

    民政部所属机构44个,其中事业单位18个,社会组织26个。所属机构的档案既与自身发展密切相关,也是民政部档案的重要组成部分。档案资料馆与这些机构共同采取措施,推进档案资源建设。

    开展档案工作目标管理考评。从2008年开始实施了两次档案工作目标管理考评,调动了所属机构做好档案工作的积极性。考评前集中培训、上门指导,帮助各单位积极准备;考评中实地检查、当面交流,指出各单位的成绩和不足;考评后通报结果,起到了鼓励鞭策作用。2013年修订了考评办法,明确事业单位和社会组织分类考评,细化了考评项目、标准和程序,引入第三方考评,促进结果更加公平公正。

    落实《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,要求各单位结合工作性质和内容,认真梳理本单位形成的文件材料,按照具体、可操作的原则,制定文件材料归档范围和保管期限表。档案资料馆还邀请国家档案局馆室司到有关单位进行指导。目前,各单位已完成起草任务,档案资料馆正在逐一审批。

    提高业务指导水平。从所属机构的特点出发开展指导工作,加强针对性。一是完善基础制度,制定了《民政部会计档案管理办法》《民政部科学研究档案管理暂行办法》《民政部基本建设项目和电子政务工程建设项目档案管理办法》。二是加强对重大项目的指导,如信息中心的“全国低保信息系统”,国家减灾中心的“环境与灾害监测预报小卫星项目”。三是建立档案统计制度,根据统计结果,了解各单位档案收集是否完整齐全,进而提出有针对性的指导意见。

    三、加强与地方民政部门的融合,筑牢民政档案工作的基础

    民政专业档案主要形成于基层、服务于基层。要改变基层档案工作薄弱的状况,就要转变指导方式,加强相互之间的支持配合。

    转变调研方式,听取基层意见。制定民政专业档案制度,首先要深入调研,充分论证。调研前,认真学习有关民政政策法规,收集分析地方民政部门的制度政策,制定方案,设计问卷,选取典型。调研中重点了解业务流程和形成的文件材料。调研后归纳提炼,重点确定归档范围和保管期限。通过强化调研工作,既统一规范民政专业档案的管理,又适合地方的实际,便于操作执行。

    建立工作机制,促进制度在基层的落实。通过加强指导,建立层层抓落实的工作机制,包括培训省级民政部门的业务工作人员和档案工作人员,由他们再培训基层民政部门人员;省级民政部门转发制度,或者根据本地情况制定实施细则;开展工作检查,由省级民政部门自查,档案资料馆抽查,对检查情况进行通报。借助中央国家机关档案工作协作组制度指导省级民政部门,督促落实国家有关档案工作政策制度。如2013年、2014年邀请协作组成员单位档案管理人员赴湖北、陕西指导工作。从效果看,各级民政部门采取多种方式抓落实,民政专业档案管理水平较制度出台前普遍有了提高。

    探索部省合作模式,共同推进民政档案工作。档案资料馆在协助江苏南通开展中华慈善博物馆藏品征集活动中,所征集的藏品成为档案资料馆可利用的资源。这标志着档案资源整合和利用方式多元化正在成为一种新常态,可以探索部省之间共建共享档案资源的模式。这种模式总的原则是在不涉密的情况下互通有无,在合作中提升民政档案的价值,更好地促进民政档案工作的融合式发展。目前,档案资料馆正在与青岛市民政局和市档案局合作,开展民政专业档案的课题研究。

    原载于《中国档案报》2015年5月21日 总第2762期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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